小口現金管理をラクにする3つの方法と廃止のススメ

小口現金とは

小口現金とは、日々発生する会社の経費を精算するために少額の現金を手元で管理しておくことです。業務で外出する際の交通費や、急に発生した慶弔費、備品を購入する経費として使用します。小口現金担当者(用度係)は毎営業日の業務終了後に、手元の現金を数え、支出の記録、残高に問題がないかを確認する必要があります。多くの場合は小口現金出納帳で管理します。

 

小口現金の管理が面倒!

小口現金を運用している経理担当者のみなさんであれば、一度は「小口現金の管理が面倒」と感じたことがあると思います。経理担当者の業務負担になりがちな小口現金管理。下記のようなお悩みはありませんでしょうか。

  • 1日の業務終了後に現金を数えるのが手間
  • 小口現金出納帳への記帳を都度行う必要があり面倒
  • 現金残高と小口現金出納帳が合わない場合の確認が大変
  • 月末に再度残高を確認する必要があり煩雑

このようなお悩みで手間と時間を費やした苦い思い出がある方も多いことでしょう。今回はそんな小口現金管理をラクにできる3つの方法をご紹介します。

 

1.小口現金管理サービスの導入

小口現金を効率よく管理する方法の1つは、小口現金管理に特化したシステムを導入することです。ここでは代表的なサービスを1つご紹介します。

ビストロメイト/株式会社日立システムズ

ビストロメイト 製品ページ

「ビストロメイト」は、店舗業務をスムーズにするサービスです。その中の機能の一つで店舗で取り扱う小口現金の管理ができます。小口現金の運用に伴う、日付、支払先、入金額、支払額、残高、用途などを簡単に管理でき、店舗で入力された小口現金データを別の拠点で内容を確認し、承認・確定ができます。そのため、多店舗展開をされている場合は大きく活躍します。また、会計システム連動用データをダウンロードするための項目設定が可能で、小口現金一覧をPDFで作成及びCSVで出力できます。飲食業において強い味方になるサービスです。

便利な小口現金管理サービスをご紹介しましたが、「いろいろ便利なものがあるのは分かるけど、小口現金のためだけにシステムを入れるのはちょっと…」という経理担当者の方もいらっしゃると思います。そんな方には次の方法がおすすめです。

 

2.Excelで対応する

2つ目の方法は小口現金管理をExcelで対応することです。実際にExcelで小口現金出納帳を作成し、小口現金管理をしている会社も多く見られます。Excelのメリットはコストがかからない点と、自分で使いやすい形に調整ができる点です。現在小口現金を手書きの出納帳で管理している場合は、こちらでも効率化を十分に感じていただけると思います。
ちなみに、多くのサイトで小口現金出納帳の見本やテンプレートが配布されています。
「経理プラス」でも小口現金出納帳のExcelのテンプレートを提供しております。是非ご活用ください。

経理プラス:小口現金出納帳テンプレート

ここまで小口現金管理サービスを導入する、Excelで対応するという2つの方法をご紹介しました。これらの方法で経理担当者のみなさんの業務効率化を促進していただけると思います。

しかし、それでもまだ小口現金管理自体がなくなるわけではありません。
最後に、もっと効率化を図りたいという経理担当者のみなさんにおすすめの方法をご紹介します。

 

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3.小口現金を廃止する

小口現金管理をもっと効率化するために有効な方法とは、思い切って小口現金自体を廃止してしまうことです。管理するものが少なければ面倒や手間は大きく減ります。小口現金を廃止すると得られるメリットには以下のようなものがあります。

  • 残高確認と帳簿記入業務の削減
  • 営業や経理の小口現金の申請や、上長の承認の手間の削減
  • 小口現金の紛失、横領のリスクの回避

これらが実現できれば、経理担当者だけでなく、経費精算に関わる申請者や承認者のメリットにも繋がります。

小口現金を廃止するには?

