旅費精算システムの選び方を徹底解説!旅費精算の不満をすっきり解消!

旅費精算システムの選び方を徹底解説!旅費精算の不満をすっきり解消!

旅費精算は経理処理の中でも手間のかかる業務の一つです。煩雑な作業をシステムで効率化できるといっても、どのようにシステムを選べば良いか困っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。この記事ではシステム選びに失敗しない方法を解説します。

目次

旅費精算システムとは

旅費精算システムとは、業務で出張した場合に発生する宿泊費や出張手当、出張交通費などの旅費の申請や承認を行うことができるシステムです。クラウド型の旅費精算システムであれば、担当者が社内にいなくてもインターネットにアクセスさえできれば、外部からデータの承認や差し戻しを行うことができ、業務の効率化が図れます。
さらに、データ出力を行って会計システムで読み込めば、手入力の作業を行うことなく自動的に仕訳を作成することも可能です。

旅費精算システムが必要な理由

旅費精算には多くの社員が関わっており、それぞれに手間がかかるポイントがあります。ここでは旅費精算システムが必要な理由を申請者と経理の立場で苦労するポイント別にまとめました。

旅費精算で苦労するポイント ~申請者の場合~

出張の準備で旅費の旅費申請にまで気が回らない

出張が近づくと、出張の準備や社内で対応するべき業務があり、忙しい日々を過ごすことでしょう。そのため滅多にしない旅費の事前申請をうっかり忘れてしまう方も多いのではないでしょうか。または申請が必要なことは覚えているけれど具体的にどう申請すればいいのか分からず、つい後回しにしてしまうこともあるかもしれません。

旅費申請は経路を調べたりしなければならないため手間がかかる

出張の移動で発生する費用について申請をする場合、往復分の経路を調べ、運賃を調べる必要があります。出張が多い社員にとって出張の度に毎回運賃を調べるという作業はとても面倒に感じるでしょう。

出張後に旅費精算を行う時間がない

旅費精算は帰ってきて早急に申請をあげることが理想的ではありますが、出張から帰ってきた後は出張の成果を報告する業務があったり、出張の期間中に対応できなかった業務に追われ、旅費精算を忘れてしまうという方もいます。

また、「領収書を保管しておいて後でまとめて精算しよう!」と思っていても、記憶が薄れてしまい、いつの、どこに行った際の精算なのかが分からなくなってしまうことも考えられます。一定期間を過ぎた申請には対応できないという申請期間のルールが定められている企業がほとんどだと思いますが、もし期間内に旅費精算が行われないと申請者が移動費や宿泊費を自腹で支払うことになってしまいます。

出張の機会が多くないため、申請の流れや書類の書き方が覚えにくく経理から申請書の間違いを指摘されると煩わしい

出張の頻度が少ない社員にとっては、旅費精算は慣れない作業です。一度手順や必要項目、旅費規程を説明されていたとしても、最後に出張をした日が前のこと過ぎて、どのように処理を行っていたのか失念してしまうということも考えられます。
また、必死で思い出して作成した旅費精算も慣れない作業のためうっかり不備があり、差し戻しの対応が必要になることもあります。するとさらに手間と時間がかかり、「旅費精算=面倒」というイメージがついてしまうでしょう。
旅費精算を紙やエクセルで申請する際はテンプレートの書式があるとある程度は効率化できますが、手作業が無くなるわけではなく根本的な解決にはならないでしょう。

出張旅費申請書のテンプレート
出張旅費精算書のテンプレート

旅費精算で苦労するポイント ~経理の場合~

旅費は通常の経費精算に比べて作成する機会が少ないことが多く、ミスが多い

出張が多い会社を除き、旅費精算は通常の近隣交通費や経費精算に比べ、申請者側が申請をする機会が少ないため、不慣れな社員が多いです。そのため旅費精算に必要事項の記載が漏れていたり、紐づける項目が間違っていたりとミスが多く、差し戻しが発生してしまいます。

運賃の誤りがないかなどチェックに時間がかかる

旅費精算は近隣交通費と違い利用交通機関や経路が多様です。それらを一つひとつ、適正な経路か、適正な運賃かを調べることはとても手間がかかります。

申請者が多忙を理由に修正に応じないなど、業務が進まない

旅費精算を行う社員は日頃から外出が多い社員であることが多いです。そのため旅費精算のミスを指摘し、修正を依頼しても外出や多忙を理由に放置されてしまうことがあります。経理担当者としては月次決算のスケジュールや他の業務との兼ね合いもあるため、処理が滞ってしまうことはとても困ります。

旅費精算における非生産的部分

作業量が多い

申請者は旅費申請書や旅費精算書を作成し、経理側はその情報に基づいて仕訳を会計ソフトに入力しなければなりません。つまり、同じ情報に対して入力作業が2度発生していることから、社員の作業量が多いといえます。

不在により業務がストップする

旅費申請書や旅費精算書は書類であるため、上司や申請者が不在だと放置されてしまい、決裁や修正が進みません。

>>経費精算を楽にしたい!そんなあなたに、国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

旅費精算システムのメリット

旅費精算をシステムを使わずに処理する場合、苦労するポイントが多くあることが分かりました。では、旅費精算システムを活用することで、業務にどのような改善がみられるのか見ていきましょう。

