交通費精算は面倒なもの？経理と営業が抱える不満を解決する方法
交通費精算といえば、外出が多い営業担当者の中では毎月の面倒な業務と思っている方もいるでしょう。一方、経理担当者にとっては申請内容を一つずつ確認する手間に加え、ミスがあった場合に発生する差し戻し対応など、こちらでもなにかと億劫な業務かと思います。そんな交通費精算の業務でお互いに対して感じている不満を、それぞれの担当者に聞いてみました。
営業担当者が思っていること
- 電車移動の際、乗換が少なくて楽だけど運賃が高い経路で申請したら、経理に「こっちの経路の方が安いので承認できません」と差し戻された。本当に使った経路を申請したのになんでだめなんだよ！（20代/男性）
- 定期区間の控除を忘れて差し戻しを受けたことがあります。たった数百円の為にいちいち経理の人は全部の交通費精算をチェックしてるの？時間の無駄じゃない？と思いました。（30代/女性）
経理担当者が思っていること
- うちの会社では経理部は弱い立場にあるので、交通費チェックで差し戻しがあるたびにビクビクしながら戻しています。仕事だからやらなくてはいけないのですが胃が痛いです…。（30代/女性）
- 定期券の控除など申請ルールはわかっているのに、こちらが指摘するまで手を抜いたままで申請する人が多くて困っています。（20代/女性）
これらの声、どちらも一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。
今回は、経理担当者と営業担当者の双方が持っている交通費精算への不満を解決するため「交通費精算をスムーズに進めるコツ」についてお伝えします。
経理側の交通費精算の実態
経理側では、申請された交通費精算を処理するために毎月多くの手間と時間がかかっています。
月末月初には営業担当者を含む多くの社員から交通費精算の申請が上がってきますが、経費精算でのミスは許されないため、申請内容一つ一つを細かくチェックしています。
例えば利用区間・金額・行き先はもちろん、最適なルートを使っているか、定期区間の運賃は控除しているか、領収書が必要な場合にはきちんと提出されているかなどを細かく確認し、その後、経理部門内でダブルチェックを行うなど非常に多くの時間と手間を要します。
しかし経理側がそこまでの時間と手間をかけても、申請者が正しく申請する意識が低く、不正な申請を見逃してしまうことも少なくありません。
（参考）経理プラス：70％が不正に申請！？営業担当者の交通費精算の実情とは？
営業側の交通費精算の実態
営業のみならず、社員の多くは、「交通費精算は溜めずにコツコツやろう、そうすればもっと短時間で終わるはずだ！」と思っています。
しかし、実際は日々の営業活動や事務業務に追われてコツコツと処理はできず、結局締切ギリギリになって慌てて申請、上司に承認をもらうという社員がほとんどではないでしょうか。
というのも交通費精算は、外出先を思い出し、乗換案内で経路と運賃を調べ、交通費精算申請書に転記をして…などと必要な作業が多く、これでは交通費精算に多くの時間と手間が取られるのも無理はありません。
実際に行われた下図の調査では、およそ半数近くの人が交通費精算で困っていることに「運賃を調べること」と回答し、「ひと月の経費申請に２時間以上かかっている」と回答した人も相当数いました。
中には「交通費精算がめんどくさいから自腹でいいや」ということで、申請自体をしない人もいると聞きます。
交通費精算IT化のメリット
これまでお伝えしたのは、紙やExcelでの交通費精算を行っている企業の実態です。
現在、働き方の見直しなど社会的な風潮から交通費精算業務のIT化が急速に進んでいます。交通費精算をIT化すると、精算にかかる時間を大幅に削減できます。それにより交通費精算という会社に直接的に利益をもたらさない間接業務にかかる人件費を削減でき、利益を生み出す業務に時間を使えるようになることは大きなメリットです。では、具体的にIT化とはどのような方法があるのでしょうか。
交通費精算をIT化するなら「楽楽精算」
交通費精算をIT化するための交通費精算システムは数多く提供されています。その中でも今回は4,000社以上の企業が導入し、3年連続導入社数No.1の交通費精算システムである「楽楽精算」が交通費精算をどのように「楽」にするのか、営業担当者、経理担当者それぞれの立場からご紹介します。
営業担当者にとっての「楽」
- 交通費を調べる手間が減る
「楽楽精算」はICカードの利用履歴を取込み、交通費精算をすることが可能です。
また乗換案内もシステムに内蔵されているため、使った駅名をクリックするだけで正しい交通費を算出、そのまま交通費精算をすることができます。
このように取り込んだり、調べた情報をそのまま申請することができるため、紙の交通費精算書に転記する必要もなくなり、作業が楽になるだけでなく、転記漏れやミスが発生するリスクも抑えることができます。 - スマホから申請可能！交通費精算のために帰社する必要がなくなる
「楽楽精算」はクラウドサービスのため、インターネット環境があればどこからでも申請・承認をすることができます。
それにより申請のためだけにわざわざ会社に戻ってPCを開いたり、承認者が出張中で交通費精算処理が滞るということがなくなります。
こうして交通費精算にかかる時間が削減され、本来の業務に集中できる時間が増えることで、「面倒なことをやらなければいけない」という精神的な負担からも解放されることでしょう。
経理担当者にとっての「楽」
- 交通運賃の細かなチェックが不要
「楽楽精算」でICカードの利用履歴を使って申請する際は、区間や金額を修正できないため運賃を再計算してチェックをする手間が省けます。
また、乗換案内を使って申請された場合も「楽・早・安」といったアイコンが表示されるため、遠回りをして高いルートを使っていないかということも一目で確認することができます。定期区間も自動で控除されるので安心です。 - 自動で仕訳されたデータを会計ソフトに簡単取込み
「楽楽精算」では、あらかじめ申請時の項目に勘定科目を紐づけておくことで、申請されたデータは自動で仕訳が行われ、仕訳データは会計ソフトにあわせたCSV形式で出力することができます。これまで会計ソフトに手入力していた作業も、データを取り込むだけで簡単に完了できます。
交通費精算の効率化により生まれた時間は、これまで手の回らなかった業務に振り分けましょう。
最後に
今回は、紙やExcelで交通費精算を行っている営業担当者・経理担当者の負荷を軽減し、交通費精算をスムーズに進めるシステムとして「楽楽精算」を紹介しました。
「楽楽精算」は実際にシステムを触ってみることができる無料トライアルも行っています。社員が抱える日々の交通費精算に対するストレスを解決したい方は、交通費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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