【インタビュー】緊急事態宣言当日からテレワークに対応!ラクス経理のテレワーク運用方法とは

【インタビュー】緊急事態宣言当日からテレワークに対応!ラクス経理のテレワーク運用方法とは

今般、感染が拡大している新型コロナウイルス感染症でお亡くなりになられた方々に、心よりお悔やみ申し上げますとともに、影響を受けられた皆さまに心よりお見舞いを申し上げます。

新型コロナウイルス感染症拡大前、オフィスに出社して働くというスタイルが当たり前だった会社では、急遽発令された緊急事態宣言中、すぐにテレワークを開始することができなかったところも多かったのではないでしょうか。
「経理プラス」を運営する株式会社ラクスの経理財務部でも、コロナウイルスの発生前はテレワークという働き方は導入されていませんでした。
今回は、そんなラクスが急遽テレワークに対応できた方法と、その間の業務の進め方をご紹介します。

テレワークでできたこと、できなかったこと

対応できた業務

  • 経費精算業務
  • 決算業務
  • 請求・支払い業務
  • 給与計算業務

ラクスでは緊急事態宣言が発令された当日から、基本方針として、原則テレワークを開始しましたが、業務上どうしても必要な場合のみ、出社日・出社人数を事前に検討したうえで最低限の出社をしていました。
経費精算や請求書の発行などは従来システムを導入していたため、テレワークでも問題なく対応することができました。
今回の緊急事態宣言によるテレワークはちょうど本決算(年度末決算)の時期と被っていました。初めてのテレワークによる本決算ということで、チェック精度などに課題はあったものの、おおむね順調に完了することができました。

フローを変更して対応できた業務

  • 支払依頼チェック方法
  • 仕訳の押印対応
  • 進捗管理
  • E-taxの導入(テレワークに関係なく予定していたもの)

システムを利用はしていたものの、一部の業務では紙を利用していたため、テレワークにあたり業務フローを変更しなければいけないものもありました。
今まで社外取引先への「支払依頼」は、チェック項目が多くミス防止の観点から、請求書と精算書の照合などをあえて紙で出力してチェックをしていました。しかし、今回テレワークでの業務にあたり、改めて確認すべきチェック項目を明確化することで、画面上でのチェック、承認への運用へ切り替えました。
その他にも仕訳の個人印はGoogleスプレッドシートで確認したことを記入する運用に変更し、業務の進捗管理についてもスプレッドシートで進捗報告をして必要に応じてタスクを分配する運用となりました。

今までなんとなく紙で対応していたこともクラウドシステムを活用することで、テレワーク中でも対応することができるようになりました。

対応できなかった業務

  • 郵便物・ファックスの授受
  • 小口現金、切手、収入印紙の管理
  • 押印
  • 紙帳票の出力、ファイリング
  • 監査対応

一方で、今回の急なテレワーク導入ではすぐに対応ができなかった業務もありました。「絶対に」できないものではありませんが、取引先企業や監査の対応については無理に変えることはせず、柔軟に対応していました。しかし、押印は電子印鑑や電子契約に切り替えることができたり、請求書などの紙帳票についてもWeb発行を行う企業が増えてきているため、今後ますます「紙」での対応は減っていくと思われます。

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テレワークをしてみて感じたメリット・デメリット

テレワーク時の業務調整方法

テレワーク時の主な一日の流れは次の通りでした。

9時  :始業。1日の業務予定を業務進捗管理スプレッドシートに記入

12時:お昼休憩前にスプレッドシートに午前の進捗を記入

17時:終業1時間前にスプレッドシートに午後の進捗を記入
    残業・翌日への持ち越し業務を記入

基本的に行う業務は変わりませんが、各自の業務進捗状況が分かるようスプレッドシートで進捗共有をしていました。その他にも適宜、Googleハングアウトで細かな業務進捗を共有したり、必要に応じて電話やZoomで会話もしていたので、業務がストップしてしまったり、誰かが業務過多になってしまって困るということはありませんでした。

テレワークのメリット

  • 通勤時間の削減
  • 業務によっては生産性が上がる

オフィスでの勤務とテレワークの大きな違いはやはり通勤時間です。(本来テレワークとは、自宅以外にもサテライトオフィス等で仕事をする場合もありますが、今回はコロナ禍の在宅勤務の話になります)業務開始、業務終了の直前直後からプライベートに切り替えられるため、家族との時間や自己研鑽に使える時間が増えました。
また集中して行うような作業は、オフィスと違って途中で話しかけられたりすることがないため、普段より生産性高く行うことができました。

