電子帳簿保存法とは?~保存できる書類と手続き方法~

電子帳簿保存法とは?~保存できる書類と手続き方法~

電子帳簿保存法は、1998年7月に制定された法律です。この法律では、国税関係帳簿書類の全部または一部について電子データによる保存を認めています。 その後、2005年3月に一部が改正され、紙媒体の書類をスキャンして電子保存したものも認められることになりました。

電子帳簿保存法に従うことにより、総勘定元帳などの書類を紙媒体に代えて、電子データを原本として保存することができるようになりました。また、似ている法律にe-文書法があります。これら2つは混同されやすいのですが、電子帳簿保存法は国税関係の帳簿類を網羅するものであり範囲は限られます。一方のe-文書法はさらに広い範囲で、法人税法や会社法で保管が義務付けられている書類に関しての法律です。

e-文書法についての詳細はこちらの記事で解説をしておりますので合わせてご参照ください。

経理プラス:経理書類電子化時代の必須知識 e-文書法のメリットと適用要件

今回は電子帳簿保存法に関して、次の3点についてお話ししますので、ぜひ参考にしてみてください。

  1. この法律は何を定めているのか?
  2. どういった書類が電子保存できるのか?
  3. 電子保存するためにはどんな手続を踏む必要があるか?

2020年10月には改正された電子帳簿保存法が施行され、さらに要件が緩和されました。詳細についてはこちらの記事で紹介していますので、併せてご覧ください。
経理プラス:【2020年度税制改正】電子帳簿保存法の見直し 進むペーパーレス化

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電子保存法が定めていること

電子帳簿保存法は大きく次のことを定めています。

【1】国税関係帳簿書類の電子保存をすること
【2】国税関係帳簿書類をスキャナで読み取って電子保存すること

【1】は、ある書類について、作成の最初の記録段階から一貫してPCで作成した場合の書類の保存方法です。
【2】は、既に紙媒体のものをスキャナで読み取る保存方法です。
このスキャナは、もともとは原稿台付きのスキャナのみを指していましたが、2017年にはスキャナの定義が緩和され、デジカメやスマートフォンで撮影したデータも認められるようになりました。

ただし、スキャナ保存ではタイムスタンプの付与が必要になります。
タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたこと、それ以降改ざんされていないことを証明するものです。電子データは後に改ざんされるリスクがあるため、タイムスタンプを付与することによって、改ざんのリスクを無くすこと、また、改ざんされていないことを確実に証明することができます。

経理プラス:電子帳簿保存法のスキャナ保存要件となるタイムスタンプとは?

電子帳簿保存法でデータ保存できる帳簿・書類とは?

国税関係帳簿書類の電子保存は「帳簿」、「決算関係書類」、「その他の証憑類」の3種別でそれぞれ制定され、どのように保存ができるかどうかが定められています。 その内容をまとめると以下の通りとなります。

種別主な文書区分電子保存スキャナ保存
(紙→データ)
帳簿総勘定元帳
仕訳帳
現金出納帳
売掛金・買掛金元帳固定資産台帳
売上・仕入帳  等

(書面保存)
決算関係書類棚卸表
貸借対照表
損益計算書
その他決算に関して作成した書類

(書面保存)
その他の証憑類契約書や領収書
上記の写し
発行
受領
見積書
請求書
注文書
契約の申込書
納品書
検収書     等
発行
受領

電子帳簿保存法の改正内容について

2015年度(平成27年度)以降、スキャナ保存制度の要件が緩和され、契約書や領収書は3万円未満という金額上限はなくなりました。そして、2018年の改正では、スマートフォンによる撮影でも保存が可能になり、原本の保存は不要になっています。

また、データ内容については白黒でも可、大きさについての指定も不要になりました。2020年10月1日以降は、タイムスタンプの付与が緩和され、請求書等の発行者側で付与された場合は受領者側のタイムスタンプは不要になります。また、受領者側が改ざんできないようなシステムを利用しているなら、電磁的記録の保存要件として認められます。

電子データも保存期間は7年

なお、保存する期間ですが、税務上は帳簿書類の7年間の保管が求められていますので、電子データについても同様に7年間の保存が必要となります。ただし、電子データ保存の記録を紙で出力し保存している場合、電子データの保存は不要です。

電子帳簿保存法に必要な手続きは?

