アフターコロナ、経理の働き方はどう変わる?読者に緊急調査!

アフターコロナ、経理の働き方はどう変わる?読者に緊急調査!

新型コロナウイルス感染症でお亡くなりになられた方々に、心よりお悔やみ申し上げますとともに、影響を受けられた皆さまに心よりお見舞いを申し上げます。

新型コロナウイルス感染拡大に伴い、私たちの働き方は大きく変化しました。テレワークが導入され、働き方に対する考えが変わった人も多いのではないでしょうか。
今回は、「経理プラス」読者の皆様を対象に実施した、経理部門の働き方の変化に関するアンケート調査の結果と、バックオフィスの働き方改革についてご紹介します。
アンケートにご協力くださった「経理プラス」読者の皆様、誠にありがとうございました。

調査概要

調査方法: インターネットアンケート
調査期間: 2020年6月5日~16日
対象者 : 「経理プラス」メールマガジン会員、通知購読者、SNSフォロワー
回答数 : 318名

経理担当者が急ぐシステム導入

緊急事態宣言発令に伴い、急遽テレワークの導入が強く推進されましたが、経理をはじめとするバックオフィス部門は紙業務が多く、出社せざるを得なかったという企業は多いのではないでしょうか。今回行ったアンケート調査ではバックオフィス部門の方々は実に約90%以上の方が週に1日以上出社を余儀なくされており、これは企業全体の割合よりも10%近く高いという結果がでていました。その実態から、業務で紙の処理が多いバックオフィス部門では特に、ペーパーレス化が可能なシステム導入を改めて検討したいという方が急増しています。

(図1) 設問「新型コロナウイルス感染拡大後のあなたの会社・あなたの会社のバックオフィス部門でのリモートワーク導入状況を教えて下さい。(n=318)」の回答

経理担当者が導入を検討しているシステムの変化

そもそも近年働き方改革が推進されており、業務効率化システムの導入を検討する企業は年々右肩上がりに増えていました。そんな中発生した今回の新型コロナウイルス感染拡大に伴うテレワークの急速な普及により、経理担当者が導入したいシステムに変化はあったのでしょうか。アンケート結果をみてみましょう。

(図2) 設問「法人向けバックオフィス業務改善サービスについて、あなたの会社で既に導入しているものを教えて下さい(複数回答可) (n=318) 」と「新型コロナウイルス感染拡大【前後】に、導入を考えていたサービスがあれば教えて下さい( 複数回答可 ) (n=318) 」の回答

まず、新型コロナウイルス発生後に検討度が下がっているのは「勤怠管理システム」「会計ソフト」です。
一方、コロナ前後で変わらず、一番導入検討割合が高いのは「交通費・経費精算システム」でした。さらに、コロナ後に検討する人が増えているものは「請求書発行システム」「ワークフローシステム」であることがわかりました。
このような新型コロナウイルス発生前後に検討されるシステムの傾向が変わっているのはなぜなのでしょうか。

なぜ検討するシステムに変化が生じたのか

コロナ発生後に検討度が下がったシステム

  • 「会計システム」      …企業導入率81.1%
  • 「勤怠管理システム」    …企業導入率57.9%

コロナ発生前は検討度が高く、発生後に検討度が下がった「会計ソフト」「勤怠管理システム」ですが、これらのシステムは他のシステムに比べてすでに企業での導入率が高い傾向がありました。そのため、業務を効率化するために、新たなシステムを導入したいというよりは、システムの利便性を上げるためにシステム変更を検討していた割合が高いことが想像されます。

コロナ発生後も検討割合が高い、検討度が上がったシステム

  • 「交通費・経費精算システム」…企業導入率42.1%
  • 「請求書発行システム」   …企業導入率17.0%
  • 「ワークフローシステム」  …企業導入率30.5%

一方、コロナ後も検討割合が高い「交通費・経費精算システム」、コロナ後に検討度が上がった「請求書発行システム」「ワークフローシステム」に共通することは、企業のシステム導入率が50%未満で、さらに従来通りの業務フローでは、出社をしないと対応できない部分がある業務であるということです。
緊急事態宣言中のテレワーク時に経費精算は“請求書を受け取るため”に、請求書発行は“請求書を印刷・封緘・発送するため”に、出社を余儀なくされた経理担当者は多かったのではないでしょうか。またワークフローシステムは、承認を得るための書類の回覧などを出社せずに行いたいという背景から検討されていると考えられます。

先日のアンケートではコロナ禍における外出自粛や休業要請に伴い、経費精算の数が減った企業が多いという結果が出ました。しかし、今後のコロナ第2波への懸念や、政府が引き続きテレワークという働き方を強く推奨していることもあり、これらの業務を自宅からでも対応できるようにしたいと、システム化の検討を急ぐ企業が増えています。

企業の重要情報を扱うことが多い経理部門だからこそ、業務フローの見直しを含めた、安全な業務改善が必要とされてきています。

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今経理が抱えている経費精算の悩みとは

先述の通り、調査結果から企業全体の働き方が変わったことで経費精算の件数は減ったものの、経費精算システムの導入検討割合は変わっていないことが分かりました。
一見件数が減ったことで作業負担が減ったように見えますが、経費精算の悩みに変化はあったのでしょうか。

