電子帳簿保存法とは?~保存できる書類と手続き方法~

「電子帳簿保存法」という法律、聞いたことありますか?
多くの人には馴染みがない言葉だと思います。
しかし、資料保存を担当される経理の方にとっては知っておいたほうが良い法律です。

電子帳簿保存法は、1998年7月に制定された法律で、国税関係帳簿書類の全部又は一部を電子データによる保存を認めた法律です。2005年3月に改正され、紙媒体の書類をスキャナで電子化しての保存の規定が追加されました。

この法律に従うことにより、総勘定元帳などの書類を紙媒体に代えて、電子データを原本として保存することができるようになりました。(似た法律でe-文書保存法がありますが、今回は割愛させていただきます。e-文書法についての詳細は「経理書類電子化時代の必須知識 e-文書法のメリットと適用要件」参照)

そこで今回は、

①この法律は何を定めているのか?
②どういった書類が電子保存できるのか?
③電子保存するためにはどんな手続を踏む必要があるか?

の3点についてお話ししたいと思います。ご参考になれば幸いです。

 

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電子保存法が定めていること

電子帳簿保存法は大きく次のことを定めています。

【1】国税関係帳簿書類の電子保存をすること
【2】国税関係帳簿書類をスキャナで読み取って電子保存すること

【1】は、ある書類について、作成の最初の記録段階から一貫してPCで作成した場合の書類の保存方法です。
【2】は、既に紙媒体のものをスキャナで読み取る保存方法です。
この場合のスキャナは、ハンドスキャナやデジカメは該当せず、読み取り台のあるものを指しますのでご注意ください。

その他、電子取引を行う場合の電子取引に係る取引情報の保存の義務づけなどを定めています。
 

電子保存ができる書類

国税関係帳簿書類の電子保存は「帳簿」、「決算関係書類」、「その他の証憑類」の3種別でそれぞれ制定され、どのように保存ができるかどうかが定められています。
その内容をまとめると以下の通りとなります。

種別主な文書区分電子保存スキャナ保存
(紙→データ)
帳簿総勘定元帳
仕訳帳
現金出納帳
売掛金・買掛金元帳固定資産台帳
売上・仕入帳  等

(書面保存)
決算関係書類棚卸表
貸借対照表
損益計算書
その他決算に関して作成した書類

(書面保存)
その他の証憑類契約書や領収書
上記の写し   等
 ※記載金額3万円以上のもの
発行
(書面保存)
受領
契約書や領収書
上記の写し   等
 ※記載金額3万円未満のもの
発行
受領
見積書
請求書
注文書
契約の申込書
納品書
検収書     等
発行
受領

 

電子データも保存期間は7年

なお、保存する期間ですが、税務上は帳簿書類の7年間の保管が求められていますので、電子データについても同様に7年間の保存が必要となります。
 

電子保存のために行うべき手続き

電子保存を適用する場合には、課税の適正性と公平性を担保する観点から、税務署長の承認・真実性及び可視性を確保するため、次の要件の2つを満たしていることが必要とされています。

1. 税務署長の承認

以下の書類を準備して電子保存を始める日の3ヶ月前の日までに、所轄税務署長等に対して提出する必要があります。そのため、4/1に始めたい場合は、前年の12/31が提出期限となります。

① 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書
② 電子保存で使用するシステムの概要を記載した書類
③ 電子保存を行うPCに関する事務手続の概要を記載した書類(保存処理を委託している場合には、その委託契約書の写し)
④その他参考書類

2. 真実性及び可視性の確保

電子保存やスキャナ保存をする場合、電子データが原本となりますので、その証明ができるようにする必要があります。
この証明に必要な要件としては以下を満たす必要があります。

要件電子保存スキャナ保存
帳簿書類
証憑
書類
証憑
真実性電子データの訂正等の内容を確認できるシステムの使用
スキャンした書類と帳簿の関連性が確認できること
次のいずれかで処理すること
・書類の作成又は受領後、速やかに入力
・業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力
解像度200dpi以上、RGB256階調以上の解像度でカラー保存
入力担当者又はその監督者の電子署名の実行
日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付与
スキャンした際の解像度、階調、書類サイズの情報の保存
訂正、削除の事実・内容の確認ができること
可視性スキャンした書類と帳簿の関連性が確認できること
カラーで画面表示や書面出力が速やかにできること
システムの開発関係書類等の備付け
取引年月日、勘定科目、取引金額など主要な記録項目で検索できること

 

最後に

以上が電子帳簿保存法の大まかな内容となります。
細かな要件が多く、適用がしにくい印象を持たれたかもしれません。
しかし、紙ベースで無くなると単純なスペースの確保による保管コストの削減など、メリットも多いものとなります。是非1度検討されてみてはいかがでしょうか。
 

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● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。

セブンリッチ会計事務所