では具体的にどうすれば小口現金は廃止できるのでしょうか。

まず、交通費や切手・収入印紙などの備品購入の経費の精算は立替払いとし、月に一度まとめて精算申請をして、銀行振込で精算することが理想的です。また備品類の購入は請求書払いにしたり、コーポレートカードで支払うのもよい手段です。最近はインターネット通販でほぼ何でも揃う時代です。ネット通販であれば請求書での後払いやクレジットカード決済が可能ですのでその場で現金のやり取りをする必要がなくなります。

小口現金をなくしても結局銀行振込で精算する手間が残るのではないかと懸念の方に次の手としておすすめの方法は「経費精算システム」の導入です。小口現金の廃止は「経費精算システム」を併せて活用することで、更なる経理業務の効率化を実現できます。
経費精算システムとは、交通費や接待費など様々に発生する経費の申請、承認、管理をシステム上で行えるものです。最近はクラウド型の経費精算システムが多く提供されており、クラウド型の場合インターネット環境に接続されていればパソコンでもスマートフォンでも利用できるのが便利です。

経費精算システムでできること

楽楽精算

では具体的に経費精算システムではどのようなことができるのでしょうか。
クラウド型経費精算システムとして累計導入社数No.1の「楽楽精算」の機能を例にご紹介します。

まず「楽楽精算」では事前申請機能があります。備品などを購入する前にいくらで何を買うのか申請し、上長が承認します。実際にモノを購入したあと、経費精算を行う際は事前申請のデータを呼び出し、実際にいくら使ったのか金額を入力、精算申請を行います。こうすることで承認者、経理担当者は事前に承認を得ている経費なのか、金額は問題ないかなどの確認をラクに行うことができます。

さらに「楽楽精算」は申請時に選択する、何に使ったのかという項目と勘定科目を紐づけることができるため、精算処理が完了すると自動で仕訳も行われます。
そして精算が完了したデータから全銀フォーマットの振込データ(FBデータ)を生成することができるため、インターネットバンキングから振込を行うことができ、振込手続きも簡単に処理することができます。

銀行振込処理だけでなく、事前申請から精算申請、精算処理までラクになる経費精算システムですが、ここで実際に「楽楽精算」を導入して、小口現金を廃止した企業の導入前後の変化をご紹介したいと思います。

 

「楽楽精算」での小口現金廃止事例:東急スポーツシステム株式会社様

    改善前の状況

  • 小口現金の出納はExcelの出納帳にて管理
  • 各経理伝票は各現場から本社に送り、経理部に届くというフロー
  • 精算処理はその都度対応
  • 数百円単位の申請書類が、1カ月につき800~1,000件ほどあり煩雑
    「楽楽精算」導入後に変わったこと

  • 小口現金を廃止し、キャッシュレスを実現
  • PCだけでなくスマホでも精算申請・承認が行えるため、申請・承認時間の削減を実現
  • 今まで5人体制で対応していたのが、2人で対応できるほど経理業務の負担を削減

このような形で改善することで、キャッシュレス・ペーパーレスを実現するなど、小口現金の廃止だけでなく、抜本的に経費精算作業が変わり業務の効率化を実現しました。「楽楽精算」の導入によって、各施設にかかっていた小口現金管理や現場での経理業務も一切なくなった分、お客様対応に注力できるようになったという付帯的なメリットが生まれました。

より詳しい導入事例はこちら:交通費・経費精算システムによる小口現金廃止事例

 

最後に

ここまで小口現金管理を楽にするための3つの方法をご紹介してきましたがいかがでしたでしょうか。小口現金管理の効率化が実現できれば、経理担当者の手間が減るのはもちろんのこと、空いた時間で他の業務にも取り組めます。また経費精算システムを導入すれば小口現金だけでなく、日々の経費精算業務全般を効率化することが可能です。自社にあった方法を活用していただき、経理の仕事をより効率よく、楽しくしていきましょう。

 

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経費精算システム「楽楽精算」

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経理プラス編集部

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