Suica®やPASMO®の履歴印字や請求書発行の手順と交通費精算の効率化について

Suica®やPASMO®の履歴印字や請求書発行の手順と交通費精算の効率化について

交通費精算の方法の一つとして、「Suica®やPASMO®の明細履歴を駅の券売機で印字して精算に使っている」という企業も多いのではないでしょうか。
履歴が印字できる分、自分で記入をしたり計算をしたりする方法よりは楽な方法ですが、Suica®やPASMO®などの交通系ICカードの履歴は一定期間・件数を超えると消えてしまうため、券売機で定期的に履歴を印字しなければならないなど面倒な点もあります。

そこで今回は、Suica®やPASMO®の履歴印字や領収書発行手順と交通費精算をさらに効率化する方法をお伝えします。

また、交通費精算含む経費精算全般の業務効率化についてはこちらの記事で解説をしていますので、併せてご覧ください。
経理プラス:経費精算とは?やり方・業務フローと効率化の方法を紹介!

Suica®やPASMO®の履歴印字から提出まで

券売機でSuica®やPASMO®の履歴を出す方法

Suica®やPASMO®の履歴は、それぞれ取り扱いのある自動券売機などから確認・印字を行うことができます。
まず、Suica®の利用履歴を印字できるのは、以下の機械です。

  • 自動券売機
  • チャージ専用機
  • 多機能券売機

多機能券売機とは定期券の購入などができる券売機のことで、一部のJR東日本の駅に設置されています。

Suica®で印字できる利用履歴は、最大100件です。ただし1日の利用回数が21回以上あると、すべて印字することができない場合があります。日帰り出張などで動き回った日の精算は注意が必要です。また、利用から26週間を超えた履歴も印字することはできません。PASMO®の履歴についても、自動券売機から確認・印字を行うことになります。印字できる履歴の範囲はSuica®と同じで、26週間以内の最新100件までが対象です。

なお、Suica®・PASMO®ともに、エリアによっては駅名やバス停名が事業者名として印字されるなど、正確に印字できないことがあるようですので注意してください。駅名やバス停名が正確に印字されない場合は、経理担当者に対応を確認しましょう。

また、Suica®では「Suica®インターネットサービス」を使って利用履歴を印字することもできます。
Suica®インターネットサービスについては、この後の「Suica®やPASMO®の領収書発行手順」でご紹介します。

会社で交通費精算作業をする流れ

会社の交通費精算作業は会社の規定によって多少変わる部分がありますが、基本的には次の流れで行います。

手順1:交通費精算のための書類を作成する

交通費精算を行う本人が、交通費精算書(書類の名前は会社によります)を作成し、利用履歴や領収書などを添付します。

手順2:上司の承認を得る

会社によって変わる部分ですが、担当部署の責任者(上司)などに書類の内容を承認してもらいます。

手順3:経理部に精算を依頼する

決められた承認フローを経た交通費精算書を、経理担当者に提出します。

手順4:交通費の振り込みを確認する

後日、給与と一緒に振り込まれるなどして、交通費精算が行われます。きちんと振り込まれたことを確認して、終了です。

モバイルSuica®の履歴確認方法

モバイルSuica®とは、スマートフォンで使えるSuica®のことです。
基本的にはクレジットカードからのチャージとなり、ICカードと同様にタッチで改札を通過できるほか、通常の買い物のキャッシュレス決済手段としても利用できます。

モバイルSuica®では、スマートフォンやパソコンから利用履歴を確認することができます。まずスマートフォンでの履歴の確認方法は、モバイルSuica®のトップメニューの「SF(電子マネー)メニューへ」から「利用履歴表示」を選択して行います。表示件数は、最大100件です。
パソコンの場合は、モバイルSuica®会員メニューの「Suicaご利用状況紹介」から「SF(電子マネー)利用履歴」を選択し、表示したい日付を入力します。パソコンの表示件数は26週間以内のもので、かつ指定日からさかのぼって最高100件の利用履歴です。さらにパソコンにプリンタを接続すれば、利用履歴を印字することもできます。

