目指せ!電子帳簿保存法対応で効率化!成功のカギは「JIIMA認証」

働き方改革が推進され、生産性の向上、業務の効率化が求められているなか、今まで紙で保存していた契約書や領収書を電子データで保存し、ペーパーレス化しようという動きがあります。
今回は、書類の電子データ化にあたり遵守しなければならない「電子帳簿保存法」の概要と注意点、そして電子帳簿保存法を活用するために導入すべきシステムをご紹介いたします。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の全部又は一部に対し、電子データによる保存を認めた法律です。これまで紙媒体で保存していた各種書類を、条件を満たせば電子データで保存して良いことになりました。

1998年に制定された当初は、もともと電子データとして作成された書類の保存を対象としていましたが、時代の流れに応じて要件緩和の改正が施行され、2005年には決算関係書類を除きスキャンして保存することが出来るようになり(スキャナ保存制度)、2016年には契約書や領収書は記載金額3万円以下のものに限るという制限も無くなり、翌2017年にはスマートフォンで撮影したデータも認められるようになりました。今後も改正は続き、令和元年度税制改正でも見直しがされ、令和元年10月以降は新たに事業を始める際の承認申請書の提出期限の特例や、承認を受ける前に作成した重要書類の扱いなどのルールが変わります。

このように電子帳簿保存法の度重なる規制緩和や、人事労務分野では年末調整の電子化が義務化されることなどからもわかるように、国もペーパーレス化による働き方改革を推進しています。
さらに、多くの企業では書類の電子データ化だけでなく、経費精算システムをはじめとしたバックオフィスシステムを導入する事で、業務の効率化を進めています。

電子帳簿保存法の活用方法・経費精算システムとは

そもそも経費精算システムとは

電子帳簿保存法への対応を検討しようとするときに、併せて導入すべきものとしてよく聞くのが経費精算システムです。では経費精算システムとは何ができるシステムなのでしょうか。
そもそも「経費精算」といえば、申請者にとっても経理担当者にとってもめんどくさい業務というイメージを持つ人が多いです。
申請者は使った経費や交通費を紙やエクセル入力・申請し、承認者はあらゆる社内ルールに則って正しい申請かをチェック、経理担当者はすべての申請を一つずつ注意深くチェックして手作業で仕訳をし、その後会計ソフトへ手入力する…とすべての人にとって手間と時間がかかる業務です。

これらの業務をIT技術で効率化し、時間とコストの削減ができるのが経費精算システムです。

経費精算業務を徹底的に効率化

例えば、従来の経費精算では申請者が交通費精算をする場合、紙やExcelのフォーマットに利用した駅やその金額を一件ずつ記載していましたが、経費精算システムを導入すれば、利用した交通系ICカードの履歴を取り込むことができます。
またクラウド型の経費精算システムの場合、インターネット環境があればどこでも利用できるため、外出先でもパソコン・スマートフォンから経費精算が可能です。そのため承認者は外出先からわざわざ経費精算の承認のために帰社する、ということもなくなります。
さらに、経費精算システムによっては申請時の項目と勘定科目が紐づき、自動で仕訳が行われるため、経理担当者が手入力で仕訳作業をする必要が無くなります。
合計金額などの計算に関しても、当然システムが自動で行うため、計算ミスという人為的ミスも無くなります。

そして、会計ソフトに連携するCSVファイルの生成はもちろん、振込データ(FBデータ)の作成、クレジットカードの情報を取得できる「クレジットカード連携」等、経費精算業務の効率化を図るうえで便利な機能が多く備わっています。

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムは

経費精算システムを選ぶポイント

電子帳簿保存法に則り、業務の効率化を図りたい企業は多くありますが、システムの導入には注意が必要です。

電子帳簿保存法の規制緩和が続いていることや、要件が分かりにくいこともあり、システムの中には法的要件に則っていないものも多くあります。しかし、一般企業が正式に法的要件に対応したシステムであるかを判断するのは難しく、運用開始後に、国税当局の税務調査が入った際に不備を指摘されるリスクが存在しています。

そのため、国税庁公認の第三者機関として、電子帳簿保存法に則って国税関係書類のスキャナ保存の法的要件を満たすソフトウェアを認証している「JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)」という団体があります。

JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)とは

JIIMA


公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA) HP
1958設立。文書情報マネジメント普及を推進する公益団体で、特に電子文書の信頼性向上と文書情報流通基盤の整備、人材育成等を通じて電子文書情報社会の構築を目指しています。

電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度とは

国税関係書類のスキャナ保存に対応するソフトウェアの機能仕様をチェックし、電子帳簿保存法の法的要件を満たしているものをJIIMAが認証しています。ソフトウェアのマニュアルや取扱説明書などで公開されている機能を公正な第三者機関でチェックし、認証を得た製品はJIIMAのホームページで公表され、国税庁へ認証製品リストが提出されます。
先述のとおり、電子帳簿保存法は改正が多いため最新の法的要件に対応しているかの判断が難しいため、この認証はソフトウェアを検討する際に簡単に見極められる制度となります。

参考:JIIMA「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」

JIIMA認証製品の交通費・経費精算システム「楽楽精算」とは

電子帳簿保存法に対応している「楽楽精算」は国内導入社数No.1

JIIMAの電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品は多くありますが、その中から今回は国内導入社数No.1の交通費・経費精算システム「楽楽精算」をご紹介します。
「楽楽精算」は、株式会社ラクスが提供している、4,600社以上の企業に導入されている国内導入社数No.1の交通費・経費精算システムです。もちろんJIIMA認証済みでタイムスタンプの付与や一括検証機能など、電子帳保存法に対応する機能を搭載しており、数多くの企業のペーパーレス化促進を支援しています。

高いカスタマイズ性でどんな会社にもフィット

「楽楽精算」が多くの企業に選ばれている理由の一つは、柔軟なカスタマイズ性です。「楽楽精算」は画面上の項目の追加・削除や、レイアウトの変更等が自由にでき、今まで使用していた紙やExcelの申請書のフォーマットを画面上に再現できます。
システムに移行する際にレイアウトや項目名が変わると、書き方について申請者からの問合せが発生することが考えられますが、「楽楽精算」では従来の運用からスムーズに移行できます。
また運用開始後も新たな項目を追加したり、役職や部署によって表示する項目や画面の構成を変えるといったことも自社で簡単に設定できます。

経費申請に関する社内ルールを設定して間違った申請を未然に防ぐ

経費精算で経理担当者や承認者のよくある困りごとは大量の申請ミスです。
必須項目がきちんと記載されていない、という些細なミスから、社内ルールに則していない申請など、差し戻しが絶えません。「楽楽精算」には、そんなよくあるミスを未然に防ぐ「規定違反チェック」という機能が備わっています。
事前に申請時の必須項目を設定することで、入力漏れがある場合申請できないようにブロックしたり、例えばタクシーを利用した場合は理由を備考欄に記載するというルールがある場合、記載されていない場合は自動で「タクシー申請時には領収書の添付と、使用理由を記載してください」などの警告メッセージを表示させることが可能です。これらは設定画面から柔軟に設定できるため、企業ごとに違う社内ルールにも柔軟に対応できます。
それにより経理担当者や承認者の差戻しの手間を削減することができ、内部統制の強化にも繋がります。

サポート体制が充実していてシステム導入もスムーズで安心

システムを導入するとなると「きちんと設定できるだろうか」「運用後も使いこなせるだろうか」という不安はつきものです。「楽楽精算」はそんな導入企業様へのサポート体制が充実していて、導入後の企業様へのアンケートではサポート満足度94%を達成しています。
導入までの期間は専属のサポートがつき、導入から初期設定まで丁寧にサポートしてくれるのが大きな特徴です。メールや電話などで不明点を詳しく教えてくれるのはもちろん、設定講習会なども多く開催しているため、安心して導入することができ、さらに導入後もフォローを受けられます。

まとめ

働き方改革が進むなか、電子帳簿保存法の改正もあり、国税関係帳簿書類の電子データ化が積極的に進められています。しかし、しっかり法律に則っているシステムを導入しなければ、せっかくの業務効率化が、逆に税務調査で指摘の対象となってしまう可能性があります。
電子帳簿保存法への対応を検討する際は「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」を活用し、さらに経費精算システムの導入など経費精算業務全体の課題を解決できるシステムを選ぶことで、業務の効率化を図りましょう。

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経費精算システム「楽楽精算」導入事例

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経理プラス編集部

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