旅費精算の不満を解消!おすすめの旅費精算システムを徹底解説!

旅費精算とは

旅費精算とは、業務により宿泊を伴う遠方への出張や転勤の際に発生する移動費を精算することを指します。公共交通機関の交通費、ガソリン代や通行料、宿泊代などが該当します。

旅費は勘定科目上、交通費や出張経費と合わせて「旅費交通費」で処理されます。一般的な使い分けとしては、旅費が出張の移動・宿泊費であることに対し、交通費は業務に基づく近場の移動費、出張経費は出張中に発生した諸経費を指すでしょう。全額経費であり、社員に支給した分に給与課税はされません。
また、実費での精算のほか、移動距離に応じた日当を支給して精算することも可能です。日当を経費とするには、出張旅費規程に基づく金額であることがポイントになります。

 

旅費精算の流れ

  • 事前の申請

    旅費精算は出張前の申請が求められます。出張申請書、出張伺い書など会社が使用する様式を使用して、出張の日時や行程、目的を上司に申請し承認を得なければなりません。

  • 出張後の報告

    出張後は旅費精算書を作成し領収書やレシートを貼った上で上司に提出し、承認をもらいます。出張中の領収書・レシートは、JRなど領収書の発行がないものを除き、全て保管しておかなければなりません。上司の押印をもらってから経理に提出します。

  • 経理で精算

    経理では、申請者から受領した旅費精算書の金額が申請書の内容と比較して妥当かどうか確認します。支給方法は給与と別に支払うことが多いでしょう。小口現金から仮払金を渡している場合は、そのまま小口現金で精算します。
    旅費精算書の提出期限の有無は、会社の規程によりますが、経理にとっては旅費精算書がなければ精算も会計処理もすることができません。したがって、期限がなくとも早めに提出するよう促すことが大切です。

  • 仕訳、会計処理のためのデータ入力

    旅費精算書の内容が確認できれば、旅費精算書の内容に従って会計ソフトや仕訳帳に仕訳を入力・転記します。

 

旅費精算の申請書や精算書の書き方

旅費精算書を作成する人

旅費申請書や旅費精算書の主な記載項目は「日付」「出張先」「目的」「交通機関」「ルート」です。経理では精算の際に申請書の内容と精算書の内容を比較するほか、そのルートが最短か、運賃に間違いがないかなどもチェックします。

旅費精算書は申請書の内容に合致することが原則ですが、金額や使用した交通手段が異なる部分が生じた際は合理的な説明の記載が必要なので、旅費精算書には備考欄も設けるようにしましょう(例 急遽先方から時間変更を申し入れられ、新幹線に変更した等)。
「経理プラス」では旅費申請書と旅費精算書のテンプレートを提供していますので是非ご活用ください。

経理プラス:出張旅費申請書
経理プラス:出張旅費精算書

 

旅費精算の流れ

旅費精算で注意すべきポイントは以下の3点です。

  • ポイント1:不正対策

    私的な移動費の計上がないか、事前申請の経路と照合してチェックしましょう。ただし単身赴任者の出張中の帰省などは、旅費にできる場合があります。

    (参考)国税庁 単身赴任者が会議等に併せて帰宅する場合に支給される旅費

  • ポイント2:出張旅費規程の内容

    出張旅費規程は、全社員が対象であることが損金算入の要件です。したがって、役員だけに支給する規程では経費にはできません。ただし、役職で金額に差を設けることは問題ありません。なお、もし会社の出張旅費規程がこうした基本要件を満たしていなければ、日当の損金算入が税務調査で否認されることもあります。
    出張旅費規程については以下の記事で詳しく説明をしていますので、参考にご覧ください。

    経理プラス:出張経費で節税!?出張旅費規程のメリットと作成の3つのポイント

  • ポイント3:交際費の隣接費用や他の経費に注意

    移動費や飲食代などは、その目的によっては旅費や出張経費ではなく、交際費や会議費、研修費に該当するため注意が必要です。特に交際費は損金算入額に限度があるため、混同して経理しないよう申請者によく確認する必要があります。
    接待場所への移動費を交際費としなくてよいのは、相手が主催である接待に参加する場合であることが国税庁により明示されています。

    (参考)国税庁 交際費等の範囲(接待を受けるためのタクシー代)

