電子帳簿保存法の申請方法とは

電子帳簿保存法とは

国税に関係する帳簿書類は紙に印刷したものを定められた期間まで保存しておくことが原則です。電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の全部または一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成している場合で、一定の要件を満たしているときに、電磁的記録の備付及び保存をもって、その帳簿の備付及び保存に代えることを認める制度です。

スマホで撮影した画像も認められるように

また、領収書、請求書、見積書等の国税関係書類について、真実性・可視性を確保するための一定の要件の下に、スキャナによる保存も認められます。これらの適用を受けるためには事前に税務署長等の承認を受けることが必要です。

このスキャナ保存要件は平成28年度税制改正により、次のように大幅に緩和されました。

  1. スキャナについて、「『原稿台と一体型』に限る」要件が廃止
    これまで、国税関係書類の読み取りを行うスキャナについては、「原稿台と一体型に限る」という要件がありましたが、この要件が廃止されました。これにより、例えば、スマートフォンなどで撮影した画像データでも保存が認められることとなりました。
  2. 領収書等の受領者等が読み取る場合の要件を整備
    領収書や請求書等について、その受領者や作成者が読み取る場合、受領後、その者が署名の上、3日以内にタイムスタンプを付すことが要件とされました。また、書類の大きさがA4以下であるときは、大きさに関する情報の保存が不要とされました。
  3. 小規模企業者の特例が創設
    保存義務者は、いわゆる適正事務処理要件(①相互けんせい、②定期的なチェック、③再発防止策)に関して、事務手続や規程を整備し、これらに基づいた事務処理を行う必要がありますが、保存義務者が小規模企業者の場合で、②の「定期的なチェック」を税務代理人が行うときは、①の「相互けんせい」の要件が不要となります。
  4. これらの改正により、スキャナ保存は従前よりも飛躍的に使い勝手が良くなっています。

     

    電子帳簿保存法のメリット・デメリット

    電子帳簿のメリット

    国税に関係する帳簿書類を法定の保存期間残していくとそれらは膨大な量となります。また、膨大な帳簿書類を整理するにはたくさんの人的な手間がかかっていますし、保管する場所についても確保しなければなりません。さらに、過去の分を閲覧しようとしても、倉庫から探すなど手間がかかります。

    これを電子データで保存することができるようになれば、整理の手間のコスト、保管スペースにかかるコスト、検索にかかるコストを大幅に節減することができるため、大きなメリットがあるといえます。

    電子帳簿のデメリット

    現在のところ、普及している市販の安価な会計ソフトの多くは、電磁的記録の訂正・削除の履歴を確認できる機能が備わっておらず、法令で定める要件を満たしていないため、それらのソフトを使用して作成した帳簿については電磁的記録等による保存等は認められず、紙出力して保存等を行わなければなりません。

    また、スキャナ保存に関しても、従前よりも飛躍的に使い勝手がよくなったとはいえ、スキャナ保存するにはタイムスタンプを付与するためのシステムを導入しなければならなかったり、適正事務処理要件が設けられていたりするなど、まだまだ手続き的には煩雑な面がたくさんあります。導入に一定のハードルがあるのが現状で、それがデメリットと言えます。

     

    交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

     

    電子帳簿の申請方法

    承認申請方法

    自己が作成する国税関係帳簿の全部または一部について、電磁的記録による備付け並びに電磁的記録又はCOMによる保存を行おうとする場合には、承認を受けようとする国税関係帳簿の備付けを開始する日の3月前の日までに、「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」を所轄税務署長に対して提出する必要があります。

    また、スキャナ保存をしようとする場合には、承認を受けようとする国税関係書類をスキャナで読み取った電磁的記録による保存に代える日の3月前の日までに「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」を所轄税務署長に対して提出する必要があります。

    取りやめの申請方法

    電磁的記録による保存等をやめようとする場合には、あらかじめ「国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の取りやめの届出」を所轄税務署長に対して提出する必要があります。

    変更の申請方法

    電磁的記録等による保存等の申請内容の変更をしようとする場合に、あらかじめ「国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の変更の届出」を所轄税務署長に対して提出する必要があります。

     

    まとめ

    電子帳簿保存には導入時のハードルがありますが、以前よりは使いやすくなってきているのも事実です。電子帳簿保存が円滑に進むと飛躍的に便利になるはずです。今後も要件の見直しなどは随時行われていくものと考えられます。

     

    「経理プラス」メルマガでは、定期的に記事のランキングやおすすめ情報などをお届けしています。読み逃しがないよう是非ご登録ください!

    「経理プラス」メルマガ登録は・・・ こちらから

     

経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

松本 佳之

松本 佳之

税理士・公認会計士・行政書士 1980年兵庫県に生まれる。2001年公認会計士二次試験合格。2002年関西学院大学商学部卒業、朝日監査法人(現あずさ監査法人)入所。2005年公認会計士三次試験合格、公認会計士登録。2007年税理士登録後独立し、北浜総合会計事務所を開設。監査法人勤務時代は企業公開部門に所属し、さまざまな実績を重ねる。