Suica®やPASMO®の履歴印字方法と交通費精算の効率化について

交通費精算の方法の一つとして、Suica®やPASMO®の明細履歴を駅の券売機で印字して、精算に使っている企業も多いのではないでしょうか。
履歴が印字出来る分、自分で記入をしたり計算をしたりする方法よりは楽な方法ですが、Suica®やPASMO®などの交通系ICカードの履歴は一定期間・件数を超えると消えてしまうため、券売機で定期的に履歴を印字しなければならないなど面倒な点もあります。

そこで今回は、Suica®やPASMO®の履歴を印字して、交通費精算の申請を行うとどれくらいの手間と時間がかかるのか、実際に検証をしてみました。

 

Suica®やPASMO®の履歴印字から提出まで

Suica®やPASMO®の履歴を印字するために、どれくらいの時間がかかるのでしょうか。
実際に見て行きましょう。

まず駅に向かいます。

外出のついでに印字をする事が出来れば良いですが、うっかり履歴を出し忘れてしまいこれだけのために外出するのはかなり面倒です。実際にこの検証を行った日も猛暑で辛い思いをしながら駅へと向かいました。

駅に到着したら、券売機に向かいます。
券売機にSuica®やPASMO®を入れると下記のような画面が出てきますので、画面右下に出ている履歴印字ボタンを押します。

図1
 

すると数十秒で明細履歴が印字されたものが券売機から出てきます。

IMG_1460
 

駅での作業はこれでおしまいです。あっという間の作業でしたが、これだけのための外出はやはり「面倒」以外の何物でもないです。
駅への往復移動時間と、印字作業時間で合わせて20分ほどかかりました。

では、会社に戻って交通費精算作業をしていきましょう。
券売機から出てきた履歴を見ながら、交通費精算書に経路や運賃などの情報を手書きしたり、パソコンで入力を行います。
出てきた履歴にはコンビニなどでの物販の履歴や私用で利用した交通履歴、オートチャージなどの情報も含まれて印字されてしまうので、その部分を黒いペンなどで塗りつぶし、先程作成した交通費精算書とともに提出をします。

IC履歴
 

履歴を見ながら交通費精算書を作成する作業には25分ほどかかりました。

今回の作業では一回45分程度で行えましたが、履歴の印字は件数に限界があるため、外出が多い方の場合はこの作業を何度も繰り返し行うことになります。
結局全ての交通費精算を行うのに毎月トータルで1時間から2時間程度の時間がとられてしまうことになります。

 

Suica®やPASMO®の履歴から交通費精算をしてみてわかったメリットとデメリット

ここで実際にやってみてわかった、Suica®やPASMO®の履歴を印字して、交通費精算を行うメリットとデメリットについて考えてみましょう。

【メリット】

  • 利用した経路は履歴を見ながら入力できるので思い出したり、調べる必要がない
  • 区間や金額を改ざんできない履歴が出せる

【デメリット】

  • Suica®やPASMO®の印字件数には限界があるため、消える前に定期的に印字を行わなければならない
    (Suica®は50件、PASMO®は20件までの印字しか行うことが出来ない)
  • 実際に使用した経路や運賃を見ながら、結局交通費精算書に一つずつ記入や入力を行なわなければならない
  • 履歴を印字したものだけ見ると定期情報や路線情報など詳細な情報が何もないため、承認者は定期区間がきちんと控除されているのか、不正な請求が行われていないかチェックをしなければならない
  • 私用で利用した物販の購入履歴や交通経路、オートチャージなども履歴としてカウントされてしまい一緒に印字されてしまうため一つずつ消す必要がある

上記からこのような方法で申請業務を行うメリットがある一方、デメリットも多く、申請を行う側も承認を行う側も多くの手間を抱えているのがお分かりいただけるかと思います。

 

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交通費精算システムで業務効率アップ!

このように多くの時間と手間がかかってしまっているSuica®やPASMO®の履歴を印字しての交通費精算業務。
メリットもありますが、抜群に効率がいい精算方法とは言えなそうです。
これらの問題を解決し、業務の効率アップを図れるのが「交通費精算システム』です。
交通費精算システムの導入で何が変わるのか、3つのポイントに分けてご紹介したいと思います。

1.手書き・手入力が不要!Suica®やPASMO®読み取り機能!

交通費精算システムには、Suica®やPASMO®をピッとカードリーダーにかざすだけで、運賃や経路を自動で読み込むことができる機能もあり、そのデータを交通費申請の際にそのまま利用することができます。そのため印字した履歴を申請書に転記していた手間がまるっと削減できます。
また、ICカードが定期券の場合は定期区間の運賃を控除することはもちろん、取り込んだ履歴は後から経路や金額の変更が出来ないようになっているので、不正申請の防止にも繋がります。

2.運賃はシステムが計算!定期区間は自動で控除!

多くの交通費精算システムには乗換案内ソフトが内蔵されており、利用した経路を検索すると、システムが運賃の算出、申請画面に連携をしてくれるため、いちいち乗換案内の検索結果をシステムに転記する手間が省けます。
そして、あらかじめシステムに定期区間を登録しておくと、申請された経路内に定期区間が含まれていた際には、自動で控除してくれるため、承認者のチェックの手間も楽になります。

3.いつ、どこにいても申請・承認が行える!

近年、交通費精算システムはクラウド型のサービスが主流となっています。
クラウド型の交通費精算システムを利用する場合、インターネット環境があればスマートフォンや携帯電話、タブレットなどから交通費の申請や承認が行うことができます。
そのため外出先や手が空いた隙間の時間などに申請、承認をすることが可能になり、わざわざ駅へ履歴を印字しに行ったり、締切日間近に慌てて申請するという事がなくなります。

 

機能充実の頼れる交通費精算システム「楽楽精算」

いままでご紹介した3つのポイントを兼ね備えている交通費精算システムが、株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」になります。
「楽楽精算」はクラウド型の交通費精算システムで、ICカードから取り込んだ履歴を使って交通費精算ができることで作業が楽になるだけでなく、申請時に勘定科目を紐づけることで自動で仕訳けられ、CSVデータを生成してくれます。それを会計ソフトに取り込むだけで連携できるため、交通費精算の後工程も効率化することが可能です。
会計ソフトとの連携実績や無料トライアルの情報は製品サイトからご覧ください。

(参考)交通費精算システム「楽楽精算」製品サイト

 

最後に

交通費精算のために本来の営業や経理の他の業務の時間を割かれてしまっては本末転倒です。
限られた時間を有効活用するためにも、自社に合った交通費精算システムの導入することで業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

経理プラス編集部

経理プラス編集部

経理プラス編集部です 経理担当者様の日々の業務にプラスとなるお役立ち情報をお届けしてまいります!