 

旅費精算で苦労するポイント・非生産的な部分

旅費精算には多くの社員が関わっており、それぞれに手間がかかるポイントがあります。申請者と経理の立場で苦労するポイントをまとめました。

旅費精算で苦労するポイント ~申請者の場合~

  • 出張の準備で旅費の旅費申請にまで気が回らない

    出張が近づくと、出張の準備や社内で対応するべき業務があり、忙しい日々を過ごすことでしょう。そのため滅多にしない旅費の事前申請をうっかり忘れてしまう方も多いのではないでしょうか。または申請が必要なことは覚えているけれど具体的にどう申請すればいいのかわからず、つい後回しにしてしまうこともあるかもしれません。

  • 旅費申請は経路を調べたりしなければならないため手間がかかる

    出張の移動で発生する費用について申請をする場合、往復分の経路を調べ、運賃を調べる必要があります。出張が多い社員にとって出張の度に毎回運賃を調べるという作業はとても面倒に感じるでしょう。

  • 出張後に旅費精算を行う時間がない

    旅費精算は帰ってきて早急に申請をあげることが理想的ではありますが、出張から帰ってきた後は出張の成果を報告する業務があったり、出張の期間中に対応できなかった業務に追われ、旅費精算を忘れてしまうという方もいます。
    また、「領収書を保管しておいて後でまとめて精算しよう!」と思っていても、記憶が薄れてしまい、いつの、どこに行った際の精算なのかが分からなくなってしまうことも考えられます。一定期間を過ぎた申請には対応できないという申請期間のルールが定められている企業がほとんどだと思いますが、もし期間内に旅費精算が行われないと申請者が移動費や宿泊費を自腹で支払うことになってしまいます。

  • 出張の機会が多くないため、申請の流れや書類の書き方が覚えにくく経理から申請書の間違いを指摘されると煩わしい

    出張の頻度が少ない社員にとっては、旅費精算は慣れない作業です。一度手順や必要項目、旅費規程を説明されていたとしても、最後に出張をした日が前のこと過ぎて、どのように処理を行っていたのか失念してしまうということも考えられます。
    また、必死で思い出して作成した旅費精算も慣れない作業のためうっかり不備があり、差し戻しの対応が必要になることもあります。するとさらに手間と時間がかかり、「旅費精算=面倒」というイメージがついてしまうでしょう。

旅費精算で苦労するポイント ~経理の場合~

旅費精算書のチェックにつかれる経理

  • 旅費は通常の経費精算に比べて作成する機会が少ないことが多く、ミスが多い

    出張が多い会社を除き、旅費精算は通常の近隣交通費や経費精算に比べ、申請者側が申請をする機会が少ないため、不慣れな社員が多いです。そのため旅費精算に必要事項の記載が漏れていたり、紐づける項目が間違っていたりとミスが多く、差し戻しが発生してしまいます。

  • 運賃の誤りがないかなどチェックに時間がかかる

    旅費精算は近隣交通費と違い利用交通機関や経路が多様です。それらをひとつひとつ、適正な経路か、適正な運賃かを調べることはとても手間がかかります。

  • 申請者が多忙を理由に修正に応じないなど、業務が進まない

    旅費精算を行う社員は日頃から外出が多い社員であることが多いです。そのため旅費精算のミスを指摘し、修正を依頼しても外出や多忙を理由に放置されてしまうことがあります。経理担当者としては月次決算のスケジュールや他の業務との兼ね合いもあるため、処理が滞ってしまうことはとても困ります。

 

旅費精算における非生産的部分

  • 作業量が多い

    申請者は旅費申請書や旅費精算書を作成し、経理側はその情報に基づいて仕訳を会計ソフトに入力しなければなりません。つまり、同じ情報に対して入力作業が2度発生していることから、社員の作業量が多いといえます。

  • 不在により業務がストップする

    旅費申請書や旅費精算書は書類であるため、上司や申請者が不在だと放置されてしまい、決裁や修正が進みません。

 

旅費精算の不満を解消して効率化する方法とは

  • 事前の根回し

    経理が出張の予定を察知したら、すぐに対象の社員とコンタクトを取ることが大切です。申請のスケジュール感を共有しておくことで、相互に準備がしやすくなります。定期的に旅費精算をはじめとする経費精算の締め切りや注意点を社員に周知するような体制を作るとよいでしょう。

