経費精算システムの選定基準とは ―外してはいけない4つのポイント―

経費精算業務のIT化に注目が集まっています。その中でも特に経費精算システムの導入を検討する企業が増えています。
その理由として、経費精算業務の効率化とコスト削減効果などのメリットがあげられます。

「経理プラス」を運営する株式会社ラクスが算出したコスト削減効果試算では、300人規模の会社の場合、経費精算業務だけで年間約753万円かかっていたコストが、経費精算システムの導入で約290万円にまで削減され、年間約462万円のコスト削減効果が見込まれるという結果がでています。
(参考:交通費精算システムの費用対効果は?従業員数別の削減コストを紹介

そこで、どのような経費精算システムを選べば良いか、選定のポイントを導入メリットと合わせてご紹介します。

 

選定ポイント1:IT技術が活用され、記入や入力などが自動化されているか

経費精算システムを導入する最大のメリットは、これまで手書きや手入力で行っていた申請・精算作業が自動化・効率化されることです。

経費精算システムの悪い例 ―表計算ソフトと変わらない―

IT技術を活用しきれていない経費精算システムを導入した場合は、経費の合計金額はコンピュータが集計したとしても、旅費の経路や金額などは記入者が計算しなければいけない場合があります。
それでは、「表計算ソフト」や「会計ソフト」を使うのと変わらず、経費申請者の業務効率化にはほとんど効果を発揮しません。

経費精算システムの良い例 ―ITにより手作業が大幅に省略化されている―

最新の経費精算システムでは、ジョルダンなどの乗換案内が内蔵されているため使用した経路を選択するだけで運賃が自動入力されたり、Suica®などの交通系ICカードを専用のカードリーダーにかざすだけで利用履歴を読み込み、その情報を交通費精算に活用できたりと、作業の合理化が追求されています。

システムの中でもおすすめなのが、クラウドを活用した経費精算システムです。
クラウド型の経費精算システムですと、機能面での拡張性がある場合が多く、増税や運賃改定にも対応してくれますし、ユーザーから上がった要望を基に随時機能アップデートが行われ、導入後もより使いやすくなっていきます。
また、自社内にサーバーの設置が不要なので、自社でメンテナンスを行わなくても良いといったメリットがあります。
一方、オンプレミス型と呼ばれるサーバーにソフトをインストールするタイプの製品の場合は、法令改正やシステム改善のたびにバージョンアップ作業が必要になります。そうすると管理に手間がかかるので、導入する際には注意が必要です。

 

選定ポイント2:製品ターゲットが自社に合っているか

ITシステムを導入したものの、ITに人間が振り回されてしまうというのはよくある話です。
経費精算システムを導入後、実際に業務効率化のために活用するには、検討段階で製品のターゲットが自社に合っているか、自社の運用に合わせた使い方ができるかを見極める必要があります。従業員規模など、ターゲットによって製品に求められる機能は変わるので、自社の会社規模や経理業務において抱えている課題を整理しておきましょう。

小・中規模をターゲットにした製品 ―シンプルイズベストにならない可能性も―

従業員数が少ない小規模企業をターゲットにした製品では、「シンプル」や「簡単」がコンセプトに製作されているものが多く、「一人当たり月額200円」など導入しやすい価格設定になっています。
ただし、低価格のシステムだと必要な機能が不足している場合があります。例えば、会計システムとの連携はもちろん、交通系ICカード・クレジットカードの取り込み機能は、業務効率化に非常に役立つため、経理担当者としては付いていてほしい機能です。導入する際には自社が求める機能が付いているか必ず確認しましょう。

大規模の会社をターゲットにした製品 ―プロジェクト別の経費配賦などにも対応しているか、活用しきれるか見極めよう―

大企業をターゲットに作られた製品には、「プロジェクト別の経費配賦」、「経費予算管理」、「交通機関のチケット予約」などが付いているものもあります。
ただし、大規模向けですともちろんシステムの価格は高くなるため、自社で使いこなせるのか、価格に見合うコストメリットが出せるかなど、検討が必要です。

ある経費精算分野にのみ特化した製品 ―一部の経費精算は効率化できるけど―

旅費精算や交通費精算に特化したシステムもあります。
例えば、旅費精算に課題があると感じ、旅費精算に特化したシステムを検討していくうちに、実はその他の経費精算にも課題があると気が付くこともあります。
経費精算全体において効率化できる機能が備わっている製品の方が、経理業務自体の効率化を実現できるでしょう。

 

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選定ポイント3:カスタマイズ性 ―自社に最適なシステムになるかどうか―

人気の高い経費精算システムは「簡単に自社に合ったカスタマイズ」をすることができ、中小企業から大企業まで多くの企業に選ばれています。
カスタマイズ性が低い経費精算システムでは、申請のフォーマットや項目が編集できないものもあります。その場合、今まで紙で運用していたものからシステム化に移行した際に、フォーマットや項目が今までのものと少し違うだけで混乱が起き、結局手間が増えてしまうことも考えられます。申請フォーマットや項目を今まで使い慣れたものに少しでも近づけられると、スムーズに運用を開始することができるでしょう。

また、金額によって承認経路を自動で振り分けることができたり、社員ごとの定期区間を登録すると定期区間が含まれた経路を検索した時に自動で控除し交通費を計算してくれたりと、理想の運用に適した経費精算ソフトにカスタマイズできるものもあります。フォーマットや承認フローを柔軟に変更できるものであれば、運用していく上での変更も可能なので、カスタマイズ性も外せないポイントです。

 

選定ポイント4:システムの洗練度 ―多くの企業に選ばれているか、ユーザーの経験が生かされているか―

経費精算システムは「道具」として使いやすいかどうかが最も重要です。
使いやすい「道具」であるためには、利用者の経験が製品に活かされている必要があります。営業社員など交通費を多く使う申請者だけでなく、申請された内容を会計処理する経理担当者の目線が考慮された製品を選ぶことも大切です。
製品の特徴を比較し、経費精算に関わる全ての社員にとって使いやすい機能がついているかを確認しましょう。

 

最後に

経費精算システム導入のポイントをご紹介してきましたがいかがでしたでしょうか。

最後になりますが経費精算システムの比較・検討の際におすすめの方法があります。それは無料トライアルを利用することです。
導入前に実際のシステムに触れることで「もし導入するならこの機能は必須だな。」「この機能があれば、今まで抱えていた課題は解決できそう。」といった利用イメージをつかむことができるため、製品の理解を深めるには一番早い方法と言えるでしょう。

また、株式会社ラクスでも経費精算システム「楽楽精算」を提供しており、無料トライアルを受け付けています。比較・検討の一環として、「楽楽精算」も試してみてはいかがでしょうか。

今回ご紹介した選定ポイントを踏まえ、自社の精算業務の「効率化」「コスト削減」のパートナーになるシステムを選定してください!

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です

 

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経費精算システム「楽楽精算」導入事例

● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。

セブンリッチ会計事務所