コロナ禍で変化する経費精算フロー。精算業務の新日常はどうなる?

コロナ禍で変化する経費精算フロー。精算業務の新日常はどうなる?

今般、感染が拡大している新型コロナウイルス感染症でお亡くなりになられた方々に、心よりお悔やみ申し上げますとともに、影響を受けられた皆さまに心よりお見舞いを申し上げます。

2020年2月以降、新型コロナウイルス感染症の影響を受け、私たちは働き方の変化を迫られました。在宅勤務・テレワークの導入により、出社の機会が減り、テレワークにより業務への取り組みに変化があった方も多いことでしょう。この記事では、その中でも経費精算業務のフローの変化について取り上げ、withコロナ時代の新しい精算業務のあり方を考えます。

コロナ禍で精算量は減少するも経費精算システムの需要は高い

まず、経理プラスが行った読者へのアンケートから、経費精算業務がどのように変化したか見ていきたいと思います。

まずテレワークの導入状況についてです。
今回行った調査では以下の結果が出ました。

(図1) 設問「新型コロナウイルス感染拡大後のあなたの会社・あなたの会社のバックオフィス部門でのリモートワーク導入状況を教えて下さい。(n=318)」 の回答

回答者が所属する企業の内、73.0%がテレワークを導入したという結果でした。
一方でバックオフィス部門でテレワークを導入したかという質問には、67.3%と全体に対し5.7ポイント減少しました。

バックオフィス部門では、書類の受け取りや発送など出社しなくては対応できない業務があり、会社としてはテレワークを取り入れているもののバックオフィス部門は出社しなければならない状況があるようです。

また、精算量の変化に関する問いに対しては、全体に減少傾向にありました。

(図2) 設問「新型コロナウイルス感染拡大【前後】でのあなたの会社での【交通費精算】の件数はどのくらいでしたか。(月間の件数をお答えください)(n=318)」 の回答

不要不急の外出・他県への移動が制限され、出張や取引先への移動などが減ったため、精算量自体が減っていました。

しかし、今後導入を検討するシステムを質問したところ、1位は「経費精算システム」となっており、依然として高い需要があることが伺えます。

(図3) 設問「新型コロナウイルス感染拡大後に、導入を考えていたサービスがあれば教えて下さい(いくつでも)(n=318)」 の回答

経費精算システムを導入したい理由を聞いたところ、
「業務工数の削減・効率化」を理由とするコロナ以前から聞かれた意見が多かった中、

在宅勤務でも精算可能な環境を整備しコロナの第二波が起きた場合に備えたい

といったコロナ禍で生じた需要も多く見られました。

経費精算業務のフロー変化は

また、アンケートの中で「経費精算フローで変化したこと」を質問してみたところ、多くの読者から共通した声が聞かれました。

最も多かったのは、

紙での提出ではなく、メールでの提出を許可した
申請内容のチェックがメール可能になった。原本ではなくメール送付可能とした

といった「原本提出の一時中止」や「申請手順の電子化」といった回答。

一時的に紙原本の提出を求めず、メールでのデータ送付のみで承認できるようにフローを変えたという読者の方が多くありました。
テレワークの導入にあたって、紙の存在は大きなハードルとなりますので、コロナを機にペーパーレス化の流れが進みそうです。

しかしながら、電子帳簿保存法に対応していない場合、紙原本の保管は必要なので、在宅勤務中は各自で保管しておき、出社できる状況になってからまとめて経理に提出するというところが多かったようです。
このことから、さらに踏み込んで、

申請が紙ベースからデータとなり、電子帳簿保存法への対応の検討の必要が出てきた

という電子帳簿保存法への対応意向の高まりも多く見られました。

また、

小口現金を廃止し、銀行振込とした

といった声も聞かれ、紙や現金などの物理的な受け渡しが必要となる業務フローの廃止がコロナ禍の経費精算の変化と言えそうです。

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※ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

どう変わる?withコロナ時代の経費精算

withコロナの時代にはテレワーク・在宅勤務は定着していくことが予想されますが、その中で経費精算業務はどのように変化していくのか、業務フローはどうあるべきなのかを、先に紹介したアンケートの結果から考えていきたいと思います。