  • テンプレートの共有と利便化

    社内の共有フォルダ等に旅費精算テンプレートとその記載例をアップロードしておくと、申請者は助かります。また、テンプレートをエクセル化し、申請書と精算書など項目が重複している書類は、項目が反映できるよう利便化しておくことも大切です。

    経理プラス:旅費精算書テンプレート

  • 旅費精算システムを導入する

    旅費精算システムを導入することで、申請から精算までを全てオンラインで処理できます。
    旅費精算システムについては次の章で詳しく説明していきます。

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

旅費精算システムとは

旅費精算システムとは、オンライン上で旅費の申請や承認を行うことができるシステムです。クラウド型の旅費精算システムであれば、担当者が社内に居なくてもインターネットにアクセスさえできれば、外部からデータの承認や差し戻しを行うことができ、業務の効率化が図れます。さらに、データ出力を行って会計システムで読み込めば、手入力の作業を行うことなく自動的に仕訳を作成することも可能です。

 

旅費精算システム比較のポイント5つ

さまざまな種類の旅費精算システムがあります。その中でもどのような旅費精算システムを選ぶべきなのか、製品を比較する際におさえておきたいポイントを5つにまとめました。

  • 日当や運賃の自動計算機能がある

    旅費精算システムを選ぶ際は、日当の支給額を計算できるものや、運賃の自動取得機能があるものがおすすめです。正しい金額で精算が行えるようになるので、営業は運賃を調べる時間、経理は申請された経路をチェックする時間短縮になり、双方にとってメリットがあります。

  • 旅費申請、旅費精算の承認をクラウド上のワークフローで進められる

    クラウド上のワークフローで承認する機能があれば、社外からでも承認作業を進めることが可能です。また、経理からは対面で書類を差し戻さなくともオンライン上で修正を依頼できるため、業務の効率化や人的ストレスの軽減になります。

  • クレジットカード精算に対応している

    旅費の決済に、法人のクレジットカードを使用させる会社もあるでしょう。旅費精算システムの中には、クレジット決済の内容を反映できる機能があるものもあります。これまで申請者と経理の双方で入力作業が必要だった作業が、大幅に効率化されるでしょう。

  • 通常の交通費精算など他の経費にも対応している

    旅費精算システムを導入する場合は、他の経費の精算も同時にできるものを選びましょう。通常の経費精算は旅費精算よりも機会が多いため、さらにシステムを導入するメリットが大きくなります。

  • 会計ソフトとの連携機能がある

    会計ソフトに取込むための仕訳データを出力できる旅費精算システムもあります。旅費精算書の内容を手入力するという作業が不要になるので、経理業務のさらなる効率化を目指すなら、外せない機能です。

 

旅費精算システム「楽楽精算」とは

楽楽精算

ここまで旅費精算システムを比較するポイントをお伝えしてきました。というのも社会の生産性向上、業務効率化の波を受け、多くの会社が旅費精算システムを提供しています。そのため比較するポイントはわかっても、なかなか決めきれないという方も多いでしょう。
そんな方のために、ここでは導入社数No.1※の今一番選ばれている旅費精算システム「楽楽精算」をご紹介します。

※1 ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2018」SaaS型経費精算市場
:累計導入社数ランキング(初期出荷から2017年12月末までの累計導入社数)

便利な機能1:事前申請を流用して旅費精算!変更点も一目でわかる!

出張旅費は事前の利用申請と事後の旅費精算が必要な場合が多いです。承認者や経理担当者としては旅費精算の内容に不備がないか確認するだけでなく、事前申請と照らし合わせ承認外の利用がないか、不正がないかをチェックする必要があり、手間がかかります。

「楽楽精算」なら承認が下りた事前申請をコピーして、旅費精算を作成することができる上に、どこを編集したのかが一目でわかる仕様になっているため、申請者は再び同じ内容を入力する手間が削減でき、承認者・経理担当者はチェックの手間が削減できます。

便利な機能2:領収書を撮影するだけで旅費精算が可能!

