電子帳簿保存法の対応ソフトとは?書類別のおすすめシステムを解説

新型コロナウイルス感染症の流行により急速にテレワークが進みました。ただ、それでも経理業務は急に進んだテレワークに対応できず、紙の書類を処理するために出勤を続けざるを得ないというニュースが流れ社会問題化しました。政府主導で書類への押印をなくし業務の効率化とペーパーレス化を進めていこうという目標のもと、デジタル庁の発足や行政改革大臣を中心に行政書類の脱ハンコ化とオンライン申請化が進められています。
このような脱ハンコとペーパーレス化は税務申告や関連帳簿書類と深く絡んだ内容で、帳簿書類の電子保存がよりスピードアップすると思われます。今回は、帳簿書類の電子保存に関わる電子帳簿保存法と具体的な経理業務の絡みについて説明していきます。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、これまで紙で保存しておかなければならなかった経理帳簿や書類をデータとして保存することを可能にする法律で、データ保存をすることでペーパーレス化を可能にします。帳簿書類を電子保存するためには一定の要件が決められています。ただし、すべての書類を同時に電子化する必要はなく、電子化する帳簿書類を記載する仕組みになっているため、電子保存化をできる部分から進めていくことをお勧めします。

国税関係書類とは

この対象になるのは以下の書類です。

区分
対象書類
帳簿現金出納帳・仕訳日記帳・総勘定元帳・売掛帳・買掛帳・固定資産台帳・賃金台帳
取引関係書類請求書・見積書・領収書・注文書・納品書
決算関係書類貸借対照表・損益計算書・棚卸表

電子データ保存とスキャナ保存

保存形式は電子データ保存とスキャナ保存の2つです。
電子データ保存は会計ソフトや販売管理ソフト、クラウド請求書発行システムなどで、電子帳簿保存法に対応しているシステムを使用している場合であればそのデータを保存することができます。
スキャナ保存はメールや郵送で送られてきた書類を保存するときの保存方法で、紙ベースの書類をスキャナなどで画像データに変換して保存することを指します。保存後にタイムスタンプの付与が必要だったり、手間がかかったりするデメリットがあります。

経理プラス:電子保存法を検討する企業が急増!20年度改正や成功事例を解説

電子データ保存が令和4年1月1日以降義務化

電子帳簿保存法の適用有無にかかわらず、令和4年1月1日以降は、電子メールで受領した請求書などのデータを印刷して紙での保存ができなくなり、電子取引データは電子保存が義務化されます。また保存の際は取引先や取引金額等で検索しやすい状態にしておく必要があります。電子帳簿保存法のルールの変更内容を確認しつつ、社内の経理業務電子化できそうなところから始めていきましょう。

帳簿書類別電子帳簿保存法対応にオススメのシステムとは

では、上の図を参考に、どんなシステムを採用するのがオススメかを見ていきましょう。

領収書等の精算

領収書やクレジットカードや電子マネーでの決済は「経費精算システム」を導入し、領収書の画像データをシステムへアップロードしたり、クレジットカードのWEBサイトとシステムを連携することで自動的に電子帳簿保存法対応の電子保存が可能になります。それにより、上で説明をした請求書等の電子取引と同様に扱うことが可能です。
例えば経費精算システム「楽楽精算」では、領収書をデータ化する際スマホのカメラで撮影し、写真をそのままアップロードすることで領収書の電子保存が完了し、精算金額を集計しネットバンクを通して振り込み手続きの準備まで行うことができます。さらに、できあがった経費のデータは会計ソフトと連動することで面倒な仕訳入力も自動化することができます。

>>電子帳簿保存法対応の機能詳細についてはこちら

請求書発行・送付

紙で請求書等の発行を行う場合には、電子帳簿保存法対応の「販売管理ソフト」や「販売管理システム」を使うことで要件として定められている訂正削除履歴が保存されるデータを作成できます。対応ソフトやシステムを使うことで、データの内容を確認することができれば電子保存は完了です。
メールやWEB上で売上の請求書を電子発行する場合は、電子帳簿保存法対応の「クラウド請求システム」を導入することで、電子帳簿保存法の要件を満たすことができ、同法に対応した電子データを作成することが可能です。
例えば、売上請求書の電子発行には電子請求書発行システム「楽楽明細」がお勧めです。請求内容をPDFやExcel形式でアップロードするだけで、請求書の発行がネット上の操作で行うことができるようになり、WEB上でのダウンロードやメール添付での請求書の送信だけでなく、取引先に合わせて郵送作業もシステム上で指示することが可能です。「楽楽明細」内での請求書発行操作によって、電子帳簿保存の要件を満たすことになるため、それ以外の操作は不要となります。

>>請求書の電子発行を検討の方へ、電子請求書発行システム「楽楽明細」

請求書の受領

紙により仕入等の支払の請求書等を受領した場合には、スキャンしたPDFなどの画像データを保存して、これにタイムスタンプを付与します。ただし、この場合には請求書などの画像データの他に関連した書類やデータの保存も必要になります。後述する領収書等の精算に対応するクラウドシステムを活用することで電子帳簿保存法の要件を満たした電子保存が可能です。
取引先が電子発行した請求書を受領した場合は、タイムスタンプの付与等により、そのまま電子保存することで比較的簡単に保存が可能です。ただし、社内で作業を完了させる場合には後からデータ内での検索を可能にしておくことなどデータのファイリングが必要になります。

会計データ作成

帳簿の電子化は「会計ソフト」や最近多く使われるようになってきた「クラウド会計システム」が電子帳簿保存法の要件(訂正削除の履歴保存等)を満たしている場合が多いです。
例えば出納帳や売上仕入の内容を会計ソフトへ入力をしていくことで訂正削除の履歴付きの仕訳日記帳が作成され、これを集計することで総勘定元帳・貸借対照表・損益計算書が作成されます。電子帳簿保存法対応の会計ソフトを使用することで、これらの帳簿間の関連性も確保されます。各帳簿をPDF保存するのではなく、会計ソフトとその会計データを保存しておくことが必要になります。

まとめ

電子帳簿保存は、これからの脱ハンコからペーパーレス化、生産性向上のための一歩として非常に重要です。ペーパーレス化は環境問題の視点から大変重要であり、生産性向上は日本が今直面している少子高齢化の解決や国際競争力を高めるために必須です。電子帳簿保存法の改正により、事前承認が無くなり、始めるハードルが低くなりました。電子帳簿保存法の法的要件を満たすシステムを探す際にはJIIMA認証という認証を受けたシステムがおすすめです。その上で、低コストで利用できるシステムを使用することでシステム選定の負荷を抑えつつ始めていくことができるでしょう。

経理プラス:目指せ!電子帳簿保存法対応で効率化!成功のカギは「JIIMA認証」

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」汎用

● 著者

須栗 一浩

須栗 一浩

税理士法人エムエスオフィス 代表税理士 平成7年税理士登録・開業。平成27年より税理士法人へ合流。現在に至る。会社税務から個人の確定申告、相続税に至るまで活動範囲は広い。 固くない、いつでも話せる税理士としてクライアントからの信頼は厚い。ファルクラム租税法研究会研究員