交通費精算システムの費用対効果は?従業員数別の削減コストを紹介

新しくシステムを導入する際には、導入タイミングや、セキュリティへの対応、社内周知の方法…ハードルとなる点が多いものです。その中でも説明が難しいのが費用対効果ではないでしょうか。

実際に「システムを導入すれば業務が効率化するのはわかっているけれども、現状タダ(システム費ゼロ)で運用できているし…」というのは良く耳にするお声です。

今回は、交通費精算システムの導入における費用削減効果の試算を元に交通費精算システム導入のメリットをご紹介いたします。

 

交通費精算システムのコスト削減効果:従業員数100名の場合

それではさっそく交通費精算システム導入におけるコスト削減効果を試算していきましょう。こちらは、「経理プラス」を運営する株式会社ラクスが算出した従業員数100名の会社の場合の交通費精算システム導入によるコスト削減効果試算です。

 

コスト削減試算(100名)

 

年間約183万円と高いコスト削減効果が試算されています。

グラフをみてわかる通り、申請業務、承認業務、経理業務のすべてのセクションで大きくコストが削減されています。年間のシステムコストを加味しても、削減効果は大きいと言えるでしょう。

では、システム導入前と導入後ではなぜここまで大きな差が出るのか、前者と後者での業務内容の違いから探っていきましょう。

 

なにがそんなにかかっているの?交通費精算業務のコストの内訳を再確認

まずは交通費精算システムの導入前の業務を確認してみましょう。

申請業務コスト

まず申請業務のコストです。
交通費申請の一般的な流れは以下の通りとなります。

※紙やエクセルで申請をしている場合

  1. 訪問箇所と日時を思い出しながら、交通費を調べる
  2. 指定フォーマットに入力・印刷し、押印する
  3. 上長に手渡しで申請する

1件の訪問先の訪問日時、運賃の検索、入力にかかる時間はわずかですが、訪問件数が多い営業担当者においては1ヶ月分の交通費を申請するために1時間以上かかってしまう場合もあります。

今回の試算では1件の訪問先の入力完了までを3分で試算していますが、仮に営業担当者が50名いて、1人あたり月10件の訪問があった場合、

10件 × 3分 × 50名 = 1,500分

これだけで月間1,500分、25時間分の稼働がかかっていることになります。皆さんの会社の時給で換算するといくらになりますでしょうか。

もちろん営業担当者のみでなく、内勤者や管理者も交通費の精算は発生しますので、よりコストがかかっていることになります。

承認業務コスト

続いて承認業務を見て行きましょう。
交通費の承認業務に必要な作業は、主に利用区間と表記されている金額に差異がないかチェックすることですが、より正確性を求める場合、経路に定期区間が含まれている際に定期分の金額が控除されているか、必要に応じて適切な手当などが含まれているか、等もチェック項目となってきます。一般的に承認フローとして、申請者の上長、さらにその上の管理者を経て最後に経理担当者のチェックをたどることが多く、申請者1人1人を細かくチェックしていくと、ここにも毎月想像以上の時間が割かれているのがわかります。仮に1フローでのチェック時間を3分とした場合、

50名 × 3分 × 3フロー = 450分

月間450分、7.5時間が割かれていることになります。

経理業務コスト

最後は経理業務にかかるコストです。
経理担当者には、前段でお話した承認業務の後に、以下のような様々な業務が待っています。

  • 仕訳作業
  • 会計ソフトへの入力作業
  • 支払一覧表の作成
  • 突合によるチェック作業
  • 振込金額の入力  など

今回の試算では、上記の作業に月間721分、12時間かかると試算しています。交通費の精算は月初の決まった日数で行うことが多いため、この時間が毎月経理担当者の負担となっていることは言うまでもありません。

 

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交通費精算システムの導入で変わることとは?

これらの一連の交通費精算業務は交通費精算システムを導入することによりぐっと手間を軽減、効率化することが可能です。
例えば株式会社ラクスが提供する交通費精算システム「楽楽精算」では以下のような機能により、申請・承認・精算すべての工程の時間を短縮し、さらにコストを削減することができます。

乗換案内システム搭載

乗換案内のシステムを搭載しているので、移動した駅名を画面上で選択するだけで運賃が自動計算されます。
定期区間が含まれた経路の検索時には、定期料金が自動で控除された状態で計算されるので承認者のチェックの手間もなくなります。

スマートフォン対応

「楽楽精算」はクラウドシステムなのでインターネット環境があればスマートフォンからでも利用できます。
外出が多い営業担当者が訪問先への移動中に申請出来たり、承認をする上長が出張中でも出先でチェック・承認をすることができるため、交通費精算のためにわざわざ会社に戻る必要がありません。

自動仕訳・会計ソフト連携

あらかじめ設定しておけば、申請が入力画面で選択する費用の用途に応じて勘定科目を紐づけておくことができるので、経理担当者の仕訳作業がなくなります。また、使用している会計ソフト用の取り込みデータを作成出来るので会計ソフトへの入力もする必要がありません。

振込データ作成

承認された交通費精算のデータから振込データ(FBデータ)の作成も可能です。あとは指定日に振込データをアップロードするだけなので、作業時間がぐんと短縮できます。

上記は一般的な交通費精算システムの機能です。各提供企業によって様々な機能がありますので、自社にあった機能が搭載されているシステムを選ぶことが重要です。

参考:交通費精算システム「楽楽精算」製品サイト

 

交通費精算システムのコスト削減効果:従業員数300名の場合

最後に、従業員数が増えた場合、300名の企業で試算した場合のコスト削減効果をご紹介します。

 

コスト削減試算(300名)

 

こちらも、年間約462万円とこちらも高いコスト削減効果が見込めます。従業員数が多くなるほど交通費精算業務においてもミスやチェックの慢性化が起こりやすいものです。適切な交通費精算や、各作業者の負担削減のためにもシステム導入は有効な手段として検討するのをお勧めいたします。

 

最後に

今回ご紹介した試算はあくまで想定に過ぎませんが、交通費精算を業務時間で換算した際に大きな削減効果があることはお分かりいただけたかと思います。
システムを導入するというと追加コストがかかるというイメージが強いですが、交通費精算に関わる全ての人の手間を削減し、作業時間が減ることにより、実はコスト削減につながります。
手間・時間・コストのトリプル削減効果を実現するために交通費精算システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

経理プラス編集部

経理プラス編集部

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