【インタビュー】請求書の支払フローを変革!話題のスイーツを提供するBAKEの取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。

経理業務効率化成功企業へのインタビュー第13弾をお届けします。今回お話を伺ったのは、株式会社BAKEの鈴木 しのぶ様です。同社では、システム導入によって煩雑だった請求書の支払フローを整理、業務変革に成功されました。その取り組みの経緯や詳しい効果についてお伺いしました。

 

BAKEとは

bake株式会社BAKE様は、「BAKE CHEESE TART」や「クロッカンシューザクザク」など、多くの話題のスイーツを提供されています。
2013年の創業以来、日本を代表する製菓企業を目指し、「お菓子にもっと新しい価値を」というコンセプトのもと様々なサービスを提供されています。

 

上場企業2社を経験し、BAKEに入社

はじめに、鈴木様のご経歴を教えてください
上場企業2社で経理業務全般をはじめ、株式事務、会議体運営、知財管理・契約書審査、内部統制構築&監査等に10年超携わったのち、2015年11月にご縁があり株式会社BAKEに入社いたしました。現在は管理部メンバーとして主に経理周りの業務改善や月次・年次決算等の業務に取り組んでいます。

 

入力の3度手間が発生する請求書の支払処理を改善

BAKE_鈴木様業務効率化について取り組まれていることを教えてください
経理主導で行っていることではないのですが、発注業務と物流管理業務についてシステム化を進めています。

経理部門としては、月次の早期化、効率化が足元の課題ですが、これは当然ながら経理のみで改善できる事柄ではないと考えています。経理はあくまでも最終工程(下流工程)で、その部分だけの効率化はどう考えても限度がありますので、経理にデータが流れてくるまでの工程、上流工程をいかに効率化できるかが重要だと考えています。そのためにはまず物の流れやデータの流れを正しく把握することが大切だと思います。

データの流れで言うと、2016年の7月に経費精算システムを導入し、請求書の支払い処理の流れを改善することができました。

それはどのような改善だったのですか
それまでは、各業者からの請求書が取引をしている各部門ではなく経理に直接届いていました。その内容もわかないままそれをエクセルの管理表に入力し、同じ内容を会計ソフトにも入力し、また同じ内容をオンラインバンキングシステムにも入力する…といった3度手間が発生していました。

大変な手間ですね…
はい。以前在籍していた会社は比較的規模が大きいところだったのですが、基幹システムがあり請求書の処理は発生部門で入力することが徹底されていました。同じように弊社でもそのような仕組みを作らないと自分が潰れてしまうという危機感がありました。

 

システム導入で請求書処理のフローが確立 工数は1/3に縮小

経費精算システムによってどのように改善されたのですか
ラクスが提供している「楽楽精算」というシステムを導入したのですが、「楽楽精算」には「支払依頼」というメニューがあります。このメニューを通すことで、請求書は発生部署で回収・確認し内容を入力する、それを上長が承認した上で経理に申請する、という流れができました。また、経理での支払処理についても「楽楽精算」上でFBデータが作成できるのでオンラインバンキングシステムに都度振込データを入力する作業から解放されました。かかった時間を正確に計ったことはありませんが、単純に考えても処理の工数が1/3には縮小できたと思っています。

素晴らしい効果ですね!
はい。その分事業部の皆さんの工数は多少増えてしまったかもしれませんが、自部署で発生した経費は自部署で確認し経理に提出するというのが本来の姿かと思います。「楽楽精算」を導入したことで、自部門で責任をもって経費を締めるということの理解が社内で広がりました。自然と社員各々にコスト意識も生まれるのではないかと思っています。

 

経理プラス編集部より

業務の効率化に取り組まれている企業は多いですが、同時にコスト意識をスタッフに芽生えさせるという取り組みはなかなか難しいことと思います。それをシステムの導入とフローの改善により、業務効率化と合わせて成功されているBAKE様の取り組み、大変勉強になりました。
貴重なお話をありがとうございました!

 

経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

経理プラス編集部

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