電子帳簿保存法の適用を受けるためには、事前に税務署長の承認を得る必要があります。ここからは、手続きの流れについてご紹介していきます。

申請書の提出

以下の書類を準備して電子保存を始める日の3ヶ月前の日までに、所轄税務署長等に対して提出する必要があります。そのため、4/1に始めたい場合は、前年の12/31が提出期限となります。

  1. 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書
  2. 電子保存で使用するシステムの概要を記載した書類
  3. 電子保存を行うPCに関する事務手続の概要を記載した書類(保存処理を委託している場合には、その委託契約書の写し)
  4. その他参考書類

適用を受けるための要件

適用を受けるためには、次の要件を満たす必要があります。

要件帳簿書類
記録事項の訂正・削除を行った場合の事実内容を確認できること
通常の業務処理期間を経過した後の入力履歴を確認できること
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること
システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること
保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できること
取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること
日付又は金額の範囲指定により検索できること
二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

(引用)国税庁 はじめませんか、帳簿書類の電子化!
経理プラス:電子帳簿保存法の申請方法とは

JIIMAの認証制度について

電子帳簿保存法が施行されてから、電子データを活用する企業は増加しています。電子データとして保存するスキャナ保存では、一定の要件において認められるわけですが、要件が十分ではない会計ソフト等を誤って利用するケースが起こらないように、JIIMAという機関がソフトウェアの仕様をチェックして、要件を満たせると判断した製品を認証する制度が行われています。この認証制度は、企業がより安心して製品を選択するうえで重要な役割を果たすものといえるでしょう。

JIIMAの認証制度についてはこちらの記事で紹介をしていますので、併せてご覧ください。
経理プラス:目指せ!電子帳簿保存法対応で効率化!成功のカギは「JIIMA認証」

電子帳簿保存法と共に検討すべきは「経費精算システム」

ここまで手続きや法要件について見てきましたが、電子帳簿保存法への対応には法要件を満たすシステムの導入が不可欠です。
例えば、要件の一つである「真実性の確保」のためには、各電子データにタイムスタンプを付与する仕組みが必要なのですが、このタイムスタンプ付与ができるシステムでないと法対応ができません。また、書類・帳票などの検索性も求められます。
これら必要な機能を持つシステムを使用することで電子帳簿保存法に沿った運用を行っていくことになります。
ひとくちに「システム」と言いましたが、中でも、法要件に対応する「クラウド型経費精算システム」を導入し、電子帳簿保存法対応の運用を始めるという企業が増えています。
経理プラス:【インタビュー】電子帳簿保存法に対応!ファーストキッチン株式会社の経費業務効率化の取り組みとは

クラウド型経費精算システムで電子帳簿保存法に対応するメリットは以下のようなことが挙げられます。

クラウド型経費精算システムは、クラウドシステム上で経費や支払の申請~承認~経理処理を一括で管理でき、自宅や外出先から精算業務を可能にするシステムです。
請求書や領収書をデータとしてアップロードし、システム上で回覧、そのまま保存するためのファイリング等の業務が不要になり、精算業務を効率します。

>>日本一選ばれてる※経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちら

また、領収書や請求書のデータをアップロードする際には書かれた金額や日付などの情報を読み取って文字に起こしたり、会計ソフトへの手入力を削減する機能など、電子保存だけでなく、精算業務を助ける様々な機能があります。

>>経費精算システム「楽楽精算」の機能一覧はこちら

電子帳簿保存法への対応検討するのであれば、合わせて経費精算システムを導入することをお勧めします。

最後に

以上が電子帳簿保存法の大まかな内容となります。
細かな要件が多く、適用がしにくい印象を持たれたかもしれません。
しかし、紙ベースで無くなると単純なスペースの確保による保管コストの削減など、メリットも多いものとなります。是非1度検討されてみてはいかがでしょうか。

今後、電子帳簿保存法に対応していく場合、クラウドサービスの活用がポイントになってきます。電子帳簿保存法に対応できる経費精算システムは多くありますが、株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」も、これらの要件を満たす機能を揃えた経費精算システムです。

>>経費精算システム「楽楽精算」の電子帳簿保存法対応機能について詳細を見る

電子帳簿保存法を検討する際は、経費精算システムも併せて検討されてみてはいかがでしょうか。

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この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

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● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。

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