テレワークのデメリット

  • 通信(ネット)環境
  • 作業環境

会社から支給されたモバイルルーターを使用していたものの、いつもの業務ペースで使用すると容量制限に引っかかってしまうため、予備で2回線用意していました。
また、自宅では仕事用のデスクやイスがなかったり、マルチディスプレイもないなど、社内に比べて設備が整っていないため、不便と感じたり、普段より肩が凝りやすくなりました。

テレワークで活躍したシステム

テレワークでスムーズに業務を進行するためにはITツールの活用が不可欠でした。テレワーク前から活用していたものもありますが、改めてテレワークで活躍したツールをご紹介します。

経費精算システム「楽楽精算」

経費精算の物理的な紙処理を無くすためには、経費精算システムの活用はまず必須になります。
今回の緊急事態宣言中には近隣交通費や交際費の精算はほとんどありませんでしたが、取引先への支払いは通常通り行う必要がありました。その際も、ラクスではクラウドシステムである「楽楽精算」を使い、申請から承認、支払いまでの全てのフローを在宅で行うことができました。

ラクスは電子帳簿保存法に対応しているため、請求書はできるだけ電子データで受け取ってもらいました。電子データで受け取った請求書はそのまま「楽楽精算」に取り込んで支払依頼に添付することで処理を進めることができます。
今回は急なテレワーク開始だったため、どうしても紙の請求書しか発行いただけなかった場合は、出社してPDF化するという対応を行いました。
原本提出については、この緊急事態中に限り、次回出社日に対応とフローを変更しました。

また、他社の経理の方からは、テレワーク中は対面の話ができない分、誤った申請があがってきた場合、普段にもまして申請者に差し戻しの連絡がつきにくいと悩まれるケースも良く耳にしました。
「楽楽精算」では申請者への差し戻しはボタン1つで行うことができ、なにを修正してほしいのかコメントを付けることもできます。申請や承認が滞っている場合は、メールでアラートを送って催促することもできるので、修正が来ずに処理を行えないということもおこりませんでした。

>>経費精算システム「楽楽精算」の詳細はこちら

WEB帳票発行システム「楽楽明細」

取引先へ発行する請求書などの帳票類についてデジタル化をするため、WEB帳票発行システム「楽楽明細」を利用しています。
弊社も請求書は電子データで受け取りたかったようにテレワーク中は帳票類の電子発行の需要が一気に高まりました。受け取る側も出社して郵便物の受け取りをしなくてもよく、ダウンロード履歴も確認できるので、スムーズに取引をすることができました。
また、帳票を印刷、封入する作業もなくなるため、手間が減るだけではなく郵送費も削減できています。

>>WEB帳票発行システム「楽楽明細」の詳細の詳細はこちら

コミュニケーションツール

  • Googleスプレッドシート
  • Google Hangouts Meet
  • Zoom
  • ChatDealer

場面によって複数のシステムを使い分けていました。経理部内での進捗共有や、情報共有にはGoogle社が提供している「Googleスプレッドシート」「Google Hangouts Meet」を活用することで、リアルタイムな状況共有を行うことができました。定例会議については「Zoom」を利用することで画面と声と両方の共有を行えるため、変わらず行うことができました。
また、テレワーク中も経費精算システムの画面上にチャットボットシステム「ChatDealer」を設置し、申請者からのよくある質問は自動応答していたので、質問対応に追われてしまうこともありませんでした。

>>チャットボットシステム「ChatDealer」の詳細の詳細はこちら

まとめ

コロナ禍にかかわらず、企業は緊急時にも業務がストップしてしまわないように、経理業務の対応方法を切り替えられるようにしていかなければいけません。
今回のように出社ができない事態に陥った場合も、クラウドサービスはインターネットに接続できればどこからでも利用でき、テレワークには欠かせないものです。100%紙に頼るのではなく、自社にあったシステムをカスタマイズして活用しながら、柔軟な対応と効率化を目指していくことが重要です。

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※ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

WEB帳票発行システム「楽楽明細」

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経理プラス編集部

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