税率の違う領収書も自動読取り!軽減税率で複雑化した経費精算をラクに!

令和元年10月の消費税増税と同時に、軽減税率制度が導入され、品目によって消費税が10%のものと、8%のものが混在することになりました。この軽減税率の導入により、経費精算業務の面倒な手間が格段に増える事となりました。
ただでさえ細かい確認や煩雑な処理が多い経費精算業務の手間が増えた今、それらをどう解決すべきなのか、その手段をご紹介します。
 

軽減税率とは 経費精算業務への影響は?

軽減税率とは

軽減税率とは、消費税増税に伴い一部の商品について税率を標準よりも低く課す制度です。海外では既に導入している国もある制度ですが、日本では2019年10月1日の消費税増税のタイミングで初めて導入され、一部商品には増税後の税率10%ではなく、これまでと同じ8%が適用されることとなりました。軽減税率の対象となる一部商品は飲食料品や新聞で、飲食料品については「外食」と「酒類」は対象外、新聞も定期契約していないものについては対象外になるなどの制約があります。

軽減税率の導入で増えた経費精算業務の手間

例えば、社内のレクリエーションでお酒とおつまみを購入した場合、お酒に対しては10%の消費税、おつまみに対しては8%の消費税が課せられ、一枚の領収書に10%の標準税率と8%の軽減税率という複数の税率が存在することになりました。
それらを購入した社員が経費精算をする場合、その領収書の商品の項目と税率をひとつずつ確認しながら申請書に転記し、経理担当者も記載にミスは無いか、対象商品は本当に軽減税率の対象なのかを領収書と照らし合わせながら確認しなければならず、確認作業が増える事になります。これまでは一括りに処理出来ていたものが、今後は税率ごとに分けて処理しなければいけなくなるのです。
これらの煩雑さを解消するためには、どうすればよいでしょうか。
そこで、軽減税率導入による手間を削減する手段として有効なのが領収書に記載されている内容の自動読み取りができるOCR技術をもったシステムです。

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

OCR(領収書読み取り)機能の活用で、軽減税率に対応

経費精算を楽にするOCR機能とは? どう便利になるのか

「OCR」とは、「光学的文字認識」の略で、印字された文字や手書きの文字を読み取る技術です。
このOCR技術を搭載した経費精算システムを活用すれば、スマートフォンのカメラアプリで領収書を撮影するたけで、レシートや領収書の文字を読み取り、そのまま経費精算に使用できるデータとして利用することが出来ます。

OCR技術を搭載した経費精算システムで精算業務を効率化

OCR技術を搭載した経費精算システムの一つに、株式会社ラクスが提供する経費精算システム「楽楽精算」があります。
スマートフォンにインストールした「楽楽精算」の専用アプリで領収書やレシートを撮影すると、その文字情報を読み取り、金額、支払先、支払日などがデータ化され、そのまま精算申請に使うことができます。
一枚の領収書に税率の異なる商品が混在している場合でも、「楽楽精算」のOCR機能は軽減税率に対応しているため、税率に応じた2種類の合計金額を登録できるようになっています。


▲「楽楽精算」OCR機能の使用イメージ

この「楽楽精算」のOCR機能により、申請者は自分で消費税率8%の金額と10%の金額を分けて入力する必要がなくなり手間を削減できます。さらに日付、支払先などの転記ミスも無くなるため、経理担当者も安心してチェックすることができます。

このように、経費精算システムを活用することで、軽減税率で増えてしまった面倒な手間を解消することができることがわかりました。
それだけでなく経費精算システム「楽楽精算」には経費精算業務全体の負担を軽減するための様々な機能が備わっています。

 

面倒な作業から経理を解放する「楽楽精算」の便利機能

電子帳簿保存法対応システムで、領収書の保管も便利に

OCR機能と併用して活用することで、最大限効果を発揮するのが、領収書の電子データ保存です。
領収書や請求書を電子データで保存する事は、電子帳簿保存法という法律で認められており、法律で定められた要件を守り、税務署に申告する必要があります。そんな便利な領収書や請求書の電子データ保存ですが、電子データで保存する機能のあるシステムの中には、電子帳簿保存法の要件を満たしていないものもあるため、システムの導入には注意が必要です。

「楽楽精算」の場合、領収書を撮影、もしくはスキャンした電子データをシステムの中に保存し、精算処理に利用することができます。また電子帳簿保存法の要件を満たす製品に与えられる「JIIMA認証」も取得しているため安心です。
「JIIMA認証」については詳しくはこちらの記事をご覧ください

経理プラス:目指せ!電子帳簿保存法対応で効率化!成功のカギは「JIIMA認証」

必須項目が空欄?そんなミスも「規定違反チェック機能」で事前にブロック!

いくら領収書のデータを読み取れても、人が処理をしている以上、必須項目の記入漏れや金額の計算ミスなどは起こります。経費精算の細々したミスを指摘する作業は時間的にも精神的にも負担になります。
「楽楽精算」の規定違反チェック機能を使えば、社内のルールをあらかじめ登録することで、申請者が不備のある申請をしようとした際にアラートを出し、修正を促すことが可能です。
例えば、「必須項目が埋まっていない場合はアラートを出す」といったよくあるルールや、「タクシー料金の精算時には、領収書を添付し、備考欄に使用理由を記載する」などといった会社独自のルールまで設定ができ、その要件を満たしていない、不備のある申請は承認者の元に届く前に事前にブロックすることが可能です。

 

まとめ

軽減税率の導入により、経費精算業務の手間は増しました。
しかし、経費精算システム「楽楽精算」のOCR機能を活用すれば、領収書を撮影するだけで異なる税率の合計金額を登録できる上に、そのまま申請に使えるデータとして保存できるため、手間もミスも減らすことが可能となります。
システムを活用した業務の効率化は現在多くの企業が取り組んでおり、政府も働き方改革の一環としてペーパーレス化やクラウドシステムの活用を推進しています。
経費精算業務の手間にお悩み方は、システムによる効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

経理プラス:【経理ニュース速報】経費精算の紙領収書、保存不要へ! 政府・与党が2020年4月から実施目指す

 

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経費精算システム「楽楽精算」

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経理プラス編集部

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