【インタビュー】電子帳簿保存法に対応!ファーストキッチン株式会社の経費業務効率化の取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第20弾は、ファーストキッチン株式会社様です。同社の業務改善のための取り組みについて、管理部の安部様、倉持様にお話を伺いました。
 

ファーストキッチン株式会社とは

ファーストキッチン株式会社様は、女性に愛される、日本発のハンバーガーチェーンとしてスタートしました。以来、ファーストフードの新しい価値を創造すべく活動を続け、 オリジナリティあるチェーンとして多くのファンを集め、関東・関西・中京地区を中心に米国ブランド「ウェンディーズ」とのコラボ店を含む、約130店舗を展開されています。
 

経費精算業務における手作業が課題に…

経理業務の領域で課題に感じていたことを教えてください

以前より経理業務の中でも特に経費精算業務に課題を感じていました。経費精算業務自体は使用している会計システムのオプション機能を使っていたのですが、申請者であるスタッフは、定型フォーマットに申請内容を記入し、紙の領収書を添付して、上長に提出、その後、上長の承認がとれたものについては財務経理へ提出するという流れでした。また、財務経理としては提出された伝票の確認、支払いデータの作成、銀行へ振り込み依頼をする、という流れでシステムを使っていたとは言え、かなりの手作業が発生していましたし、各種事前申請との照合にも時間がかかっていました。
 

経費精算業務の効率化に取り組むきっかけは何だったのでしょうか

当社では、社内業務簡略化を推し進める中で紙代や郵送費等のコスト削減や稼動削減のため、請求書の発行と支払い案内書の発行を電子化したのですが、同様に他の経理業務もシステム化すると効率化できるのでは、と考えたのがきっかけです。特に、請求書や領収書の保管においてコストや手間がかかっていたため、これらを電子化するのがよさそうということはわかっていました。そのためには電子帳簿保存法に対応したフローをつくる必要があり、経費精算システムの導入が必須でした。
 

楽楽精算をお選びいただいた理由を教えていただけますでしょうか

まず、当社で以前から利用している会計ソフトとストレスなく連携できる点です。具体的には、申請時に自動で勘定科目や税区分の仕訳がされるよう設定ができるため、都度入力する必要もなくなり、経理業務の作業負担を減らすことができます。
その他の理由としては、電子帳簿保存法に対応していた点です。当社ではバックオフィス業務の簡略化のため請求書や支払い明細書の電子化をしました。同様に、経費精算における請求書や領収書の保管も電子化すると効率化ができると考え、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを検討しておりました。以上をクリアするのが「楽楽精算」でした。
 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

3時間かかっていた経費精算業務が30分に!

実際に経費精算システムを導入した効果はどのようなものでしたか?

一つ目に手作業の面で効率化できたと感じています。具体的には申請者である営業スタッフ側の精算内容を記入する手間が減りました。経理側としても「楽楽精算」上で伝票を入力、支払データを作成してくれるので申請内容が一元管理でき、経理で手入力することがなくなりました。また、振込データの作成も「楽楽精算」がやってくれるので稼働削減できています。

二つ目に、確認作業が楽になりました。以前は事前申請の内容と支払い依頼や経費精算の伝票の内容があっているかのチェックをして承認する作業や、支払い依頼や経費精算の伝票と、一緒に提出された請求書や領収書の内容が合っているか突合して確認、承認する作業を紙の伝票でやっていました。今は伝票や領収書等の原本がすぐにあがってこなくても、すべて「楽楽精算」上で見ることができるので、いちいち紙の伝票を確認することなく楽になったと感じています。

三つ目としては、領収書の保管の手間が削減したことですね。これまでは、ホチキス止めされた領収書をファイリングしてそれを倉庫で保管していましたが、今は領収書、請求書ともに「楽楽精算」にアップロードした帳票すべて本社の提出BOXに入れるだけで良くなりました。提出BOXとは領収書や請求書の原本を置いておくだけの箱です。伝票に糊づけする必要はないですし、きれいに並べる必要もないため、経理側での保管の手間はほとんどかかりません。電子帳簿保存法の要件の一つである「検索性の確保」においては、「楽楽精算」上で取引日付、金額、帳票の種類などが電子化されているため、いちいち原本を探さなくても、「楽楽精算」上でデータ検索すれば済みます。これにより、領収書や請求書の原本保存のための作業が激減しました。
「手入力」「確認」「保管」これら三つの作業が楽になったことで経費精算業務に関わる時間が3時間から30分に短縮出来ました!
 

最後に、経理プラスの読者の方々に一言お願いします

経費精算業務においては、手作業で行っているよりもシステム導入することで、大幅な業務効率化が可能です。当社も現在は、請求書や領収書の原本を本社の提出BOXにて保管していますが、電子帳簿保存法に対応しているので、今後は定期チェック後に破棄することで更に保管の手間を削減したいと考えています。またその他に稟議書の申請等、他の業務も電子化し、業務効率化を推し進めたいとも思っています。
新しい事を始める時は必ず抵抗勢力が現れます。しかし、私たち財務経理部門が必要としていた機能や運用のし易さ、ランニングコスト等の条件が社内決裁を早め、その導入主旨や目的を明確にさせてくれるメリットや、他の社員を納得させる材料が揃っているのが、この「楽楽精算」だと思います。
 

経理プラス編集部より

現在の業務形態を見直し、効率化を図ることを考え改善をされていく姿勢は見習うべき点ですね。実際に経費精算業務においては3時間から30分まで短縮されたこのことで、結果大きな業務改善を実現されていることは素晴らしいと思いました。電子帳簿保存法にも積極的に対応されていて先進的な企業だと感じます。貴重なお話をありがとうございました! 

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経費精算システム「楽楽精算」

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経理プラス編集部

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