経理担当者が活用したい厳選ITツール5つ

経理担当者が活用したい厳選ITツール5つ

今日、「クラウド」であったり、「ビックデータ」であったりという、ITに関連する言葉が世の中にたくさん見受けられます。
経理担当者の皆様は、業務を効率化させるためにITを活用できていますか?今回は、経理担当者の業務を効率化してくれるITツールを紹介します。

ITツールを活用する3つのメリット

経理担当者がITツールを活用することで作業の効率が上がることは疑う余地がありません。ITツールを導入するメリットを3つ紹介します。

メリット1.日常業務が劇的に効率化する

ITツールを活用することで、これまでヒトが行っていた作業をコンピュータが行ってくれることになります。作業時間が短縮するだけでなく、人為的ミスがなくなるため、確認やリカバリーの時間も短縮することができます。

メリット2.経営判断が迅速になる

経理担当者のデータ集計が遅れてしまうと、月次集計に遅れが出てしまいます。最終的には経営者による経営判断に遅れが生じてしまいます。ITツールを活用しスピーディーに経理業務ができれば、その分経営判断が早くなることになります。

メリット3.経理担当者のビジネス視点も鍛えられる

ITツールを使用するためには、最新のサービス理解し、情報を集める必要があります。その過程の中で経理担当者の視野が広がり、様々な情報を得ることができます。ITを適用させるということは、今抱えている問題をどうすれば解決できるのかという問題解決力のトレーニングでもあります。経理担当者はITの導入を通じて、ビジネスパーソンとしての基礎力をレベルアップすることができます。

経理担当者はITツールを活用することで日々の業務を効率的にこなし、経営者から情報を求められた場合にスピーディーに対応できるようになります。

キーワードは自動化・共有・クラウド 最新ITツール3つの特徴

ITツールを導入するメリットはご理解頂けましたでしょうか。次に最近のITツールの特徴を3つの視点から紹介します。

特徴1.ルーチン作業を自動化することができる

経理担当者が自らの指やペンを動かして作業していた仕事がコンピュータで行えるようになってきています。今や、領収書をスマートフォンで撮影するだけで仕訳の取り込みまで完了する状況がすぐそこまで来ています。
ヒトが作業を行う限りは、ミスを無くすことはできません。しかし、単純作業をコンピュータに任せることによって、単純作業にかかる人件費コストを下げ、ミスの撲滅にもつながります。

特徴2.情報共有が簡単

ITを活用しない場合、電子データを共有するためには必要以上の手間を要します。例えば、請求書をスキャンしUSBフラッシュメモリーで共有する場合には、「請求書をスキャンする→データをUSBにコピーし→USBを抜き→USBを渡し→USBを差し込み→ダウンロードする」と、無駄で仕方ありません。
ITを活用することで、請求書のPDFデータをクリックするだけでメール送信し共有することができるようになります。電子的な情報の共有が可能になることで、物理的な制約を受けずに業務をスピーディーに行うことができます。

特徴3.クラウドが活用されている ―アップデート不要、いつでも最新データ

最新のITツールではクラウドが活用されています。例えばこれまでよくあった失敗だと、最新データを会社のサーバーからコピーするのを忘れて仕事ができなかった、ソフトウェア更新に負担を感じる、ちょっとした確認なのにいちいちパソコンを開かなければならない、などがあります。クラウドが活用されることでこれらの悩みは解決されます。
最新データはいつでもオンライン上で共有され、専用ソフトのインストールが不要でアップデートも不要、確認や報告もスマホやタブレットから簡単に行えます。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

おすすめITツール・ソフトウェア5選

ITツールのメリットや特徴を理解して頂けたところで、実際に経理担当者の皆様に活用して頂きたいITツールを5つ紹介します。

チャット・掲示板形式のプロジェクト管理ツール

様々なデータやソフトを使用している経理担当者の方々は、データのやり取りをメールで行っていることも多いと思います。しかしメールでは、メールの共有範囲をいちいち設定しなければならない、お願いしたタスクが伝わっているのか分からない、送ったファイルを検索するときに見つからないなどの悩みがよくあります。
そこで、そのような非効率を解消してくれるのがクラウドを活用したチャット・掲示板形式のプロジェクト管理ツールです。
・例えば、chatwork
導入企業は7万社を突破し既に導入している企業の経理担当者様も多くいると思います。chatworkは、その名の通りチャットでやりとりします。タイムラインに表示されるやり取りから、依頼事項を見える化させることができ期日や完了有無を管理することができます。
チャットグループを作成することで共有範囲を簡単に設定できる他、発言者別やチャットグループ別にやりとりを検索できる点も便利です。スマートフォンからも使えるので、出先で確認し返信することもできます。
まだ使っていない企業の経理担当者の方は、ぜひ会社全体に対してチャットワークの導入を提案してみてください。

