経費精算の面倒なチェック、差戻しがゼロに!? 経費精算システムの規定違反チェック機能を活用しよう

どの会社にも必ず発生する経費精算。営業も内勤もバックオフィスのスタッフも、申請者として承認者として、程度の大小はあれどほぼ全社員が経費精算に何かしら関わっています。特に経費精算の統括をする経理部門となれば、精算の処理のほか、経費精算に関わる様々な相談や質問が舞い込んでくるでしょう。

 

数ある経費精算の悩み…

関わる人数が多い分、経費精算に対しての悩みは多く、種類も多岐にわたります。

代表的なものをあげると、手作業(手書きの精算書やExcelへの手入力)が多い、精算業務により他業務の時間が少なくなる、外出からいちいち社内に戻って作業をしなければならないなどです。

次に多いのは、申請が差し戻されたときに無駄な作業が発生する、という申請者側の意見です。確かに、紙やExcelでの経費精算では申請の際の記入漏れや不備に気付きにくく、差し戻しが発生しやすい状況にあると言えます。裏を返せば、上長や経理などの申請者側にも申請内容のチェックや差し戻しの作業に時間がかかっているということになりますね。

時間がかかるという点だけではなく、細かいチェックに嫌気がさしたり、不備について指摘や連絡をするのに気が重くなってしまうということもあるのではないでしょうか。申請者側の不満も分かる半面、双方の納得が難しい問題でもあります。

今回は、この差し戻しの解消に焦点を当ててみたいと思います。

 

ストレス解消!経費精算システムの「規定違反チェック」

実はこの差し戻しのストレス、経費精算システムの「規定違反チェック」機能を使えば簡単に解決ができます。

「規定違反チェック」機能とは、申請者が経費精算システム上で申請をあげる際に、システムが自動で内容に不備がないかを確認してくれる機能です。不備があった場合、画面上にどこに不備があるのかを表示して注意をしてくれるので、申請者はそれを元に修正をすれば完了です。従来のように申請後、時間が経ってから差し戻しをされ再度再申請のために作業をする、という手間は発生しません。

上長や経理部門での細かいチェックも必要なくなり、差し戻しもなくなります。申請者と経理でのオフラインでのやり取りも少なくなるため、いままでのストレスから解消され、お互いに快適に業務に集中できるようになるでしょう。

もちろん、経費精算システムを使用すれば手作業での申請もほぼなくなるので、経費精算業務全体の効率化が期待できます。

 

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「規定違反チェック」で設定できること

規定違反チェック機能では、どのような設定が可能なのでしょうか。経費精算システム「楽楽精算」での用例を元にご紹介します。

解決できる問題

  • 1人当たりの単価が5,400円を超えていたら交際費に修正するよう通知
  • タクシーを使用した際は備考欄に理由を記載するよう通知
  • 未来の日付での精算ができないように設定
  • 事前申請の金額より大きい金額での精算ができないようにする
  • 宿泊代の上限設定

上記は一例ですが、自社の運用ルールにそって柔軟な設定をすることができます。

「楽楽精算」は現在TVCMも放映中です。規定違反チェック機能を使えば下記のような経理の悩みも解決できます。

 

経費精算システムで悩みを解決!

その他、経費精算システムには申請や承認の手間を軽くする様々な機能が用意されています。定期区間が含まれたルートから自動で料金を控除する機能や、適切なルートが申請されているかアイコンで提示する機能など、経費精算に悩んでいる企業にとって導入メリットは多くあります。
まずは資料請求や無料トライアルを活用しながら検討をしてみてはいかがでしょうか。

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

経理プラス編集部

経理プラス編集部

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