おすすめ交通費精算システム・アプリ3選まとめ ―これで業務効率化!―

毎月発生する交通費の精算業務に多くの人が手間と時間をとられているのではないでしょうか。

交通費とは営業などの業務で外出した際の電車代やバス代のことを指します。出張などの遠方への外出は旅費交通費と呼ばれることが多いです。交通費と旅費交通費の違いや税金の扱いについては以下の記事で解説していますので合わせてご覧ください。
経理プラス:交通費精算を楽に!交通費精算システム・アプリを選ぶ5つのポイント

交通費精算はおそらくどこの企業でも多かれ少なかれ必ず発生する業務であり、とても面倒な業務でもあります。
なぜ交通費精算が面倒な業務かというと、例えば交通費精算を紙やExcelで運用している場合、申請者は1か月分の訪問先と使った経路を思い出しながら交通費を調べ、紙やExcelに記入、印刷して申請する必要があります。承認者は内容に誤りがないか、定期区間は控除されているかなどを1件1件チェックして承認します。さらに、経理担当者は申請内容の最終チェックをして、問題がなければ仕訳、会計ソフトへの入力、支払処理を行います。
1件当たりの作業時間は微々たるものかもしれませんが、これを一人当たり複数件行い、毎月発生すると考えると交通費精算にどれだけ多くの時間がかかっているか想像がつくでしょう。

しかし、これらの作業は交通費精算システムの活用で、効率化することが可能です。
今回は煩雑な業務を効率化することができる、おすすめの交通費精算システムを3つご紹介したいと思います。

 

おすすめの交通費精算システム・アプリ

交通費精算アプリ 「スイカハッカー」

◆「スイカハッカー」製品ページ
「スイカハッカー」はアプリをダウンロードし、Suica®やPASMO®などのICカードをかざすだけで、今まで利用した交通費をリスト化してくれるサービスです。利用した経路をCSVデータとしてはき出すことも可能なので、紙やExcelの精算書式があるけれど、自分で運賃を調べて転記するのが面倒という方におすすめです。
交通費精算に特化した製品に比べると機能は劣ってしまいますが、アプリをダウンロードするだけで利用できるので手軽に利用することが可能です。

グループウェア 「サイボウズ ガルーン」

◆「サイボウズ ガルーン」ワークフロー製品ページ
グループウェアで有名なサイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ ガルーン」はスケジュールやワークフローを一括で管理できるシステムです。その中に、簡易版ですが交通費精算や旅費精算、経費精算機能も搭載されており、システム上で精算の申請・承認を行うことができます。
また、アプリやスマートフォンにも対応をしているので、外出先や移動中に利用することも可能です。

交通費精算システム「楽楽精算」

◆交通費精算システム「楽楽精算」製品ページ
株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」は、乗換案内機能や定期区間控除機能、交通系ICカード読み取り機能など、交通費精算を楽にする機能が豊富にそろっています。
交通費精算だけでなく、旅費精算、経費精算、また事前の申請も「楽楽精算」で行うことができます。
また、クラウドサービスなのでスマートフォンやタブレットなどからも申請・承認作業が行えるため、出張先や電車移動のスキマ時間にサクッと処理できて便利です。そして、自動仕訳機能や会計ソフト連携など経理担当者が楽になる機能も揃っており、交通費精算をはじめとする精算業務にかかる手間や時間を大幅に削減することができるので、交通費精算に関わる全ての人の業務の効率化を実現したい方におすすめです。

 

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交通費精算をシステム化するメリット

ここからはご紹介した3つのシステム・アプリの中から、「楽楽精算」を例に、交通費精算システムの具体的な機能やメリットを解説していきます。

交通系ICカード取込み機能で入力時間を削減

「楽楽精算」は、交通系ICカードの履歴を取込み、そのまま申請できる機能があります。
ICカードリーダーにSuica®やPASMO®などの交通系ICカードをピッとかざすと、直近20件分の利用区間とその運賃が自動で取り込まれます。その中から業務で使用した履歴だけを選択して申請することができるため、普段社員が利用している交通系ICカードをそのまま使うことができます。
交通系ICカード読み取り機能を利用することで、今までの外出先を思い出し、乗換案内で検索した交通費の金額を手入力していた時間を削減することができ、交通費精算の申請にかかる時間を大幅に短縮することが可能になります

乗換案内で利用経路を検索!アイコン表示で申請チェックが楽に

交通系ICカードは利用しないという場合も、「楽楽精算」には乗換案内が搭載されているため、電車賃を検索した結果をもとに交通費精算をすることができます。あらかじめ定期区間を設定しておけば、定期区間を控除した電車賃が自動で計算されるため、申請者も承認者も計算する手間が省けます。
また乗換案内結果の「安」「楽」「早」などのアイコンも申請画面に表示されるため、承認者は申請者が最適なルートを選んだのか、不正に水増し申請をしていないかが一目でわかります。

マルチデバイス対応で外出先でも交通費精算の申請・承認が可能

「楽楽精算」はクラウド型の交通費精算システムのため、インターネット環境があればどこからでもアクセスすることができます。
スマートフォンやタブレットにも対応しているため、移動中に申請・承認することが可能となり、交通費精算のためにわざわざ会社に戻ってパソコンを開く必要もありません。
また、iPhone用の「楽楽精算」アプリにはレシートや領収書の写真を撮影するだけで領収書の内容をデータ化し、申請画面に連携できる領収書読み取り機能(OCR機能)が搭載されています。例えばタクシーを利用した場合、タクシーを降りたらその場でもらった領収書を専用アプリで撮影すると、利用日、タクシー会社、料金が自動で読み取られ、そのまま交通費精算をすることができます。

申請前の規定違反チェック機能でミスを防止

「楽楽精算」は事前にチェックルールを登録しておくと、違反している申請に対してエラーを出すことができる規定違反チェック機能がついています。
例えば、「タクシー代を精算する際は、備考欄にタクシーを使った理由を記入必須とする」というルールを設定した場合、申請者が備考欄を空欄のまま申請しようとするとエラーが表示され、修正が完了するまでは申請ができません。このような会社独自のルールを設定しておけば申請ミスを防ぐことができ、承認者のチェックの手間を削減することができます。

「楽楽精算」その他機能の詳細はこちら

自社でどこまでの機能が必要かによって、選ぶシステムが変わってきます。それぞれの交通費精算システム・アプリに特色がありますので、何が自社に必要な機能なのかを検討し、自社にあった交通費精算システムを選定してみてください。
また交通費精算を導入することによる削減コストやメリットについては以下の記事で解説していますので、ぜひ参考にご覧ください。
経理プラス:交通費精算システムの費用対効果は?従業員数別の削減コストを紹介

 

最後に

おすすめの交通費精算システム・アプリを3つご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
交通費精算システムには多種多様な便利な機能が搭載されているものが沢山ありますので、自社の要件にあったシステムを選定するためにも、気になったサービスがあれば気軽に問い合わせをしてみてください。無料トライアルで実際に使用感を確かめてみるのもおすすめです。

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です

 

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経費精算システム「楽楽精算」導入事例

● 著者

経理プラス編集部

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