経費明細のデータ化促進ツール(文書管理ソフトとモバイルスキャナの組み合わせ)

経費精算などを紙で行っている会社では、一枚ずつスキャナーでPDF化しコンピュータに取り込む…こんな作業を毎度行っている方もいらっしゃると思います。その手間を解消してくれるのが、Evernote というアプリと ScanSnapというスキャナーの組み合わせです。
・どんなことができるのか
自分の机の上に置ける大きさであるScanSnapで紙データを連続読み込みし、クラウドにデータを保存しているEvernoteに同期することができます。そして、すぐにPCで確認ができます。また、EvernoteはPCだけではなく、スマートフォンでも確認することができます。出先で資料を確認したい時など、様々な場面で活躍してくれると思います。

クラウド会計ソフト

会計帳簿を作成する際に、現在はほぼ全ての会社が会計ソフトを使用しています。
会計ソフトは、手書きの伝票を1枚ずつそろばんで合計し、鉛筆と消しゴムで勘定科目ごとに転記していた経理業務に劇的な変化をもたらしました。しかし、今も出納帳から会計ソフトに打ち直さなければならない、ソフトの更新が負担である、最新の会計データがどこにあるか分からなくなる、データをいちいちやりとりしなければならない、といった手間が生じています。
・クラウド会計を導入するとどうなるのか
銀行やカードの取引をWEB上で自動的に仕訳することが可能です。また、ソフトを更新する必要はありません。IDとパスワードがあればどのパソコンでも作業ができ、最新データを探すのに時間がかかることもありません。

経理プラス:「手動」から「自動」へ クラウド会計サービスのメリット・デメリット

電子請求書発行システム

経理担当者の月末月初に残業が集中してしまう原因のひとつに請求書の発行があります。
請求内容を納品書やExcelデータから集計しており、事業規模が拡大した現在も請求書をExcelで作成している企業では毎月多くの手間がかかっています。
・システム活用で請求業務を効率化
電子請求書発行システムで請求書を作成すると、請求データを一括読込、請求書への反映、印刷、押印、封詰め、送付まで自動化することができ、経理担当者の負担を大幅に軽減することができます。

経理プラス:請求業務の効率化システムまとめ

経費精算システム

経費精算業務も経理担当者にとって負担が大きい業務です。皆さんの会社でも、経費申請が月末ぎりぎりまで届かない、申請内容を会計ソフトに打ち直す、といった無駄はございませんでしょうか。
・経費精算システムの効果
経費精算システムを導入することにより、スマートフォンを使用して外出先から経費精算することができるので、より早くデータを集めることができるようになります。区間ごとの金額をシステムが判断してくれますし、会計ソフトの仕訳データの自動作成など、業務効率が劇的に改善されます。

経理プラス:経理業務の効率化を検討中のあなたに贈る!経費精算システムのまとめ

番外編

・デュアルディスプレイ(1つのパソコンに、画面をもうひとつ追加)
ITではないのですが、経理担当者の業務効率を格段に上げてくれるツールを紹介します。デュアルディスプレイは、トレーダーやプログラマーのものでしたがもはや事務畑でも常識になってきています。
経理の仕事では、ExcelやPDFを確認しながら、会計ソフトや請求データを作成するといった作業はよくあります。1つの画面だと開いたり閉じたりすることは大変なので、紙に印刷して作業する方もいるはず。そこでデュアルモニターの出番です。
・どのくらいの効果があるのか
ただ画面が2つになっただけでしょうと侮ってはいけません。一度デュアルモニター化した人は口を揃えて「もう元には戻れない」と言います。作業効率は30%増加するというデータもあります。
ペーパーレス化になることはもちろん、ブラウザを並べて比較する作業、作成作業を進めながら報告作業も同時並行で行うなど、まだ1つの画面で経理業務を行っている方はぜひデュアルディスプレイ化を検討してみて下さい。

最後に

経理担当者の皆様にぜひとも活用して頂きたいITツールを紹介させて頂きました。今回の記事で紹介したITツールでまだ導入をしていないものがございましたら、ぜひ導入を検討してみて下さい。経理のさらなる合理化に必ず役立ってくれると思います。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。