出張旅費は新幹線や飛行機などの移動費用だけでなく、手土産代や現地での食事代など領収書をもらって精算するものもあります。紙やExcelで申請する場合、領収書を大事にとっておいて旅費精算書に貼り付けて…という作業が必要ですが、「楽楽精算」なら専用アプリを搭載したスマートフォンやタブレットのカメラで領収書を撮影するだけで、旅費の精算、添付ができます。申請に添付すれば、旅費申請書を出力して回覧するという物理的な作業もなくなるため手間も時間も削減できます。

領収書読み取り機能や電子帳簿保存法については、別の記事で詳しく説明していますので合わせてご覧ください。
(参考)OCR機能で経費精算が本当に楽になるのか試してみた

便利な機能3:日当計算や規定チェック機能搭載!

「楽楽精算」は前述の日当計算機能をもちろん搭載しています。役職や日時、距離などのルールをあらかじめ管理画面に設定しておくことで自動で計算・反映をしてくれます。

さらに、規定チェックの機能も搭載しています。例えば会議費・交際費を申請する際は人数・同席者・目的を必須入力とし、申請金額から一人当たりの金額を算出、一人当たり5,000円以上の金額で会議費を選択している場合はエラーを表示させるという設定が可能です。その他にも各社の旅費精算のルールを設定しておくことで、経理担当者のもとに届く前に不備が検出され、修正を促せるというとても便利な機能です。

便利な機能4:安心のサポート体制!

旅費精算書を作成する人

日当ルールや規定チェック機能など、便利そうではあるものの、ちゃんと設定できるか不安…と感じる方もいるのではないでしょうか。

「楽楽精算」は申請画面・管理画面共に直感で操作できるわかりやすいユーザーインターフェイスであることはもちろん、「楽楽精算」専属のサポートチームがいるため、安心してご利用いただくことができます。
わからなくて困っていることはもちろん、こんな使い方はできないのか?という更なる活用に対しても徹底してサポートしてくれるため、顧客満足度94%と高く評価されています。

便利な機能5:自動仕訳・会計ソフト連携で手入力作業を廃止!

旅費精算の申請や承認は少し楽になりそう、と感じていただけた方も多いのではないかと思いますが、まだまだ経理担当者のための便利な機能があります。

旅費精算に限らず、交通費精算や経費精算でも大変な仕訳作業、会計ソフトへの連携も旅費精算システムを導入することでグッと楽になります。事前に管理画面で利用項目と勘定科目を紐づけておくことで、申請者が旅費精算をする際に項目を選択、承認され精算処理されると自動で仕訳されます。

また精算データからCSVファイルを生成することができ、それを取り込むことで会計ソフトへの連携が簡単に行えます。会計ソフトとの連携実績は多数ある上に、管理画面で出力項目が位置も簡単に調整できるため安心です。

その他にも近隣交通費精算を楽にする交通系ICカードの取込み機能やワークフロー機能など、経費精算業務全般を楽にする機能がたくさん搭載されているシステムが「楽楽精算」です。
月額3万円※から提供されており、毎月かかっている人件費と比較するとかなりお手頃と感じる方も多いのではないでしょうか。実際の画面を使ったデモンストレーションやトライアルもありますので、気軽に試してみてください。

※別途初期費用が発生します。月額費用はユーザー数により変動します。詳細はお問い合わせください。

旅費精算システム「楽楽精算」製品ページ

 

まとめ

ここまで旅費精算業務の概要と、旅費精算の手間を効率化できる旅費精算システムについて解説してきました。

出張が多い会社の場合、毎月の旅費精算の処理はとても時間がかかり、面倒な業務かと思います。今回ご紹介した「楽楽精算」をはじめとする旅費精算システムを導入することで、手間が楽になるだけでなく、削減できた時間で新たな業務やスキルアップに励むことも可能です。

システムの導入というとハードルが高いと感じる方も多いかもしれませんが、まずは気軽に資料請求をしてみるといいでしょう。経費精算のプロである営業担当が役立つ提案をしてくれるはずです。

 

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経費精算システム「楽楽精算」導入事例

● 著者

石田 夏

石田 夏

税理士事務所、上場企業の経理職を経てフリーライターに転身。 簿記やファイナンシャルプランナー資格を活かして、 税務・会計に関する企業向けコンテンツを中心に執筆中。 ポリシーは、「知りたいをわかりやすく」。