【まとめ】小口現金とは 管理を楽にする3つの方法を伝授!

【まとめ】小口現金とは 管理を楽にする3つの方法を伝授!

小口現金管理では、経費精算の度に現金を手渡して精算を行い、1日の終わりには帳簿上と実際の残高が一致するか確認します。直接現金を扱う上、残高に差異が無いか毎日確認する必要があるため、経理担当者にとって大きな負担になっています。
今回は、経理を悩ませる小口現金の基本的な仕組みと小口現金管理を楽にする解決策を紹介します。

小口現金とは

小口現金とは、日々発生する会社の経費を精算するために少額の現金を手元で管理しておくことです。業務で外出する際の交通費や、急に発生した慶弔費、備品を購入する経費として使用します。小口現金担当者(用度係)は毎営業日の業務終了後に、手元の現金を数え、支出の記録、残高に問題がないかを確認する必要があります。多くの場合は小口現金出納帳で管理します。

定額資金前渡制度(インプレスト・システム)

定額資金前渡制度とは、一定期間ごとに使用分の金額を小口現金に補給する制度のことです。使った分だけ小口現金に補給するため、補給後の小口現金の残高は常に一定の金額になります。一方で随時小口現金に補給する制度を随時補給制度と言います。

小口現金出納帳とは

小口現金出納帳は小口現金から支払内容や金額、補給した金額を記帳する帳簿です。毎日、実際の現金と帳簿上の残高が一致することを確認します。
また、似た名前で現金出納帳というものがあります。小口現金出納帳との違いは以下の記事をご覧ください。

経理プラス:現金出納帳と小口現金出納帳の基本 2つの違いと効率化の方法

小口現金で使う勘定科目

小口現金では主にペンやのり等の消耗品や従業員の交通費を支払います。よく使われる勘定科目は以下の通りです。

勘定科目内容
旅費交通費電車、バス、タクシー代
消耗品費文房具、コピー用紙
水道光熱費水道代、ガス代、電気代など
通信費電話代、切手代、インターネット料金など
修繕費備品の修理費用など
雑費お茶代、新聞代など上記以外の費用

小口現金の管理が面倒!

小口現金を運用している経理担当者のみなさんであれば、一度は「小口現金の管理が面倒」と感じたことがあると思います。経理担当者の業務負担になりがちな小口現金管理。下記のようなお悩みはありませんでしょうか。

  • 1日の業務終了後に現金を数えるのが手間
  • 小口現金出納帳への記帳を都度行う必要があり面倒
  • 現金残高と小口現金出納帳が合わない場合の確認が大変
  • 月末に再度残高を確認する必要があり煩雑

このようなお悩みで手間と時間を費やした苦い思い出がある方も多いことでしょう。今回はそんな小口現金管理をラクにできる3つの方法をご紹介します。

経理プラス:小口現金は管理が面倒!事例で見る経費精算効率化の方法

>>経費精算を楽にしたい!そんなあなたに、国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

※ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

1.小口現金管理サービスの導入

小口現金を効率よく管理する方法の1つは、小口現金管理に特化したシステムを導入することです。ここでは代表的なサービスを1つご紹介します。

ビストロメイト/株式会社日立システムズ

ビストロメイト 製品ページ

「ビストロメイト」は、店舗業務をスムーズにするサービスです。その中の機能の一つで店舗で取り扱う小口現金の管理ができます。小口現金の運用に伴う、日付、支払先、入金額、支払額、残高、用途などを簡単に管理でき、店舗で入力された小口現金データを別の拠点で内容を確認し、承認・確定ができます。そのため、多店舗展開をされている場合は大きく活躍します。また、会計システム連動用データをダウンロードするための項目設定が可能で、小口現金一覧をPDFで作成及びCSVで出力できます。飲食業において強い味方になるサービスです。

便利な小口現金管理サービスをご紹介しましたが、「いろいろ便利なものがあるのは分かるけど、小口現金のためだけにシステムを入れるのはちょっと…」という経理担当者の方もいらっしゃると思います。そんな方には次の方法がおすすめです。

2.Excelで対応する

2つ目の方法は小口現金管理をExcelで対応することです。実際にExcelで小口現金出納帳を作成し、小口現金管理をしている会社も多く見られます。Excelのメリットはコストがかからない点と、自分で使いやすい形に調整ができる点です。現在小口現金を手書きの出納帳で管理している場合は、こちらでも効率化を十分に感じていただけると思います。
ちなみに、多くのサイトで小口現金出納帳の見本やテンプレートが配布されています。
「経理プラス」でも小口現金出納帳のExcelのテンプレートを提供しております。是非ご活用ください。

経理プラス:小口現金出納帳テンプレート

ここまで小口現金管理サービスを導入する、Excelで対応するという2つの方法をご紹介しました。これらの方法で経理担当者のみなさんの業務効率化を促進していただけると思います。

しかし、それでもまだ小口現金管理自体がなくなるわけではありません。
最後に、もっと効率化を図りたいという経理担当者のみなさんにおすすめの方法をご紹介します。

3.小口現金を廃止する

小口現金管理をもっと効率化するために有効な方法とは、思い切って小口現金自体を廃止してしまうことです。管理するものが少なければ面倒や手間は大きく減ります。小口現金を廃止すると得られるメリットには以下のようなものがあります。

  • 残高確認と帳簿記入業務の削減
  • 営業や経理の小口現金の申請や、上長の承認の手間の削減
  • 小口現金の紛失、横領のリスクの回避

これらが実現できれば、経理担当者だけでなく、経費精算に関わる申請者や承認者のメリットにも繋がります。

経理プラス:小口現金の横領事件はなぜ起こる?横領が起きる原因と対策

小口現金を廃止するには?

