電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？スキャナ保存要件と改正点を解説

電子帳簿保存法により、契約書や領収書といった取引関係書類の電子データ保存、スキャナ保存が可能になりました。しかし、ただ単に保存しただけでは、税務上の正式書類として認められません。なぜなら、電子データは容易に改ざんできる可能性があると考えられているためです。

正式な書類として存在するため、たとえばスキャナ保存する場合は「タイムスタンプ」を付与することが要件とされています。ここでは、このタイムスタンプの使い方や、スマホ撮影が可能であるかなど、詳しく見ていきましょう。

また、電子帳簿保存法は2022年（令和4年）1月に改正されます。電帳法の基本や2022年1月の改正内容についてはこちらの記事を併せてご覧ください。
経理プラス：2022年改正の電子帳簿保存法のポイントと導入事例を紹介！
無料ダウンロード：電子帳簿保存法とは？対象書類や遵守すべき保存要件を解説

電子帳簿保存法でお悩みの方、電子帳簿保存法対応No.1の「楽楽精算」で
ペーパーレス化を実現しませんか？

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

電子帳簿保存法とは何か

高度情報化・ペーパーレス化が進展する中、会計処理の分野でもコンピューターを使用した帳簿書類の作成が普及してきております。経済界各方面から国税会計帳簿書類の電磁的記録（いわゆる電子データ）やCOM（電子計算機出力マイクロフィルム）による保存について、かねてから強い要望がありました。
このような経緯から適正公平な課税を確保しつつ、納税者等の帳簿保存に係る負担軽減を図る等の観点から、電子帳簿保存法が創設されたのです。

電子帳簿保存法のタイムスタンプとは何か

電子帳簿保存法は前述の通り契約書や帳簿書類の電子データの状態で保存するために作られた法律で、タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが確かに存在していたこと、またその時刻以降に不正な改ざんなどがされていないことを証明するためのものです。スタンプの情報を調べることで、その時刻に存在し、改ざんされていないことを確実に確認（証明）することができます。

タイムスタンプを発行する時刻認証局（TSA：Time-Stamping Authority）が第三者となり発行しているため、信頼性があるものとされています。手紙で例えると、郵便局の消印に近いイメージです。

また、スキャナ保存した電子データにタイムスタンプを付与することで、確実に存在する書類と証明することができるため、電子帳簿としても認められることになっています。

電子帳簿保存法での電子取引外の書類のスキャナー保存要件

国税庁では、電子帳簿保存法でのスキャナ保存について、以下のような要件が必要であるとしています。真実性確保のため、訂正できない、または訂正履歴が残る要件や、可視性を確保するために明瞭な状態での出力するなどの要件が必要となります。（2016年改正）

以上の要件をもう少し詳しく説明していきましょう。

タイムスタンプは、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るものを記録することとされ、受領者が読み取る場合は、受領後、受領者等が署名をした上で、3日以内にタイムスタンプを付与しなければなりません。また、一の入力単位ごとにタイムスタンプの付与が必要とされています。

2016年の改正前の要件では、スキャナは原稿台と一体型に限るとされていましたが、2016年の改正でこの要件は廃止されました。（後述のスマホ撮影でも可能か？で詳しく解説します）

また、小規模企業者に対しての特例が創設されており、保存義務者が小規模企業者の場合で、さらに「定期的なチェック」を税務代理人が行う場合、適正事務処理要件とされる「相互けんせい」は不要となることが認められています。 尚、2019年9月30日以降の取り扱いについて、次にあげる制度改正が適用されます。

• スキャナ保存の承認を受けようとする保存義務者の対象は、新たに事業を開始した個人事業主も含まれることになり、業務を開始したときから2ヶ月以内に承認申請書を提出することが要件となる。
• 承認を受ける前に作成・受領された書類のスキャナ保存が一定の要件を満たせば可能になる。

電子帳簿保存法でお悩みの方、電子帳簿保存法対応No.1の「楽楽精算」で
ペーパーレス化を実現しませんか？

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

タイムスタンプの利用の仕方

タイムスタンプは、1.タイムスタンプの要求、2.発行、3.検証という順序で構成され、「1.要求」と「2.発行」については、利用者が電子文書の指紋に相当する「原本のハッシュ値」を時刻認証局に送付します。

時刻認証局は、このハッシュ値に時刻情報を付与したタイムスタンプを利用者に送付するという仕組みです。「3.検証」は、原本データのハッシュ値とタイムスタンプのハッシュ値を比較し、一致していれば改ざんされていないという証明になります。