Suica®やPASMO®の領収書発行手順

Suica®やPASMO®では、現金チャージをしたりSuica®やPASMO®で切符を購入したりした際に、券売機から領収書を受領することができます。利用履歴と領収書のどちらも提出すれば、交通費精算で問題となることはないでしょう。
また、Suica®インターネットサービスを使えば「Felicaポート/パソリ」というICカードリーダーをパソコンに接続し、Suica®からクレジットカードによる入金履歴やSF電子マネーの利用履歴の領収書(ご利用明細書)を印字することもできます。もちろん、読み取ったSuica®から利用履歴も確認可能です(最新100件、26週間以内のもの)。

ただし、この領収書(ご利用明細書)には「クレジットカードご利用分」の記載が入ります。つまり「支払いまでは確認できていません」ということです。
そのため、会社からはクレジットカードの利用明細も併せて提出を求められる可能性があります。またこの方法にはICカードリーダーも必要ですので、少し使いづらいかもしれません。

>>経費精算にお悩みの経理の方へ、日本一選ばれている「経費精算システム」

モバイルSuica®の領収書発行手順

モバイルで発行できる領収書の種類は?

モバイルSuica®でも領収書を発行することができます。対象となるのはクレジットカードでの入金、定期券や特急券、グリーン券などの購入にかかる領収書です。
また、モバイルSuica®の会員メニューサイトから印刷することも可能ですが、こちらも領収書(ご利用明細書)に「クレジットカードご利用分」の記載が入ります。そのため、前述の対応が必要になるかもしれません。

Suica®やPASMO®の領収書を券売機などからせっかく発行したのに、それを無くしてしまったという経験はないでしょうか。領収書を無くした場合、再発行ができるかどうかについては、「領収書を紛失!再発行はできる?困った時の対処法」も併せてご覧ください。

Suica®やPASMO®の履歴から交通費精算をしてみてわかったメリットとデメリット

【メリット】

  • 利用した経路は履歴を見ながら入力できるので思い出したり、調べる必要がない
  • 区間や金額を改ざんできない履歴が出せる

1件1件の交通費を振り返り、手入力で申請をしていくのは非効率ですし、件数が多くなれば間違えて申請してしまうかもしれません。その点、履歴印字をすることで、履歴を漏れなく間違いなく確認することができます。

【デメリット】

履歴印字による交通費精算。手入力に比べると各段に手間が軽減されますが、デメリットも存在します。

  • Suica®やPASMO®の印字件数には限界がある
  • 実際に使用した経路や運賃を見ながら、結局交通費精算書に一つずつ記入や入力を行なわなければならない
  • 承認者は定期区間がきちんと控除されているのか、不正な請求が行われていないか細かくチェックをしなければならない
  • 私用で利用した物販の購入履歴や交通経路、オートチャージなども履歴としてカウントされてしまい一緒に印字されてしまうため一つずつ消す必要がある

履歴印字で交通費精算を行う場合、履歴が消える前に印字しに行ったり履歴を元に経費精算書を手入力で作成する必要があります。また、履歴には定期情報や路線情報が載っていないため、1件ずつ経路と金額を確認する必要があるなどの手間がかかります。

このようにデメリットも多く、申請を行う側も承認を行う側も多くの手間を抱えているのがお分かりいただけるかと思います。

交通費精算システムで業務効率アップ!

多くの時間と手間がかかってしまっているSuica®やPASMO®の履歴を印字しての交通費精算業務。
メリットもありますが、抜群に効率がいい精算方法とは言えなそうです。

これらの問題を解決し、業務の効率アップを図れるのが「交通費精算システム」です。
交通費精算システムの導入で何が変わるのか、4つのポイントに分けてご紹介したいと思います。

ポイント1.手書き・手入力が不要!Suica®やPASMO®読み取り機能!