では具体的にどうすれば小口現金は廃止できるのでしょうか。

まず、交通費や切手・収入印紙などの備品購入の経費の精算は立替払いとし、月に一度まとめて精算申請をして、銀行振込で精算することが理想的です。また備品類の購入は請求書払いにしたり、コーポレートカードで支払うのもよい手段です。最近はインターネット通販でほぼ何でも揃う時代です。ネット通販であれば請求書での後払いやクレジットカード決済が可能ですのでその場で現金のやり取りをする必要がなくなります。

小口現金をなくしても結局銀行振込で精算する手間が残るのではないかと懸念の方に次の手としておすすめの方法は「経費精算システム」の導入です。小口現金の廃止は「経費精算システム」を併せて活用することで、更なる経理業務の効率化を実現できます。
経費精算システムとは、交通費や接待費など様々に発生する経費の申請、承認、管理をシステム上で行えるものです。最近はクラウド型の経費精算システムが多く提供されており、クラウド型の場合インターネット環境に接続されていればパソコンでもスマートフォンでも利用できるのが便利です。

経理プラス:立替精算を効率化して面倒な小口現金を廃止しよう!メリットと6つのルール

経費精算システムでできること

楽楽精算

では具体的に経費精算システムではどのようなことができるのでしょうか。
クラウド型経費精算システムとして国内累計導入社数No.1の「楽楽精算」の機能を例にご紹介します。
※ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

まず「楽楽精算」では事前申請機能があります。備品などを購入する前にいくらで何を買うのか申請し、上長が承認します。実際にモノを購入したあと、経費精算を行う際は事前申請のデータを呼び出し、実際にいくら使ったのか金額を入力、精算申請を行います。こうすることで承認者、経理担当者は事前に承認を得ている経費なのか、金額は問題ないかなどの確認をラクに行うことができます。

さらに「楽楽精算」は申請時に選択する、何に使ったのかという項目と勘定科目を紐づけることができるため、精算処理が完了すると自動で仕訳も行われます。
そして精算が完了したデータから全銀フォーマットの振込データ(FBデータ)を生成することができるため、インターネットバンキングから振込を行うことができ、振込手続きも簡単に処理することができます。

このように銀行振込処理だけでなく、事前申請から精算申請、精算処理までラクになる経費精算システムを導入することで、キャッシュレス・ペーパーレスを実現するなど、小口現金の廃止だけでなく、抜本的に経費精算作業が変わり業務の効率化を実現することができます。

「楽楽精算」で小口現金の面倒な管理をなくす運用方法の詳細はこちら

小口現金の廃止をした事例

株式会社人材ドラフト様

「楽楽精算」を導入する前は小口現金を使って社員の経費精算を処理していました。精算の度に現金を数えて受け渡しを行うため金額の間違いやお釣りの用意など、管理に多くの工数が発生していました。そのため以前から現金での精算をやめて振込対応にしたいと考えていました。また交通費精算では交通系ICカードの使用履歴を駅の券売機で発券し、定期区間や私的利用分を差し引いて申請をしていたため、毎月ミスが発生していました。そこで小口現金と交通費精算の両方の課題を解決できる方法を探している際に見つけたのが「楽楽精算」でした。

「楽楽精算」では、会計システムや取引銀行システムとの連携することができるため、今まで発生していた会計システムへの手入力や振込データの作成といった作業が無くなりました。そして課題となっていた小口現金を廃止することができ、現金管理の手間が無くなりました。
さらに交通費精算では、交通系ICカードの使用履歴を読み取り、そのデータを使って精算ができるため定期区間の控除等の計算ミスを防ぎ、申請にかかる時間を大きく短縮することができました。

より詳しいお話はこちらからご覧ください。
「楽楽精算」導入事例:「楽楽精算」で立替精算を現金から振込へ移行!現金出納帳への手入力作業がゼロになり精算業務時間を大幅削減

>>経費精算を楽にしたい!そんなあなたに、国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

※ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

最後に

ここまで小口現金管理を楽にするための3つの方法をご紹介してきましたがいかがでしたでしょうか。小口現金管理の効率化が実現できれば、経理担当者の手間が減るのはもちろんのこと、空いた時間で他の業務にも取り組めます。また経費精算システムを導入すれば小口現金だけでなく、日々の経費精算業務全般を効率化することが可能です。自社にあった方法を活用していただき、経理の仕事をより効率よく、楽しくしていきましょう。

>>経費精算のペーパーレス化、電子帳簿保存法対応を検討しているなら、国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

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経費精算システム「楽楽精算」

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