領収書を例にして、具体的なタイムスタンプの付与手順を見ていきましょう。

1. 自書署名のある領収書を準備（※2022年1月1日以降は自書署名が不要となります）
2. 領収書をスキャン・撮影
3. 画像をアプリなどタイムスタンプシステムにアップロード
4. タイムスタンプを付与

この流れを3日以内に行うこととされています。もし、改ざんがされた場合は、タイムスタンプの「検証」で「無効」と判定され、改ざんが発見されるということです。

また、タイムスタンプを付与する期日ですが、従来はスキャン後3日以内でした。2022年1月1日以降は要件が緩和され、2ヶ月日以内に延長されました。

スマホ撮影でも可能？その他利用の注意点

2016年の電子帳簿保存法改正で、「スキャナ装置が原稿台と一体となったものに限る」という要件が廃止となり、事実上、スマートフォンやデジタルカメラの撮影による電子化が可能になりました。

以前は、原稿台と一体型のスキャナに限られていたため、ハンドスキャナーも不可能となっていました。
しかし、一体型スキャナは、操作の速度や機器の場所確保など、多くの問題を抱えていたのです。そのため、スマートフォンなどが可能になったことは、事務処理の効率化、経費削減にもつながっていると言えるでしょう。

また、同じ2016年改正では、領収書を受領した本人による領収書電子化が可能となりました。改正前までは、不正の危険性などから認められていませんでしたが、受領者本人の電子化が可能になったことで、その効率上、スマートフォンやデジタルカメラの利用は必須であったと考えられます。

その他注意点

スマートフォンでの読取が可能になったことや、受領者本人が電子化できるようになったことは非常に便利なのですが、事務処理上の不正も心配されます。

たとえば、同じ領収書を2人が別々に撮影し、タイムスタンプを付与するという行為です。しかし、こういったことを防ぐために、受領者は領収書などの書類に自書で記名し、それを撮影、また3日以内にタイムスタンプを付与させなければならないというシステムとなっているのです。

また、スキャナ保存制度は、入力された領収書などの保存データについて、最低でも年に1回の定期検査が求められます。定期検査が完了した後は原本の破棄が可能になっていますが、監査が終わるまでは紙の書類も保管しておく必要がありますので注意しましょう。（画像データと元本を見比べる必要があるため）

電子保存のメリットは？

電子保存のメリットについて考えていきましょう。もちろん、紙原本の保管が不要になり、保管のコストや紛失リスクの軽減、複数拠点間の郵送の削減など、電子帳簿保存法のメリットはそれだけで大きいです。
そこに加えて、経費精算システムを使うことで、さらに大きなメリットを得ることができます。

たとえば、経費精算システム「楽楽精算」を使えば、書類作成の手間を省くことができます。

紙で領収書の経費精算を行う際は、精算書に、使用した金額や日付、店名を入力し、領収書を糊付けするという作業を行うことが多いでしょう。
しかし「楽楽精算」を使えば、領収書などを撮影した電子データをアップロードする際に、領収書に記載の金額・日付・店名を文字に起こして、申請データを自動で生成してくれるので手入力をほとんどせずに経費精算の申請を行うことができます。

＞＞経費精算システム「楽楽精算」の領収書読み取り機能について詳細を見る

単に「紙が不要になる」というメリットだけでなく、電子化するからこそのメリットがありますので、電子帳簿保存法の導入を考える際にはシステムの機能もあわせて検討するといいでしょう。

まとめ

帳簿など書類の電子化は、システムを根本から理解することにも抵抗があり、また、社内全体の取り組みとして浸透するまでには難しい印象があります。システム理解のハードルも高そうで、なかなか本腰になれずに過ごされている企業も多いのではないでしょうか。

しかし、膨大な書類の整理や保存、チェック機能を考えると、電子化によってかなりの効率化とチェックの高速化、簡易化が期待できます。また、今後はますます取引先の電子化も進んでいくことが考えられるのです。社内システムとともに自動化の構築なども可能になってきていますので、社員をたくさん抱える企業、もしくは少人数の企業であっても、書類の電子化を一度検討されてみてはいかがでしょうか。

さらに、電子帳簿保存法に対応とあわせて経費精算システムを活用すると、申請データの作成を効率化したり、会計ソフト入力などの手作業を効率化できるなど、多くのメリットが得られます。

電子帳簿保存法に対応している経費精算システムは多くありますが、「JIIMA」という公益団体が認証している製品は法的要件を満たしていると認定されており、先ほど紹介した経費精算システム「楽楽精算」もその一つです。

電子帳簿保存法への対応と経費精算システムの導入をセットで検討してみてはいかがでしょうか。

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

※：デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。