紙文化から卒業!経理部門のペーパーレス化への道

経理部門では、経費精算書や領収書、請求書など、様々な場面で“紙”を使って業務を行っています。近年、経理部門の「ペーパーレス化」の動きが進んでいますが、「いつかはペーパーレス化したい…」と漠然と考えてはいても、具体的にどのように進めればよいのか分からない方もいるのではないでしょうか。
ここでは、経理部門のペーパーレス化を目指す方のために、改めてペーパーレス化のメリットを確認しながら、ペーパーレス化の進め方のポイントを解説します。

 

なぜペーパーレス化が必要なのか ペーパーレス化のメリット

まず、経理部門のペーパーレス化を実現することで得られるメリットとして、ここでは代表的なものをあげてみます。

印刷費と手間の削減

ペーパーレス化により、紙や印刷にかかるコストと作業時間が大幅に削減できます。印刷代は1枚単位では小さい金額ではありますが「塵も積もれば山となる」というように、全社的に見ると多額の費用がかかります。元々印刷にかかっていたコストを削減できれば、削減した費用を違う予算に充てることができます。また紙の場合、複数人が関わる業務ではその紙を受け渡す回覧や郵送などの物理的な時間がかかることが多いです。この小さい手間や時間を省くことで、本来注力すべき予算の見直しや財務状況の分析などの業務に多くの時間を使えるようになります。

紙の保管場所が不要になり、管理が楽に

紙で経費精算などを行っている企業の多くは精算書や領収書をファイリングして、決まった棚に保管する運用だと思いますが、ペーパーレス化ができればファイリングの作業や書類の保管場所が不要になります。また、過去の書類を確認したい場合に、紙での運用ではファイルをパラパラとめくって探すことになりますが、必要書類を電子保存しておけば、検索機能を使って参照したい書類を瞬時に確認することができ、書類管理が楽になります。

経理部門で出来るペーパーレスの方法4選

改めてペーパーレス化のメリットを確認したところで、ここからは実際に経理部門でできるペーパーレス化の方法はどのようなものがあるのか、手軽にできるものから順番に4つの方法をご紹介します。

1.法人税をe-Taxで支払う

通常は税務署などから申告書と共に納付書が送られてきて、納付書に該当の法人税額を記載し、税務署に行って手続きを行います。しかし、e-Taxを使えばインターネット上で法人税を納税することができるので、申告書や添付書類などの紙が不要になります。また、直接税務署に行かなくとも納税ができるようになります。
このe-Taxですが、2020年4月からは電子申告が義務化されます。いずれにせよ電子化対応が必要になりますので早いうちに準備を進めておきましょう。必要な準備については下記の記事にて解説していますので、参考にご覧ください。

経理プラス:2020年から電子申告が義務化!概要と必要な準備を整理しよう

2.請求書や納品書をWEB発行に切り替える

取引先が多ければ多いほど請求書や納品書は増え、印刷費や封入・郵送の手間が発生することになりますが、WEB上で発行できるシステムを利用すれば、発行先をシステムに登録するだけで、請求書を一括で送付でき、請求書発行にかかる手間がすべて0になります。

経理プラス:電子領収書で印紙代と業務コストを削減!電子発行のすすめ

3.経費精算の紙運用をやめてシステム化する

経費精算を紙出力で行っている場合、申請から承認までの間で、精算書や仕訳帳といった紙が発生します。経費精算作業をシステム化すれば、精算フローの中で起こるやり取りを、すべてシステム上で行えるようになります。また、紙の運用では申請内容に不備があると、精算書を再提出してもらうことになりますが、システム上であれば簡単に修正できるようになったりと経費精算業務をスピーディーに進めることができるようになります。

経理プラス:経費精算IT化のメリットとは?おすすめシステム・アプリも紹介

4.電子帳簿保存法に対応し、書類を電子保存する

電子帳簿保存法とは1998年に制定されたもので国税関係帳簿について所定の要件に合った形であれば、電子保存が可能になるという法律です。2019年度の税制改正で電子帳簿保存法の申請以前の書類も遡って電子保存ができるようになるなど、電子保存に必要な規定は年々緩和される傾向にあります。それに伴い電子保存化に取り組む企業も増えています。

電子保存を行うには別途手続きが必要になりますが、電子帳簿保存法に対応することで帳簿や領収書、契約書など経理部門の様々な書類を電子データで保存できるようになるため、印刷コストや各書類を印刷してファイリングするといった作業が無くなり、大幅な業務改善が見込めます。電子帳簿保存法の詳細については以下の記事で説明していますので参考にご覧ください。

経理プラス:電子帳簿保存法とは?~保存できる書類と手続き方法~

 

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

経理のペーパーレス化をサポートする製品・サービス

ペーパーレス化の方法をご紹介しましたが、「そんな簡単に従来のやり方を変えられない!」というのが本音でしょう。確かに、経費精算や請求書発行のやり方を変えるには、抜本的なフロー改善が必要になり、フロー改善をどこから行えばよいか、業務改善の進め方のイメージがしづらいと思います。そこで、ここからはペーパーレス化を支援してくれる製品を簡単にご紹介します。

経費精算システム「楽楽精算」

「楽楽精算」は申請から承認までをシステム上で行うことができるサービスです。クラウド型の経費精算システムのため、インターネット環境があればパソコンやスマートフォンから申請・承認が可能で、紙の精算書を回覧するといった手間がかかりません。システム上でどこまで承認作業が進んでいるか随時確認できたり、申請後の差し戻しを減らすために申請内容の不備や領収書の添付が漏れている場合は事前に警告文を出すようなチェック機能があるため、経理担当者の負荷が軽減されます。
また、電子帳簿保存法に対応しており、精算時にスキャンした領収書データを申請データに添付できるため、内容のチェックや領収書の管理が楽になります。専用アプリで領収書を撮影すれば、出先で撮影した領収書データも電子帳簿保存法に対応した形で電子保存が可能です。
数ある経費精算システムの中でも、画面を柔軟にカスタマイズできるのが特徴で、項目名やレイアウトを自由に編集して今まで使っていた精算書のレイアウトを再現できます。紙運用からの移行もスムーズに行えるので、経費精算のペーパーレス化に取り組むにはおすすめのシステムです。
国内導入社数No.1 経費精算システム「楽楽精算」製品ページ

WEB帳票発行システム「楽楽明細」

「楽楽明細」は請求書や納品書などの帳票をWEBで発行できるシステムです。システム上に発行先と帳票データをアップロードするだけで、システム上やメールで取引先に帳票を届けることができるため、従来の印刷・封入・郵送という手間と時間を大幅に削減することが可能です。また昨今の郵便局の集荷サービス廃止をはじめとした人手不足による各種配送サービスの縮小による影響を心配する必要もなくなります。
WEB帳票発行システム「楽楽明細」製品ページ

 

まとめ

様々なペーパーレス化の方法を紹介しましたが、まずは手軽なものから取り入れてみることがポイントです。この機会に、自社の経理業務を洗い出し、紙でなくてもできる作業は無いか、無駄な手間と時間がかかっている業務が無いか考えてみることで、経理部門の業務全体を見直すことができ、会社全体の業務効率化にも繋がるでしょう。
また、後半にご紹介したような経費精算システムや領収書発行システムの導入を検討され、問合せる際には、ぜひペーパーレス化をはじめとする業務課題を相談してみましょう。システムの提供会社は多くの解決策を持っています。業務課題の解決に向けサポートしてくれるはずですので、ぜひ一度相談してみてください。

 

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経費精算システム「楽楽精算」

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