コロナ前の経費精算の課題

  • 精算業務に時間がかかること
  • 手作業(手書き、エクセル打ち込み)があるため、面倒

コロナ発生前に抱えていた経費精算に関する課題の回答が多かった上位は上記2つでした。これらは何年も経理が抱え続けている課題といっても過言ではないでしょう。

精算業務に時間がかかる

精算業務は、申請者・承認者・経理担当者と関係者が多く、決してミスが許されないのでチェックとその差し戻しや修正に時間がかかってしまいます。また、紙での承認フローをとっている企業では、承認者が出社していないなど、回覧するだけで物理的な時間がかかっている場合も多くあります。

手作業(手書き、エクセル打ち込み)があるため、面倒

紙での業務は手作業が多く、余計な時間がかかる上に、ミスが発生するリスクも高いです。それを防止するために2重の確認作業が発生しているケースが多く、さらに面倒が増えています。

コロナ後に変化した課題はあるのか

  • 精算業務に時間がかかること
  • 手作業(手書き、エクセル打ち込み)があるため、面倒
  • 外出先で精算業務を行うことができない

精算数の減少により悩みの度合いは下がるも、コロナ前後で共通して回答が多かった悩みは、変わらず「精算業務に時間がかかること」「手作業(手書き、エクセル打ち込み)があるため、面倒」でした。
コロナ発生後に一番大きな変化があったのは、「外出先で精算業務を行うことができない」という課題の回答数が増えたことです。特にコロナ禍にてテレワークの導入率が大きく上がった首都圏、名古屋エリアではこの割合が急激にあがっています。 
コロナ発生前は全国的にバックオフィス部門で1日でもテレワークを導入している企業は14%であったのに対し、コロナ流行後は67%と約4.8倍となりました。

(図3) 設問「新型コロナウイルス感染拡大【前後】のあなたの会社のバックオフィス部門でのリモートワーク導入状況を教えて下さい。(n=318)」の回答

テレワークの導入にあたっては、どんな業務でも大なり小なり業務フローの変更が必要になります。社内では紙で確認できていたことが、確認や承認の証左がオンラインでも確実にとれるようにしなければなりません。また、各担当者の業務負担についても共有ができるよう、コミュニケーションの方法を検討しなければいけません。
経理が今まで抱え続けていた課題は、コロナの影響や、テレワークの普及によりさらに深まり、新たな業務課題も顕在化しました。

経理プラス:【インタビュー】緊急事態宣言当日からテレワークに対応!ラクスの経理業務の運用方法とは

経理担当者を救うシステム活用

経理が今抱える経費精算の課題が浮き彫りになりましたが、これらの課題は経理担当者の努力と工夫で解決しなければいけないものではなく、システムにより簡単に解決することができます。いったいシステムをどのように利用すれば経理担当者は救われるのでしょうか。

ペーパーレス化でオンラインで経費精算が完了!

一般的に経費精算のフローは、紙やExcelに社内ルールで決められた必要情報を記載し、領収書の原本を添付の上、承認者に紙の状態のまま回覧をするという方法です。
取引先への支払い手続きについては、事前に承認された稟議の内容を紙で印刷したものを、請求書の原本と合わせて経理に提出し、経理担当者は紙の請求書を見ながら目視でチェックし、支払手続きをしなければいけません。

しかしこれはシステムで全てオンライン化することができます。
例えばクラウド型の経費精算システムである「楽楽精算」を使えば、システムに申請内容を入力し、システム上で承認者のチェック、経理担当者への提出を行うことができます。さらに申請とともに提出する領収書についてはスマートフォンのカメラで撮影、紙の請求書はスキャナーでPDFデータにして、申請データに添付することが可能なため、紛失リスクも削減します。
さらに承認されたデータは、ボタン一つで会計ソフトへの連携用CSVファイルや全銀フォーマット対応の振込データ(FBデータ)にすることが可能で、面倒な手作業もグッと減らすことができます。

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請求書発行の手作業を削減!

手作業の業務でいまだに多くの経理担当者を苦しめているのが、請求書の発送作業です。日本企業ではいまだに、取引先へ送る請求書や納品書などの帳票類を紙で印刷し、押印した上で、封入、発送作業をしている企業が多く存在します。
しかし、今回のコロナ発生により、取引先がテレワークを導入しているケースも多く、請求書などはデータで送ってほしいという需要が増えてきています。紙の請求書を1つ1つPDFデータ化し、メールで添付するという作業が必要となり、通常よりも手間がかかっているという企業も少なくありません。

この悩みは、WEB帳票発行システムによって一気に解決することが可能です。WEB帳票発行システム「楽楽明細」を利用すれば、販売管理システム等から抽出した請求データを「楽楽明細」に取り込むだけで、WEB上で請求書が発行できます。受け取り側の取引先は企業ごとに発行される専用画面から、必要な帳票のみをダウンロードできるように設定することが可能です。
また請求書以外にも、給与明細や報告レポートなど多くの宛先に送る書類なども対応することが可能です。大量の紙の郵送物にお悩みの場合は、一度システム化を検討してみてはいかがでしょうか。

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まとめ

今回のアンケート調査から新型コロナウイルス感染拡大に伴い、企業の働き方が変わる中で、経理現場の課題やシステムの検討傾向にも変化が起こっていることがわかりました。 コロナ収束後もこの新しい働き方が当たり前になっていく可能性が高いです。この機会に経理業務のシステム化に取り組むことで業務を効率化して、今まで抱えていた課題をしっかりと解決していきましょう。

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※ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

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