経費精算の差し戻しがゼロに!?経費精算システムの便利な機能

どの会社にも必ず発生する経費精算。営業もバックオフィスのスタッフも、申請者として承認者として、程度の大小はあれど、ほぼ全社員が経費精算に何かしら関わっています。特に経費精算の統括をする経理部門となれば、精算の処理のほか、経費精算に関わる様々な相談や質問が舞い込んでくるでしょう。

 

数ある経費精算の悩み…

関わる人数が多い分、経費精算に対しての悩みは多く、種類も多岐にわたります。
代表的なものをあげると、手作業(手書きの精算書やExcelへの手入力)が多い、経費精算業務により他業務の時間が少なくなる、外出からいちいち社内に戻って作業をしなければならないなどです。
次に多いのは、申請が差し戻されたときに無駄な作業が発生する、という申請者側の意見です。確かに、紙やExcelでの経費精算では申請の際の記入漏れや不備に気付きにくく、差し戻しが発生しやすい状況にあると言えます。裏を返せば、上長や経理などの承認者側にも申請内容のチェックや差し戻しの作業に時間がかかっているということになりますね。

時間がかかるという点だけではなく、細かいチェックに嫌気がさしたり、不備について指摘や連絡をするのに気が重くなってしまうということもあるのではないでしょうか。申請者側の不満も分かる半面、双方の納得が難しい問題でもあります。

今回は、この経費精算の差し戻しの解消に焦点を当ててみたいと思います。

 

ストレス解消!経費精算システムの「規定違反チェック」

実はこの差し戻しのストレス、経費精算システムの「規定違反チェック」機能を使えば簡単に解決ができます。

「規定違反チェック」機能とは、申請者が経費精算システム上で申請をあげる際に、システムが自動で申請内容に不備がないかを確認してくれる機能です。不備があった場合、画面上のどこに不備があるのかを表示して注意をしてくれるので、申請者はそれを元に修正をすれば完了です。従来のように経費申請後、時間が経ってから差し戻しをされ、再度申請のために作業をする、という手間は発生しません。

さらに、上長や経理部門のもとに届く前にシステム上で一時チェックが行われるため細かいチェックも必要なくなり、差し戻しもぐっと少なくなります。申請者と経理でのオフラインでのやり取りも少なくなるため、いままでのストレスから解消され、お互いに快適に業務に集中できるようになるでしょう。

もちろん、経費精算システムを使用すれば手作業での申請もほぼなくなるので、経費精算業務全体の効率化が期待できます。

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

経費精算システムの「規定違反チェック」で設定できること

規定違反チェック機能では、どのような設定が可能なのでしょうか。経費精算システム「楽楽精算」での用例を元にご紹介します。

解決できる問題

  • 1人当たりの単価が5,400円を超えていたら「会議費」ではなく「交際費」に修正するよう通知
  • タクシーを使用した際は備考欄に理由を記載するよう通知
  • 経費申請の日付が未来の日付の場合は通知
  • 事前申請で承認が下りている金額より大きい金額で経費精算された場合は通知
  • 宿泊代の上限をあらかじめ設定し、それを超えて経費精算された場合は通知

上記は一例ですが、自社の運用ルールにそって柔軟に設定をすることができます。これで経費精算時に起こる単純なミスを未然に防ぎ、承認者や経理部門のチェックが楽になります。

 

導入社数No.1の経費精算システム「楽楽精算」

上記で登場したクラウド型経費精算システム「楽楽精算」について少しだけご紹介します。

「楽楽精算」は3,000社以上の企業に導入されており、導入社数No.1の経費精算システムです。クラウド型の経費精算システムなので、インターネットが繋がる環境であれば、スマートフォンやタブレットからでも経費精算を行うことができます。紙やExcelで経費精算を行っている方も多いと思いますが、経費精算システムを活用することで、経費精算で発生する手作業(手書きの精算書やExcelへの手入力)の時間を大幅に削減できます。

また、「楽楽精算」はクラウド型サービスのため、消費税の改正や交通費の料金改定も自動でバージョンアップされ、そのたびに再インストールをする必要はありません。さらに自社内でのサーバー管理や保守体制の構築が不要なのも特長です。

「楽楽精算」は現在TVCMも放映中です。過去には、この規定違反チェック機能について紹介したTVCMを放映しました。経費精算システムの規定違反チェックを使えば、下記のような経理の悩みも解決できます。

 

 

経費精算システムで悩みを解決!

その他、経費精算システムには申請や承認の手間を軽くする様々な機能が用意されています。定期区間が含まれたルートの際は自動で料金を控除する機能や、適切なルートが申請されているか一目でわかる機能など、経費精算に悩んでいる企業にとって導入メリットは多くあります。
まずは資料請求や無料トライアルを活用しながら経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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経費精算システム「楽楽精算」

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経理プラス編集部

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