交通費精算システムには、Suica®やPASMO®をピッとカードリーダーや専用アプリにかざすだけで、運賃や経路を自動で読み込むことができる機能もあり、そのデータを交通費申請の際にそのまま利用することができます。そのため印字した履歴を申請書に転記していた手間がまるっと削減できます。

また、ICカードが定期券の場合は定期区間の運賃を控除することはもちろん、取り込んだ履歴は後から経路や金額の変更ができないようになっているので、不正申請の防止にも繋がります。

ポイント2.運賃はシステムが計算!定期区間は自動で控除!

多くの交通費精算システムには乗換案内ソフトが内蔵されており、利用した経路を検索すると、システムが運賃の算出、申請画面に連携をしてくれるため、いちいち乗換案内の検索結果をシステムに転記する手間が省けます。

そして、あらかじめシステムに定期区間を登録しておくと、申請された経路内に定期区間が含まれていた際には、自動で控除してくれるため、承認者のチェックの手間も楽になります。

ポイント3.いつ、どこにいても申請・承認が行える!

近年、交通費精算システムはクラウド型のサービスが主流となっています。
クラウド型の交通費精算システムを利用する場合、インターネット環境があればスマートフォンや携帯電話、タブレットなどから交通費の申請や承認が行うことができます。

そのため外出先や手が空いた隙間の時間などに申請、承認をすることが可能になり、わざわざ駅へ履歴を印字しに行ったり、締切日間近に慌てて申請するということがなくなります。

ポイント4.自動仕分機能で経理業務もラクに!

交通費申請を行う際に申請者は利用項目を選択して申請をします。例えば「電車」を選んだ際には、システム上では「交通費」の勘定科目と紐づいて申請がされるということです。
そのため、仕訳作業はなくなります。また、仕訳データはCSVデータとして出力ができるため、ご利用の会計システムに合う形にカスタマイズして連携することができます。

ラクになるのは交通費精算だけじゃない!機能充実の経費精算システム「楽楽精算」

いままでご紹介した4つのポイントを兼ね備えている交通費精算システムが、株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」になります。また、交通費精算以外も楽になる機能を豊富に搭載しておりますのでご紹介します。

規定違反チェック機能で規定外の申請は通りません

「楽楽精算」 の規定違反チェック機能は、経費申請のルールを設定することで、ルールから外れた申請ができないようにする機能です。ルールの内容は柔軟に設定でき、これまで発生していた規定違反をした申請のチェックや差し戻し業務が削減されます。例えば以下のような規定を設定することができます。

  • 一人あたりの金額が5,000円を超えるものは交際費を選択しないと申請不可とする
  • タクシーを利用する場合、備考に理由がない場合、アラートを出す
  • 未来の日付で精算できないようにする

領収書読み取り機能(OCR機能)で手間とミスを削減

「楽楽精算」 にはOCR機能を搭載した専用アプリがあります。アプリから領収書を撮影すると、取引先や取引日、金額などがデータ化され、そのまま経費申請をすることができます。手入力がなくなるため、手間や入力ミスがなくなります。

クレジットカード連携機能

「楽楽精算」 はクレジットカード(法人カード)を連携させ、利用履歴をそのまま経費の申請・精算することができます。利用明細と申請内容が紐づいているため、入力ミスや申請漏れが防げるだけでなく、確認作業にかかる時間も短縮できます。

経理プラス:経費精算はクレジットカードで効率化 会計処理と運用のポイント

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です

>>交通費精算システム「楽楽精算」の機能について詳細を見る

最後に

交通費精算のために本来の営業や経理の他の業務の時間を割かれてしまっては本末転倒です。
限られた時間を有効活用するためにも、自社に合った交通費精算システムの導入することで業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

>>経費精算にお悩みの経理の方へ、日本一選ばれている「経費精算システム」

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この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

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経理プラス編集部

経理プラス編集部

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