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小口現金管理をラクにする3つの方法

小口現金の管理が面倒!

小口現金を運用している経理担当者のみなさんであれば、一度は「小口現金の管理が面倒」と感じたことがあると思います。経理担当者の業務負担になりがちの小口現金管理。下記のようなお悩みはありませんでしょうか。

  • 1日の業務終了後に現金を数えるのが手間
  • 小口現金出納帳への記帳を都度行う必要があり面倒
  • 現金残高と小口現金出納帳が合わない場合の確認が大変
  • 月末に再度残高を確認する必要があり煩雑

このようなお悩みで手間と時間を費やした苦い思い出がある方も多いことでしょう。今回はそんな小口現金管理をラクにできる3つの方法をご紹介します。

 

小口現金管理サービスの導入

小口現金を効率よく管理する方法の1つは、小口現金管理に特化したシステムを導入することです。いくつかの会社から小口現金管理機能を持つサービスが提供されていますので、ここでは代表的なサービスを3つご紹介します。

ビストロメイト/株式会社日立システムズ

「ビストロメイト」は、店舗業務をスムーズにするサービスです。店舗で取り扱う小口現金の管理ができます。小口現金の運用に伴う、日付、支払先、入金額、支払額、残高、用途などを簡単に管理でき、店舗で入力された小口現金データを別の拠点で内容を確認し、承認・確定ができます。そのため、多店舗展開をされている場合は大きく活躍します。また、会計システム連動用データをダウンロードするための項目設定が可能で、小口現金一覧をPDFで作成及びCSVで出力できます。飲食業において強い味方になるサービスです。

dbSheetClient/株式会社ニューコム

エクセルなどのデータを共有して、簡単に集計分析ができるのが「dbSheetClient」です。
エクセルの操作性をそのままに活用することが可能で、小口現金出納帳の作成や仕訳日記帳の作成をより効率化します。また、会計システムへ引き渡すためのCSV出力ができます。

すでに業務でエクセルを使っている場合は、そのデータを活かして作業ができるため、エクセルでの対応が求められるケースであればおすすめのサービスです。

freee/freee株式会社

「freee」は、出納帳作成機能を持つクラウド会計ソフトです。
画面にそって入力するだけで、出納帳をすぐに作成できます。現金出納張や預金出納帳として、入出金や残高の履歴を確認することが可能です。また、クラウドサービスなので手軽に使うことができます。

ここまで3つの便利なサービスをご紹介しました。そうはいっても、「いろいろ便利なものがあるのは分かるけど、うちでいきなりシステムを入れるのはちょっと…」という経理担当者の方もいらっしゃると思います。そんなみなさんにおすすめの方法をご紹介します。

 

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エクセルで対応する

2つ目の方法は小口現金管理をエクセルで対応することです。実際にエクセルで小口現金出納帳を作成し、小口現金管理をしている会社も多く見られます。エクセルのメリットはコストがかからない点と、自分で使いやすい形に調整ができる点です。簡単な処理や対応であれば、こちらでも効率化を十分に感じていただけると思います。

ちなみに、多くのサイトで小口現金出納帳の見本やテンプレートが配布されています。
「経理プラス」でも小口現金出納帳のテンプレートエクセルを提供しております。是非ご活用ください。

経理プラス:小口現金出納帳テンプレート

ここまで小口現金管理サービスを導入する、エクセルで対応するという2つの方法をご紹介しました。これらの方法で経理担当者のみなさんの業務効率化を促進していただけると思います。
しかし、それでもまだ小口現金管理自体がなくなるわけではありません。
最後に、もっと効率化を図りたいという経理担当者のみなさんにおすすめの方法をご紹介します。

 

小口現金を廃止する

小口現金管理をもっと効率化するためのおすすめの方法とは、小口現金自体を廃止してしまうことです。管理するものが少なければ面倒や手間は大きく減ります。
では、小口現金を廃止するとどのようなメリットを受けることができるのでしょうか。実際に、小口現金を廃止した際のメリットを3つご紹介します。

  • 残高確認と帳簿記入業務の削減
  • 営業や経理の小口現金の申請や、上長の承認の手間の削減
  • 小口現金の紛失、横領のリスクの回避

これらが実現できれば、経理担当者だけでなく、経費精算に関わる申請者や承認者のメリットにも繋がります。

さらに、小口現金の廃止は「経費精算システム」を併せて活用することで、更なる経理業務の効率化を実現できます。経費精算システムとは、交通費や接待費など様々に発生する経費の申請、承認、管理を実現するシステムです。経費精算システムの導入により、今までの小口現金の申請や承認、精算といった一連の流れを、パソコン上で簡単に管理できるようになります。同時に、支払いを小口現金から振込に統一することで、経費精算における申請者、承認者、経理担当のみなさんの作業時間を更に短縮する事ができます。
では、経費精算システムを活用すると、具体的に業務がどのように効率化できるのでしょうか。

いくつかの企業から経費精算システムが提供されている中、代表的な製品として、クラウド型としては累計導入社数No.1の「楽楽精算」というサービスがあります。そこで、実際に「楽楽精算」を導入して、小口現金を廃止した企業の導入前後の変化をご紹介したいと思います。

「楽楽精算」での小口現金廃止事例:東急スポーツシステム株式会社様

    改善前の状況

  • 小口現金の出納はエクセルの出納帳にて管理
  • 各経理伝票は各施設から本社に渡り、経理部に届くというフロー
  • 精算処理はその都度対応
  • 数百円単位の申請書類が、1カ月につき800~1,000件ほどあり煩雑
    「楽楽精算」導入後に変わったこと

  • 小口現金を廃止し、キャッシュレスを実現
  • 交通費精算は電子化により、場所や時間を問わずに対応可能な申請・承認を実現
  • 今まで5人体制で対応していたのが、2人で対応できるほど経理業務の負担を削減

このような形で改善することで、キャッシュレス・ペーパーレスを実現するなど、抜本的に経理作業が変わり業務の効率化を実現しました。「楽楽精算」の導入によって、各施設にかかっていた小口現金管理や現場での経理業務も一切なくなった分、お客様対応に注力できるようになったという付帯的なメリットが生まれました。

 

最後に

いかがでしたか。小口現金管理の効率化が実現できれば、経理担当者の手間が減るのはもちろんのこと、空いた時間で他の業務にも取り組めます。今回は小口現金管理をラクにする3つの方法をご紹介しました。自社にあった方法を活用していただき、経理の仕事をより効率よく、楽しくしていきましょう。

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

経理プラス編集部

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