小口現金はもう廃止しましたか? 3大メリットと6つのルール

日々生じる支払いのために置いている小口現金ですが、規模によっては100万円単位でストックしている会社もあります。
小口現金はその場で経費精算を行うことができる便利なものですが、経理担当者の大きな業務負担となっていることには既にお気づきになっているかと思います。

今回は社内の経理業務の改善の一つとして、小口現金の廃止を提案させていただきます。

 

小口現金を廃止する3大メリット

小口現金をなくすことによるメリットは以下の3つであると言われています。

経理担当者の業務の軽減化

小口現金廃止の最大のメリットは、毎日非常に負担となっている残高確認と帳簿記入業務をなくすことができる点です。
残高確認は、毎日行うことが一般的です。1日の確認に要する時間は少ないかもしれませんが、月や年単位で考えると膨大な時間がかかります。また、金額が1円でもズレていようものならば、その確認に要する時間は底なしです。帳簿記入業務も同様、都度行う必要のある作業には多くの時間が奪われているのです。

そして、経理担当者の負担はこれだけではありません。このような細かな作業時間の累積だけでなく、「行わなければ帰れない業務」、「ズレたりするとまた最後までやり直し」という水準を求められる仕事を持つことへのストレスが大きくかかります。

この負担をなくすことで、経理担当者の業務効率がぐんとアップするはずです。

社内の経費精算業務を効率化

小口現金の管理者だけでなく、立て替えを行った従業員の申請やそれを都度承認する上長も手間が取られています。経費精算を紙やエクセルで行ってしまっている場合には、100名規模の会社だと経費精算に使われている時間は毎月延べ123時間という試算もあります。(※ラクスによる試算)

経理プラス:まだ紙?まだExcel?交通費精算IT化のすすめ!

この時間を削減すれば、本来取り組むべき業務に集中することができ、会社全体で生産性を高めることができます。

小口現金の紛失、横領のリスクからの解放

小口現金が存在することは、盗難や横領といった不正の機会を与えていることにもなります。会社現金の横領は本当に起こりやすく、しっかりとした現金管理を行っている会社でない限り、過去か将来に必ず1回は起こると言い切れるほど、頻繁にあるものと考えてください。実際に、外部者による盗難だと思っていた現金の盗難が、実は内部の人間による犯行だったなどは起こりうるものです。小口現金を廃止することによりそのようなリスクからも解放されることができます。

 

たったこれだけ!小口現金廃止6つのルール

上記から、小口現金を廃止するメリットを理解いただけたかと思います。
では、実際にどう廃止していくのかを6つのルールとして提案します。

金庫を廃止する

金庫をなくす=小口現金をなくすことです。
手元の現金は全て口座等に預け入れ、小口現金の出納帳をなくすことにより、文字通り小口現金そのものと帳簿を廃止します。

立替経費は給与と一緒に振り込む

小口現金を廃止することにより、従業員は経費精算を行うことが出来ません。現金で支払う必要のある経費は、従業員が一旦立て替え、後日まとめて給与と一緒に振り込むことにより効率的に精算を行います。

取引業者は口座振替にする

会社に直接集金にくるような場合は、口座振替を利用することにより現金でのやりとりをなくします。
導入時には多少の時間を要しますが、毎月のやりとりを長期的に鑑みればそのコストはわずかです。

クレジットカード決済を推奨する

口座振替が行えない場合は、コーポレートカードを利用し決済を行います。カードの使用上限を適切に定めることにより、不正利用のリスクを防ぐことが可能です。
なお、クレジットカードを利用するときのメリットや注意点を下記記事でまとめておりますので、参考にご覧ください。

経理プラス:法人用クレジットカード活用のメリットと注意点

一部従業員には仮払金支給を実施する

毎月金額の大きい立て替えを行う従業員に対しては、事前に仮払金として一定額を支給し、残額を精算します。もちろん、これも給与支給と同時に行います。

月末1回の締め日を設定する

精算の回数を減らすことができれば、集計時間などのコストも減らすことが出来ますが、立て替えている従業員からすれば手元のキャッシュが減るため、ルールをしっかりと理解して貰う必要があります。月末等定期的な時期で区切り、給与計算と同時に精算します。

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ムダをなくして更に効率化へ

従業員の交通費や経費の精算を月1回にまとめることにより、小口現金を廃止できることは上で述べましたが、これだけでは効率化の部分でやや不十分です。
そこでおすすめしたいのが、「楽楽精算」のような経費精算システムの導入です。小口の申請や承認、精算といった一連のフローを一括管理することにより、各スタッフの作業時間を更に短縮する事ができます。
このような経費精算システムを導入する際は、機能の他にも「誰でも簡単に利用できるか」、「カスタマーサポート体制が整っているか」などを確認するのも重要なポイントです。

 

最後に

小口現金の存在は、従業員や経理部門のスタッフの業務を滞らせるだけでなく、横領などの不正の温床となります。
小口現金を廃止することによるメリットはたくさんありますので、経費精算のルールを決め、経費精算のシステムを導入することによる社内の経理業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている

http://sevenrich-ac.com/