【インタビュー】経費精算の処理が月8日→4日に半減!全関係者の負担を軽減したWILLER株式会社の取り組みとは

【インタビュー】経費精算の処理が月8日→4日に半減!全関係者の負担を軽減したWILLER株式会社の取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第32弾はWILLER株式会社様です。

WILLER株式会社とは

WILLER株式会社様は1994年設立の企業で、高速バス事業、鉄道事業、MaaS(Mobility as a service) 事業や、日本全国の高速バス、フェリー、タクシー、鉄道、ホテルやそれらを含むツアーが予約・決済でき年間利用者が約405万人(※2019年12月時点)にも上る移動ポータルサイトも運営するなど、人の移動のソリューションをトータルに提供されています。

業務フローの非効率さが申請者・経理担当者の負担に

システム導入前はどのような経費精算フローだったのですか

経費精算の書類を各担当者がExcelで作成・押印し、承認者が確認・押印後、経理に提出していました。承認者が出張や他拠点にいる場合もあり、すぐに押印ができず、経理部に提出されるまでに相当な時間がかかってしまうケースが多数発生してしまいました。

申請者の方の負担も大きそうですね。

はい。せっかく承認されても申請内容にミスがあった場合、経理担当者から申請者へ差し戻し、修正して再度申請してもらっていました。申請者はまた承認を得るために時間と手間がかかり、経理担当者としてもなかなか処理が進まず、お互いの負担が不満に繋がっているように感じていました。

処理時間が週2日→1日に!催促の負担も大幅削減!

システム導入で変わった点をお聞かせください。

導入後は、経費精算フローの流れがスムーズになった為、経理部門以外の満足度も高くなったと思います。今回導入した「楽楽精算」はクラウドサービスのためインターネット環境があればどこからでも利用できます。そのため出張や他拠点にいてなかなか申請、承認ができなかった人たちも業務の合間に処理できるようになり、負担が軽減されました。

経理の方の負担はどのくらい減りましたか

毎週の経費精算で経理側での処理にかかっていた日数が2日間から1日間へ、2人体制で手分けして行っていた作業が1人で出来るようになりました。
また「楽楽精算」は申請内容の不備をシステム上でコメントを入れて差し戻しすることができ、催促メールの送信もできるため、以前は一人ひとりにメールや電話で連絡をしていた、未承認伝票や未精算伝票も申請者や承認者に即時に送信できて助かっています。

その他に手間がかかっていた業務で効率化できたものはありますか

取引先への支払いが効率化できました。今までは、経費精算と同様、支払い依頼についても、申請者がExcelで支払依頼書を作成していました。提出書類に不備も多く、件数が多いのでチェック作業に大幅な時間がかかっていました。
「楽楽精算」ではシステム上で申請内容の確認ができ、振込用の全銀フォーマット対応のFBデータも自動で作成することができるので、処理にかかっていた時間がおおよそ半減しました。
また画面上で過去の支払履歴も追うことができるため、社内からの問い合わせも迅速かつ確実に対応することができるようになりました。

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システム活用でコロナ禍もテレワークに対応できた

業務負担が減ったことで、業務の質に変化はありましたか

「楽楽精算」導入後は、月次・年次決算業務により集中して取り組めるようになりました。決算業務は本来経理が集中して取り組まなければいけない業務の1つですし、以前よりも精度の高い内容にできていると思います。経理部門全体で、注力すべき業務と効率化すべき業務を改めて考え直す良いきっかけにもなりました。

システムを導入して良かった点があれば教えてください。

2020年の新型コロナウイルスの流行下、弊社ではテレワークを実施していましたが、テレワーク期間中は「楽楽精算」が大活躍しました。「楽楽精算」はクラウドサービスなので自宅からも問題なく利用することができました。さらに元々は社外でも承認ができるようにという背景から利用していたファイル添付機能によって、経費精算の領収書や、支払依頼の請求書も申請画面にデータを添付することができ、承認者も経理担当者もシステム上でチェックを進めることができました。

次の課題は電子帳簿保存法対応!

次に経理部で取り組みたい業務効率化の課題はありますか

現在紙処理になっているもののペーパーレス化を進めなければと考えています。弊社では電子帳簿化に向けての取り組みを始めたばかりですので、法令に沿いつつ取り組みを進めていきたいと思います。経費精算の領収書の電子化については、「楽楽精算」に電子帳簿化の要件となる「可視性の確保」「真実性の確保」の要件を満たす機能がありますので、今後活用していきます。併せて弊社が発行する請求書についても、電子帳簿保存法へ対応するよう、他社事例を参考にしながら進めていきたいと考えています。

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経理プラス編集部より

経費精算システムを導入したことで、経理担当者だけではなく、申請者、承認者それぞれの負担を解消し、全体的に効率化することができたWILLER株式会社様。さらに経費精算業務を効率化しておいたおかげで、突然の新型コロナウイルス拡大に伴うテレワークにも柔軟に対応できたというお話が、改めて普段から業務の効率化に取り組んでおくことの大切さを実感しました。
貴重なお話をありがとうございました!

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経理プラス編集部

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