現金出納帳の基礎知識 知っておきたい小口現金出納帳との違い

日常的に使われている現金出納帳ですが、小口現金出納帳についても、詳しく理解できていますでしょうか。

今回は、ふたつの帳簿の違いや現金出納帳の書き方、記載するときの注意点などについて紹介します。基本的な帳簿であり、決算書類にも利用される重要な帳簿ですのでしっかりと理解しておきましょう。

 

現金出納帳とは

現金出納帳とは、「現金」で取引があったものだけを記載する帳簿です。「現金で経費を支払った」「現金で売掛金を集金した」など、現金にかかわる取引を日付順に記載します。

家庭で例えると、家計簿のような位置づけになるでしょう。いくらのお金が入ってきて、いくらのお金が出て行ったのか、そして、その都度のお金の残高はいくらなのかなど、現金出納帳はお金の出し入れの流れを順番に把握できるものです。また、会社法では10年、税法上では7年の保存期間が義務付けられている、非常に重要な帳簿類になっています。

さらに帳簿の重要なポイントとして、現金出納帳の残高と実際の現金残高を照合させることにより、記載ミスや不正防止、早期発見につながります。

帳簿残高と手元の現金残高が合わないときの原因としては、帳簿への記載が間違っている場合や現金での出し入れのときに計算ミスをしてしまっている場合、または不正行為がある場合などが考えられます。現金出納帳と手元の現金残高が一致することは大前提ですから、一致するまで即日にとことん原因を調べることが重要です。そうすることで、転記ミスや不正の抑制にもつながりますし、また再発防止にもなります。

 

小口現金出納帳との違いを解説

会社によっては、現金出納帳の他に、小口現金出納帳を利用しているところがあります。小口現金出納帳と現金出納帳にはどのような違いがあるのか、詳しく解説していきましょう。

小口現金とは、ある一定の金額で経理が手元に置いておく現金のことです。この現金の取引を記載しているのが、小口現金出納帳になります。

一般的には現金の取引のために、多額の現金を経理が手元に置いておくことはあまりありません。多額の現金取引が見込まれる場合は、振込みなど預金口座を利用することが多いためです。

経理が現金で扱うものとしては、郵送料や出張のときの交通費、立替払いの精算などですから少額です。その際は小口現金から出金し、小口現金が少なくなったときや決まった期日などには、新たに小口現金を一定額まで補充しておきます。

また、いくつかの部署が存在する会社の場合、部署ごとに小口現金を設ける場合があります。この場合、各部署で小口現金の管理をすることになりますが、各部署で個々に小口現金出納帳を作成する場合、会社には複数の小口現金出納帳と、現金出納帳が存在することになります。

一方、経理が帳簿管理を処理している場合、部署ごとに小口現金を設けていても会社に存在する小口現金出納帳と現金出納帳はそれぞれ一つずつとなります。この、ふたつの帳簿の数字は同じになっていることが一般的です。

一見、部署ごとに小口現金出納帳を作成すると煩雑に感じるかもしれません。しかし、もし部署ごとの小口現金出納帳を作成しないまま小口現金を補充するタイミングが月末になってしまった場合には、経理担当は月末まで小口現金の内容を処理することができません。そうなると月末まで会社としての現金出納帳を作成できなくなってしまうのです。そのため、部署ごとに小口現金を設ける場合は、部署ごとに分けて小口現金出納帳を作成しましょう。そのほうが、経理担当でも把握がしやすく効率的といえるでしょう。

 

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現金出納帳の取引と記載の仕方

では、現金出納帳に記載するときにはどのような手順になるのか、具体的に確認していきましょう。

次の3つの取引を例に記載していきます。

  • 6月1日に現金でコピー用紙(300円)を購入した
  • 6月3日に現金で切手(100円)を購入した
  • 6月5日に現金で売掛金(30,000円)を受け取った

●現金出納帳(円)

月 日勘定科目摘 要入 金出 金残 高
6月1日前月より繰越70,000
6月1日消耗品費コピー用紙30069,700
6月3日通信費切手代10069,600
6月5日売掛金5月分入金30,00099,600

帳簿によって多少の様式の違いがありますが、現金出納帳に記載される情報としては、取引の月日、相手勘定科目、摘要、入金、出金、残高が一般的です。

通常は、現金出納帳の残高と実際の手元にある現金の残高が一致しているかどうかを毎日確認することになります。記載ミスや、現金を出し入れするときの計算ミスがあるかどうかのダブルチェックができます。

 

現金出納帳を記載するときの注意点

最後に、現金出納帳を記載するときの注意点について、対処法とともにお伝えします。

伝票からの転記ミス

現金取引があった際に、経理担当者は入金伝票や出金伝票を作成することがあります。作成した伝票をもとに現金出納帳に転記しますが、その際に相手勘定や金額の転記ミスをすることも少なくありません。

金額の転記ミスは、最終的に現金と残高が一致しなくなるため発見しやすいですが、勘定科目や日付の転記ミスの場合、そのときでは気が付かないこともあるため注意しなければなりません。転記ミスを防ぐには、転記後に帳簿と伝票を照合し、レ点をつけるなどしてチェックしながら進めるとよいでしょう。

入金欄と出金欄の記載ミス

現金出納帳の入金欄と出金欄を間違えて記載するミスも意外とあります。いくつもの伝票を続けて記載しているうちに、ついつい前の行につられて記載をミスしてしまう場合があるのです。

このようなミスを防ぐための効果的な対処法は、全て記載したあとで再度内容のチェックをすることです。入金と出金の記入欄をミスした場合には残高が現金と合わなくなるはずですので、必ず最後に照合して差額がないかを確認するようにしましょう。

 

まとめ

今回は、一番身近な帳簿である現金出納帳と小口現金出納帳について紹介しました。どちらの帳簿も、イメージとしては家計簿に似ているところもあり、経理の経験が浅い人でも理解しやすい帳簿です。
大切なのは、帳簿残高と手元の現金残高がぴったりと一致しているかどうかです。使用頻度の高い帳簿ですので、ミスがないように日々正確な実務に取り組みましょう。

 

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● 著者

渡部 彩子

渡部 彩子

自動車関連の社団法人にて10年以上に渡り管理部門を経験。この経験を活かし、経理・総務・人事をテ ーマとしたコンテンツ制作を幅広く執筆。