経費精算IT化のメリットとは?おすすめシステム・アプリも紹介

領収書電子化の流れもあり、経費精算業務全体のIT化による効率化に高い注目が集まっています。経費精算業務のIT化は経理担当者に様々なメリットをもたらしてくれます。
実際に経費精算業務をIT化することでどのような変化がでるのか、見ていきましょう。最後にはおすすめの経費精算システムやアプリの選び方もご紹介します。

 

経理担当者あるある「こんなに面倒な経費精算」

紙やExcelなどのアナログな方法での経費精算業務は効率が悪く時間や手間がかかります。その中でも特に面倒なのが、こちらの3つではないでしょうか。

  • 適正ルートのチェック
  • 定期区間を抜いて計算されているか
  • 会計ソフトへの入力

しかしこれらは適切な経費精算を行う上では必要な作業であり、省略すると企業にとってデメリットを生む可能性があります。このような必ず発生してしまう面倒な作業にIT化のメリットがあります。

 

経費精算のIT化でこう変わる!

では、実際に経費精算をIT化し、経費精算システムやアプリを導入すると3つの面倒な業務がどう変わるのか見てきましょう。

適正ルートのチェック

経費精算システムやアプリには乗換案内システムが内蔵されているものが多く、申請を行った際に選択したルートに応じて「早」「楽」「安」などのアイコンが表示されるようになっています。そのアイコンを確認するだけで適切なルートが選択されているかがわかるので、一つ一つ調べなおしてチェックをするという手間がなくなり、承認作業が楽に行えるようになります。

定期区間を抜いて計算されているか

あらかじめ経費精算システムに定期区間を登録しておくことで、申請者が交通費申請を行った際に、システムが定期区間分の料金を自動で控除してくれます。そのため、毎回申請者の定期区間を確認していた時間を大幅に削減することができます。

会計ソフトへの入力

経費精算システムやアプリでは、申請時点で申請者が選んだ項目と税区分や勘定科目を自動で紐づけすることができます。また、そのデータを会計ソフトへ取り込むことができるため、面倒な仕訳作業や会計ソフトへの入力の手間を削減することができます。また、全国銀行協会フォーマットで振込データ(FBデータ)も経費精算システムで作成ができるため、振込作業もぐっと楽になります。

経費精算システムやアプリの便利な機能により、経理業務の効率改善を可能にすることができ、その結果、経理処理の早期化、コスト削減などの様々なメリットを実感できると思います。

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

経費精算IT化の第一歩!システム・アプリの選び方

自社に必要な機能が揃っているか

経費精算の機能は多種多様なので、どのような要件を満たす必要があるのかをチェックしてシステムを精査しましょう。
例えば、コーポレートカードを使用することが多い場合、使用履歴を経費精算システムと連携させることで入力などの作業なしに精算ができるようになり大変効率的です。しかし導入しようとしている経費精算システムやアプリが自社指定のカードに対応しているのか事前に確認することが必要です。
また、細かい規定に対してチェックを楽にしたいのであれば、システムが自動で規定項目違反がないかチェックをしてアラートを出してくれる機能を持つものを選ぶなどきちん自社に合った機能のシステムを選定することが重要になってきます。

操作が簡単か

経費精算を紙やExcelの運用からシステムやアプリに移行する場合、経理部門から他部署の社員へレクチャーが必要な場合があります。その際、申請画面が分かりやすかったり、操作が簡単な経費精算システムを選定することで社員へのシステムのレクチャーをする時間も少なくすみます。また、システム導入に抵抗感を感じる方でも直感的に操作できるようなシステムを選択することで、システムに慣れるまでの時間を短縮でき、システムの導入をスムーズに開始することができます。

セキュリティ体制がしっかりしているか

経費精算システムのクラウドサービスを検討する際は、情報をクラウド上でやり取りすることになります。そのため、情報流出を防止するためにもセキュリティ体制やサービスを提供している企業の信用力や管理体制などをきちんと確認することが大切です。

おすすめの経費精算システム・アプリ「楽楽精算」

株式会社ラクスが提供する経費精算システム「楽楽精算」は、クラウド型のシステムのため、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも申請・承認作業が可能です。また、OCR機能を使った領収書読み取りが可能な「楽楽精算」アプリも用意されているので、外出先での経費精算を効率化することができます。

その他の機能も充実しており、上記で紹介したような申請者が選んだ項目に対して自動で勘定科目や税区分を紐づけてくれる仕訳機能や、振込データ作成機能、クレジットカード連携などの豊富な機能を兼ね備えているため、経理担当者の経費精算業務を大幅に削減することができます。
また、利用者からの声をシステムに反映し何度もブラッシュアップを重ねています。そのため誰でも簡単に直感的に操作できるようなシステムになっています。
そして、IPアドレスによるアクセス制限や暗号化通信、2重化されたファイアウォールに守られているなどセキュリティ機能も充実しているので、安心して利用することができます。

 

最後に

経費精算業務には多くの手間と時間がかかり、本来の業務の時間を無駄にしてしまっている方もいらっしゃるのではないかと思います。経費精算業務をIT化して経費精算システムやアプリを導入することで、様々なメリットを受けることができますので、まだ従来の方法で経費精算業務をしている方は、こちらを参考に経費精算のIT化を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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経費精算システム「楽楽精算」導入事例

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経理プラス編集部

経理プラス編集部

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