交通費精算は面倒なもの?経理と営業が抱える不満を解決する方法

交通費精算は面倒なもの?経理と営業が抱える不満を解決する方法

交通費精算といえば、外出が多い営業担当者の中には毎月の面倒な業務と思っている方もいるでしょう。一方、経理担当者にとっても申請内容を一つずつ確認する手間に加え、ミスがあった場合に発生する差し戻し対応など、なにかと億劫な業務かと思います。そんな交通費精算の業務でお互いに対して感じている不満とそれを解決する方法についてご紹介します。

交通費精算とは

交通費精算は業務で使用した交通費を申請者が申請し、承認者、経理担当者が確認、承認する業務です。適正に精算を行うために、経路や金額などを細かく確認する必要があるためとても労力がかかり、申請者にも経理担当者にも敬遠されがちです。

交通費と旅費交通費の違い

交通費と似ているものに旅費交通費というものがあります。交通費が勤務地近くでの移動の際に使用した電車代やバス代を指すのに対して、旅費交通費は本来の勤務地以外の場所業務を行う際に発生する新幹線代や電車代を指します。
そのため、交通費精算というのは日々の業務で頻繁に発生する精算になります。

交通費精算は手間がかかる

交通費精算は前述の通り、発生する頻度が高い業務でありながら、作業がとても面倒に感じられます。ここでは、申請頻度が高い営業側とそれを処理する経理側の2つの立場から交通費精算の実態を見ていきましょう。

交通費精算の実態【経理側】

経理側では、申請された交通費精算を処理するために毎月多くの手間と時間がかかっています。
月末月初には営業担当者を含む多くの社員から交通費精算の申請が上がってきますが、経費精算でのミスは許されないため、申請内容一つ一つを細かくチェックしています。
例えば利用区間・金額・行き先はもちろん、最適なルートを使っているか、定期区間の運賃は控除しているか、領収書が必要な場合にはきちんと提出されているかなどを細かく確認し、その後、経理部門内でダブルチェックを行うなど非常に多くの時間と手間を要します。
しかし経理側がそこまでの時間と手間をかけても、申請者が正しく申請する意識が低く、不正な申請を見逃してしまうことも少なくありません。

(参考)経理プラス:70%が不正に申請!?営業担当者の交通費精算の実情とは?

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交通費精算の実態【営業側】

営業のみならず、社員の多くは、「交通費精算は溜めずにコツコツやろう、そうすればもっと短時間で終わるはずだ!」と思っています。
しかし、実際は日々の営業活動や事務業務に追われてコツコツと処理はできず、結局締切ギリギリになって慌てて申請、上司に承認をもらうという社員がほとんどではないでしょうか。
というのも交通費精算は、外出先を思い出し、乗換案内で経路と運賃を調べ、交通費精算申請書に転記をして…などと必要な作業が多く、これでは交通費精算に多くの時間と手間が取られるのも無理はありません。
実際に行われた下図の調査では、およそ半数近くの人が交通費精算で困っていることに「運賃を調べること」と回答し、「ひと月の経費申請に2時間以上かかっている」と回答した人も相当数いました。
中には「交通費精算がめんどくさいから自腹でいいや」ということで、申請自体をしない人もいると聞きます。

交通費の精算で困っていること
交通費の精算に毎月費やす時間

交通費精算が経理と営業のすれ違いを起こす

営業担当者が思っていること

電車移動の際、乗換が少なくて楽だけど運賃が高い経路で申請したら、経理に「こっちの経路の方が安いので承認できません」と差し戻された。本当に使った経路を申請したのになんでだめなんだよ!

定期区間の控除を忘れて差し戻しを受けたことがあります。たった数百円の為にいちいち経理の人は全部の交通費精算をチェックしてるの?時間の無駄じゃない?と思いました。

経理担当者が思っていること

うちの会社では経理部は弱い立場にあるので、交通費チェックで差し戻しがあるたびにビクビクしながら戻しています。仕事だからやらなくてはいけないのですが胃が痛いです…。

定期券の控除など申請ルールはわかっているのに、こちらが指摘するまで手を抜いたままで申請する人が多くて困っています。

これらの声、どちらも一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。
こうした不満は交通費精算の業務が担当者に依存していることが原因として挙げられます。業務を仕組化し、自動化することで経理担当者も営業担当者もスムーズに交通費精算を進めることができるのです。
今回は、経理担当者と営業担当者の双方が持っている交通費精算への不満を解決するため「交通費精算をスムーズに進めるコツ」についてお伝えします。

交通費精算はIT活用で効率化できる!

交通費精算をIT化するための交通費精算システムは数多く提供されています。その中でも7,000社以上の企業が導入し、国内累計導入社数No.1※の「楽楽精算」が交通費精算をどのように「楽」にするのか、営業担当者、経理担当者それぞれの立場からご紹介します。

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営業担当者にとっての「楽」

1.交通系ICカードを使って簡単に精算ができる

「楽楽精算」は交通系ICカードの利用履歴を取込み、交通費精算をすることができます。
また交通系ICカードを使っていない場合も、乗換案内もシステムに内蔵されているため、使った駅名をクリックするだけで正しい交通費を算出、そのまま交通費精算をすることができます。
このように取り込んだ情報をそのまま申請することができるため、作業が楽になるだけでなく、転記漏れやミスが発生するリスクも抑えることができます。

>>面倒な交通費精算を効率化する方法はこちら

2.スマホから申請可能!交通費精算のために帰社する必要がなくなる

「楽楽精算」はクラウドサービスのため、インターネット環境があればどこからでも申請・承認をすることができます。
それにより申請のためだけにわざわざ会社に戻ってPCを開いたり、承認者が出張中で交通費精算処理が滞るということがなくなります。

こうして交通費精算にかかる時間が削減され、本来の業務に集中できる時間が増えることで、「面倒なことをやらなければいけない」という精神的な負担からも解放されることでしょう。

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経理担当者にとっての「楽」

1.交通費の金額、経路などの細かなチェックが不要

「楽楽精算」で交通系ICカードの利用履歴を使って申請する際は、区間や金額を修正できないため運賃を再計算してチェックをする手間が省けます。
また、乗換案内を使って申請された場合も「楽・早・安」といったアイコンが表示されるため、遠回りをして高いルートを使っていないかということも一目で確認することができます。定期区間も自動で控除されるので安心です。

2. 自動で仕訳されたデータを会計ソフトに簡単取込み

「楽楽精算」では、あらかじめ申請時の項目に勘定科目を紐づけておくことで、申請されたデータは自動で仕訳が行われ、仕訳データは会計ソフトにあわせたCSV形式で出力することができます。これまで会計ソフトに手入力していた作業も、データを取り込むだけで簡単に完了できます。

交通費精算の効率化により生まれた時間は、これまで手の回らなかった業務に振り分けましょう。

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最後に

今回は、紙やExcelで交通費精算を行っている営業担当者・経理担当者の負荷を軽減し、交通費精算をスムーズに進めるシステムとして「楽楽精算」を紹介しました。
「楽楽精算」は実際にシステムを触ってみることができる無料トライアルも行っています。社員が抱える日々の交通費精算に対するストレスを解決したい方は、交通費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。