電子帳簿保存法の対応ソフトとは?書類別のおすすめシステムを解説

新型コロナウイルスの流行により急速にテレワークが進みました。2020年の初めころにはあまり聞いたことのなかったこの言葉が、10月過ぎには知らない人がいないほど一般的な言葉になっています。ただ、それでも経理業務は急に進んだテレワークに対応できず、紙の書類を処理するために出勤を続けざるを得ないというニュースが流れ社会問題化しました。現政権(2020年11月時点)では書類への押印をなくし業務の効率化とペーパーレス化を進めていこうという目標のもと、デジタル庁の発足や行政改革大臣を中心に行政書類の脱ハンコ化とオンライン申請化が進められています。
このような脱ハンコとペーパーレス化は税務申告や関連帳簿書類と深く絡んだ内容で、帳簿書類の電子保存がよりスピードアップすると思われます。今回は、帳簿書類の電子保存に関わる電子帳簿保存法と具体的な経理業務の絡みについて説明していきます。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、これまで紙で保存しておかなければならなかった経理帳簿や書類をデータとして保存することを可能にする法律で、データ保存をすることでペーパーレス化を可能にします。帳簿書類を電子保存するためには一定の要件が決められています。そして、電子保存化する内容を所定の申請書に記載し、税務署へ提出して認められる必要があります。ただし、すべての書類を同時に電子化する必要はなく、電子化する帳簿書類を記載する仕組みになっているため、電子保存化をできる部分から進めていくことをお勧めします。社内の経理業務の中には、会計ソフトなど既に電子化の準備ができている分野があるので、まずはそこから始めてみましょう。

国税関係書類とは

この対象になるのは以下の書類です。

区分
対象書類
帳簿現金出納帳・仕訳日記帳・総勘定元帳・売掛帳・買掛帳・固定資産台帳・賃金台帳
取引関係書類請求書・見積書・領収書・注文書・納品書
決算関係書類貸借対照表・損益計算書・棚卸表

電子データ保存とスキャナ保存

保存形式は電子データ保存とスキャナ保存の2つです。
電子データ保存は会計ソフトや販売管理ソフト、クラウド請求書発行システムなどで、電子帳簿保存法に対応しているシステムを使用している場合であればそのデータを保存することができます。
スキャナ保存はメールや郵送で送られてきた書類を保存するときの保存方法で、紙ベースの書類をスキャナなどで画像データに変換して保存することを指します。保存後にタイムスタンプの付与が必要だったり、手間がかかったりするデメリットがあります。

経理プラス:電子保存法を検討する企業が急増!20年度改正や成功事例を解説

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● 著者

須栗 一浩

須栗 一浩

税理士法人エムエスオフィス 代表税理士 平成7年税理士登録・開業。平成27年より税理士法人へ合流。現在に至る。会社税務から個人の確定申告、相続税に至るまで活動範囲は広い。 固くない、いつでも話せる税理士としてクライアントからの信頼は厚い。ファルクラム租税法研究会研究員