【インタビュー】テレワーク推進でニーズが急増中の「請求書電子化」の「今」を聞く

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは。経理プラス編集部です。

コロナウイルス感染症対策の影響によるテレワーク推進の流れの中で、請求書や納品書、支払明細などの電子化ニーズが急速に高まっています。株式会社ラクスが提供する、クラウド型電子請求書発行システム「楽楽明細」も「テレワーク推進」という新たなニーズの影響で今問い合わせ数が大きく伸びているそうです。今回は、「楽楽明細」のプロモーション担当者に、その現状について伺ってきました。

請求書の電子化で「印刷・封入・発送」作業がゼロに

「楽楽明細」はどういったシステムですか？

請求書、納品書、支払明細などの帳票を電子データ化し、WEB上で発行することができるクラウド型のシステムです。帳票発行において手間のかかる「印刷・封入・発送」にかかる作業がゼロになります。

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テレワーク導入が増加するなかで請求書発行のシステム化は急務

現在の「楽楽明細」へのお問い合わせ状況はいかがですか？

コロナウイルス感染症による緊急事態宣言が出た4月、5月は、お問い合わせ数が平常時の2倍に増えました。6月も引き続き多くのお問い合わせをいただいており、そのうちの約3割がテレワーク推進の影響を受けたものです。
もともと「手間の削減」「コストの削減」を目的に導入検討をしている企業からお問い合わせをいただいていましたが、コロナ禍でテレワーク導入が増加するに伴い、これまでにはなかった「在宅で請求書発行業務を行いたい。」という新たなニーズが出てきています。在宅で請求書の印刷・押印・封入作業を行うことは難しく、紙での請求書発行を行っている企業担当者の方は、やむを得ず出社している、といった状況がありました。「紙での発行」を前提とすると出社は避けられないため、それをシステムで解決しようという考えが広がってきているのだと思います。

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受取側も「紙より電子データで受け取りたい」というケースが増加

多くの企業で請求書の電子化は進んでいきそうですね。

そうですね。もともと請求書の発行には、印刷・押印・封入・郵便局への持ち込みといった手作業が多く、課題を感じている経理担当者の方はたくさんいらっしゃいます。ただ、請求書の発行は、受取側の事情にも配慮しなければいけません。「手間を考えるとシステム化をしたいが、受取側が紙を希望するので難しい」といったお声を聞くことも多かったのですが、今回のコロナウイルスの影響で、受取側から紙ではなく電子データで送ってほしいと言われるケースも増えているそうです。考えてみると、受取側としても請求書を受け取るために出社する…というのは避けたいですよね。

以前、ラクスで企業の経理業務関係者250人へのアンケート調査を実施したのですが、その際「請求書のWEB発行システムの導入を検討しない理由」として最も多かったのが「取引先からの抵抗が懸念されるから」というものでした。受取側から「紙ではなく電子データで送ってほしい」との要望が上がってくれば、発行する側としてはシステム導入をしやすい環境になってくると思います。

政府の“脱”ハンコの動きも請求書電子化の追い風に

請求書には、「押印」が必要な場合があると思いますが、それは電子化されるとどうなるのでしょうか？

請求書には押印が必須、と考えている方もいらっしゃるようですが、法律的には押印がなくても問題はありません。ただ、これまでの商習慣上、会社のルールとして押印が必要となっている企業も少なくないですよね。何かきっかけがないと、これまで当たり前になっていたものを変えることは難しい、ということだと思います。
コロナウイルス感染症をきっかけとして政府としてもこの「押印」についての見直しを行っており、2020年6月19日に、内閣府、法務省、経済産業省が連名で押印に関する法解釈についてQ&A形式の文書を公表しています。その中で「特段の定めがある場合を除き、契約にあたり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。」と明記されており、このことが請求書の電子化促進に与える影響は大きいと考えています。

（参考）内閣府、法務省、経済産業省「押印についてのＱ＆Ａ」

請求書電子化で経理担当者のストレス軽減を期待

請求書電子化で経理担当者の方の業務はどう変わるのでしょうか？

紙で請求書発行を行っている担当者の方から、「毎月月初の2-3日は請求書の発行作業に追われている」というお話をよく伺います。紙を折る・押印する・封入する・郵便局に持って行く・・という作業負荷はもちろんですが、「期日までにすべての請求書発行を完了させなければいけない」という心的ストレスも大きな負担になっているようです。「手間の削減」というのが請求書電子化のメリットではありますが、実は担当者の方の精神的負荷を削減する、ということも1つ大きなメリットではないかと思います。

今回の一連の流れが、経理担当者の方の負担軽減につながっていくことを期待しています。