在宅勤務への対応には“「紙」と「ハンコ」と「現金」の廃止“は欠かせないということがアンケートの結果から見えてきました。実際の業務フローに沿って考えてみます。

例えば、

請求書や領収書を紙で回覧していたがこれらをメールに添付して承認者の確認を取るフローに変更した

といった具合です。
在宅勤務では、物理的に紙を渡すこと、ハンコを押して回覧することは難しく、当然このフローもオンラインで行うことになります。

メールで回覧を行うことで在宅勤務でも経費精算が可能になりますが、逆にメールになることで発生する問題点はないのでしょうか。

例えば、

  • 承認の証跡を辿りにくく、正しく承認者の確認を得たのかがわかりにくい
  • 大量のメールが承認者に集まり、メールが埋もれ、確認の抜け漏れが発生する
  • フローを飛ばしてしまったとしても押印等がないため気づきにくい

急な対応が必要になったコロナ禍では、メールでの経費精算フローへの切り替えはすぐに始められる有効な手段だと思いますが、今後継続的にこのリスクを負い続けるのは経理担当者にとって大きな負担になっていくと考えられます。

Withコロナ時代の経費精算

リモート環境でもリスクなく経費精算を行うには、クラウド型の経費精算システムを利用してシステム上でフローを回すことが望ましいでしょう。アンケートで経費精算システムの需要が高かったのもこうした背景があるように思われます。

さて、具体的にシステム化することでメリットがあるのでしょうか。

株式会社ラクスの提供するクラウド型経費精算システム「楽楽精算」は、システム上で申請~承認~経理処理が完結させることができます。
組織に応じて柔軟な承認フローを組むことができ、正しい承認ルートを通した上で、証跡を残すことができるため、上記したメールでのフローのリスクはクリアすることができます。
クラウド型ですので各従業員の自宅から各自のデバイスで精算業務が可能です。

提供元である株式会社ラクスは、実際に急なテレワーク対応となった際も、「楽楽精算」を使った運用で従業員の出社を最低限に留めて経費精算のフローを運用することができました。

参考:【インタビュー】緊急事態宣言当日からテレワークに対応!ラクス経理のテレワーク運用方法とは

加えて、「楽楽精算」にはテレワーク下に限らず業務を効率化する機能が多くあります。
テレワーク下に更に利便性を実感できる機能を紹介します。

規定違反チェック機能

「楽楽精算」には社内の精算規定に違反する申請を防ぐ規定違反チェック機能があり、事前に差し戻しを防ぐことができます。オフィスでは気軽に聞ける質問や指摘でも、テレワーク下ではコミュニケーションコストが大きくなるので、事前に手間を省くことができるこの機能は重宝することでしょう。申請者にとっては申請ルールを質問する工数を減らすことができ、承認者にとっては差し戻しの指摘を入れる工数が削減できます。

>>経費精算システム「楽楽精算」の規定違反チェック機能の詳細はこちら

会計ソフト連携、FBデータ作成

「楽楽精算」は、申請データを基にして、会計ソフトに入力するデータ・振込用のFBデータの作成が簡単に行えます。経理担当者の手入力の手間を大幅に削減することができる機能です。
先に触れたように、テレワーク下では現金手渡しができないため、従業員一人一人への振込が発生します。これまで小口現金を手渡ししていた会社が振込の運用をシステムなしで行うと、振込業務の負担が増してしまいます。しかし、「楽楽精算」を使えば振込用のFBデータをインターネットバンキングに登録するだけで一気に振り込みが行えるため、この工数を大幅に削減することができるのです。

>>経費精算システム「楽楽精算」の会計ソフト連携機能の詳細はこちら

まとめ

Withコロナ時代の働き方において、業務フローのクラウドシステム化は今後ますます進んでいくことでしょう。経費精算業務も例に漏れず変化が求められますが、システム化によって、テレワークを主とする企業もオフィスワークに戻る企業も、どちらも恩恵が受けられるはずです。現状の業務フローを見直し、より良いフローを取れないか、業務を見直す機会になればと思います。
また、テレワーク未導入の企業でも、今後の柔軟な対応を取るための選択肢としてシステム化を一考してみてはいかがでしょうか。

>>経費精算のペーパーレス化、電子帳簿保存法対応を検討しているなら、国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

※ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

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経理プラス編集部

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