OCR(領収書読み取り)機能で経費精算が楽になるのか試してみた

スマホで撮影したものでOK!進む領収書の電子保存

経費精算の際に必要な「領収書」。

以前は、経費精算が終わっても長期間原本を保管する必要があり、領収書の管理が大変でした。
しかし、電子帳簿保存法が2005年に改正され、領収書やレシートといった紙の書類をスキャンし、電子保存することが可能になりました。更に2016年の改正によって、領収書読み取りに関する要件が緩和され、以前は原稿台と一体となっているコピー機などのスキャナで電子化されたデータのみ認められていたものが、スマホでの撮影によるデータでも認められるようになりました。電子保存には、領収書に対し決められた期間にタイムスタンプが付与されていることなどの保存要件が決められています。

※2016年の電子帳簿保存法改正の必要な要件については以下で詳しく解説しています。
経理プラス:電子帳簿保存法のスキャナ保存要件となるタイムスタンプとは?

電子帳簿保存法に対応することで、経理担当者にとっては、領収書の原本を電子保管できるというメリットがあります。しかし、申請者にとっては「経費精算の手間は変わらない」「スキャンするのが面倒」といった反応が多いかもしれません。実際になかなか他の部門の理解が得られず、電子帳簿保存法の導入が進まないという経理担当者の声も聞かれます。

そんな中、最近の経費精算システムでは「OCR(領収書読み取り)機能」を搭載したサービスが増え、自動で領収書の文字を認識し、データ化をしてくれるものが登場しています。このOCR機能は、経費精算業務の効率化に大きく貢献するだけでなく、電子帳簿保存法の導入を支援してくれる機能でもあります。

 

OCR機能とは 経費精算の何が変わる?

「OCR」とは「Optical Character Recognition/Reader」の頭文字をとったもので、日本語では「光学的文字認識」と訳されます。これは、手書きや印刷された文字を読み取り、デジタルの文字コードに変換する技術を指します。

このOCR機能が搭載された経費精算システムを活用すると、撮影した領収書やレシートに記載されている金額や取引先などの情報を読み取り、データ化して、経費精算の申請に必要な情報として利用することができます。手入力の手間を大幅に削減し、経費精算の効率化を実現できる機能です。

しかし、「本当にスマホで撮影しただけで大丈夫?」「どのくらい経費精算の手間が省けるの?」と考える方もいらっしゃることと思います。そこで、実際にOCR機能を搭載した経費精算システムを使い、どのくらい経費精算が効率化できるのかを試してみたいと思います。

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

OCR機能で領収書を撮影して経費精算を試してみた

今回は株式会社ラクスが提供している経費精算システム「楽楽精算」を使って、OCR機能による経費精算のフローをみていきます。(※2018年6月時点の仕様です)

1.領収書を撮影

経費精算をしたい領収書を、スマホにインストールした「楽楽精算」専用アプリで撮影します。
専用アプリで撮影した時点で領収書にタイムスタンプが付与されます。

撮影

2.領収書の登録

撮影が完了すると、OCR機能により読み取られた「取引先」「取引日」「金額」が表示されます。
内容に問題が無ければ「登録する」を押します。
万が一読み取り内容に誤りがあった場合はその場で修正することが可能です。

撮影結果

3.「楽楽精算」の精算画面で登録内容を確認

登録が完了すると、「楽楽精算」の画面右上にある、「領収書/請求書」というメニューの中にスマホで撮影した領収書のデータが保存されます。

楽楽精算ホーム

登録された領収書の一覧が出てくるので、ここから撮影した領収書の画像が正しく登録されているかを簡単に確認する事ができます。

領収書登録画面

領収書プレビュー

4.取り込んだデータを使って経費精算を行う

「領収書/請求書」の中にデータが登録されていることが確認できたら、このデータを使って、経費精算をします。
経費精算の画面右上の「領収書/請求書」をクリックすると、登録されている領収書データの一覧が出てきます。

経費精算画面

領収書/請求書の一覧から、先ほど撮影した精算したい領収書のデータを選択します。

経費精算時の領収書選択

領収書のデータを選択すると、自動で「日付」「金額」が入力されます。あとは訪問先や利用理由、備考など必要事項を入力し、申請すれば経費精算は完了です。

反映完了画面

上記のOCR機能を使った領収書撮影から「楽楽精算」への登録のフローについては、動画説明もありますので、ぜひ参考にご覧ください。

 


 

OCR機能を使った経費精算を試して分かったこと

OCR機能を使って経費精算を行ってみて実感したメリットを、申請者・経理担当者の立場で当てはめてみました。

申請者:もらった領収書をその場で撮影、経費精算の時間が大幅削減!

電子帳簿保存法では、コピー機でのスキャンによる電子化を、取引を行った日の3日以内に行う必要があります。そのため、取引をしてすぐ領収書をスキャンしなければなりませんが、外出が続くとなかなかコピー機でのスキャンができなかったり、土日祝日を挟むと間に合わないというリスクがあります。

しかし、このOCR機能によって、領収書やレシートを受け取ったその日にスマホで撮影をしておけば、外出先でも領収書の電子化が可能になります。後日読み取ったデータを使って経費精算を行う際には、読み取られた項目が自動で入力されているので、内容を確認して申請をするだけで済みます。領収書の内容を見て経費精算書に転記していた手間が大幅に削減されるため、毎月経費精算にかかっていた時間をぐっと減らすことができます。

経理担当者:電子帳簿保存法に対応 要件を満たした領収書の電子保管が楽に

電子帳簿保存法に対応しているので、領収書の電子保管が今以上に運用しやすくなると考えられます。

電子帳簿保存法に則った領収書の電子保管を目指していても、タイムスタンプが期間内に押されていないなど、要件を満たしていない領収書は原本保管が必要であるため、完全に原本保管を廃止するのは難しいのが現実です。実際の運用でも、外出が多い営業担当者などにスキャンをお願いしたり、要件に満たなかったものは原本送付が必要になったりと、かえって手間がかかってしまうこともあります。

OCR機能によってスマホ撮影のハードルを大幅に下げることができる為、タイムスタンプが期限内に付与されていない等、要件にあわない領収書データが発生するリスクを軽減できます。

 

今回試した経費精算システム「楽楽精算」について

今回は株式会社ラクスが提供している経費精算システム「楽楽精算」のOCR機能を試してみました。
「楽楽精算」にはOCR機能の他にも、交通系ICカードから読み取った利用履歴で交通費精算を行うことができる機能や、自動仕訳機能、会計システムへの連携機能など、経理業務を効率化させる機能を搭載しています。

また、クラウド型のシステムのため、交通料金の改定や消費税の改正などの更新にも対応しており、自社内でのメンテナンスは不要です。随時バージョンアップが行われ、経理業務に関わる全ての社員にとって使いやすい経費精算システムとして、4,000社以上の企業に利用されています。
経費精算システム「楽楽精算」製品ページ

 

まとめ

OCR機能を搭載した経費精算システムを利用することにより、スマホで撮影するだけで電子帳簿保存法に対応した領収書の電子データ化が実現できます。さらに撮影データから必要項目を自動入力することで経費精算の時間を大幅に削減でき、申請者、経理担当者の双方に大きなメリットがあります。
経費精算業務の効率化のため経費精算システムを検討する際には、ぜひ電子帳簿保存法に対応しているか確認してみましょう。

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経費精算システム「楽楽精算」導入事例

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