申請作業の負担軽減

旅費精算システムには申請者の手入力の負担を軽減する機能が備わっています。例えば、クレジットカード連携や日当計算機能などは、申請者がシステム上で連携されたデータを元に申請書を作成することができるため、日付や金額の入力の手間やミスを削減してくれます。

ワークフロー機能による内部統制の強化

システム上で承認作業を行うことにより、いつ誰がどの伝票を承認したのか、また承認がどこで止まっているのかが明確になります。また、承認者が外出や出張中でも、インターネット環境があれば承認作業ができるため、精算をスムーズに進めることができます。

経理担当者の負担軽減

経理では、旅費精算の情報を会計ソフトに入力するために、集計や仕訳を行います。また、申請金額を取引先や社員に振り込む作業もあり、金額ミスが起きないように注意を払う作業が多く非常に負担が大きいです。旅費精算システムには、仕訳データは会計ソフトに連携したり、銀行への振込データを自動作成してくれる機能を持ったシステムがあるため、経理の業務負荷を軽減してくれます。

一元管理できる

旅費精算システムを入れることで、全国に支社や営業所がある会社でもシステム上で一元管理することができます。そのため、管理コストの工数削減を期待できます。

旅費精算のコスト削減

申請者・承認者・経理担当者の業務負荷が軽減されることにより、作業時間が短縮され旅費精算にかかるコストが削減されます。株式会社ラクスの旅費精算システム「楽楽精算」の場合、社員100名の企業で年間約200万円のコスト削減効果が期待できるとの試算が出ております。
経理プラス:交通費精算システムの費用対効果は?従業員数別の削減コストを紹介

旅費精算システムのデメリット

情報管理への不安

紙媒体ではなく、データで情報を扱うことで情報漏洩リスクは高まります。
そのためクラウド型のシステムの場合はセキュリティ環境が整っているシステムを利用する必要があるでしょう。

コストがかかる

システムを導入することで紙運用では発生していなかった費用が発生します。そのため、システム利用料金に対してそれ以上の効果があるのかを見定める必要があります。

旅費精算システム比較のポイント5つ

旅費精算システムにはさまざまな種類があります。その中でもどのような旅費精算システムを選ぶべきなのか、製品を比較する際におさえておきたいポイントを5つにまとめました。

1つ目:日当や運賃の自動計算機能がある

旅費精算システムを選ぶ際は、日当の支給額を計算できるものや、運賃の自動取得機能があるものがおすすめです。正しい金額で精算が行えるようになるので、営業は運賃を調べる時間、経理は申請された経路をチェックする時間短縮になり、双方にとってメリットがあります。

2つ目:記入や入力などが自動化されている

交通系ICカードやクレジットカードなどの情報を連携させ、精算できるものが手入力や転記のミスがなくなるため、おすすめです。また領収書など、OCR機能を使って取り込んで精算できるシステムも手作業を大きく削減できるため重要なポイントです。

3つ目:カスタマイズ性がある

旅費規程は役職や距離などの区分けによって日当や手当を支給している企業が多いですが、その基準や金額はさまざまです。その他、会社独自の規定についてシステムに反映できるか、自社の運用に合うか確認しましょう。

4つ目:コストが機能に見合っているか

料金が安いという点だけでなく、料金体系や必要な機能が揃っているのかという視点でも確認しましょう。また旅費精算だけでなく、他の経費の精算や取引先への支払依頼も同時にできるものを選びましょう。通常の経費精算は旅費精算よりも機会が多いため、さらにシステムを導入するメリットが大きくなります。

5つ目:クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型のシステムは導入コストが低く、保守メンテナンスを自社で行う必要がありません。例えば、電車運賃の改定や会計制度の変更などがあった場合、クラウド型のシステムであれば、自動で対応してくれます。
経理プラス:経費精算はクラウドが常識!?リモートにも対応できる?そのメリットとは

旅費精算システム「楽楽精算」とは

ここまで旅費精算システムを比較するポイントをお伝えしてきました。というのも社会の生産性向上、業務効率化の波を受け、多くの会社が旅費精算システムを提供しています。そのため比較するポイントはわかっても、なかなか決めきれないという方も多いでしょう。
そんな方のために、ここでは旅費精算もできる、国内累計導入社数No.1※ 経費精算システム「楽楽精算」をご紹介します。

※ITR「ITR Market View:予算・経費・プロジェクト管理市場2021」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2020年12月末までの累計導入社数)

便利な機能1:事前申請を流用して旅費精算!変更点も一目でわかる!

出張旅費は事前の利用申請と事後の旅費精算が必要な場合が多いです。承認者や経理担当者としては旅費精算の内容に不備がないか確認するだけでなく、事前申請と照らし合わせ承認外の利用がないか、不正がないかをチェックする必要があり、手間がかかります。

「楽楽精算」なら承認が下りた事前申請をコピーして、旅費精算を作成することができる上に、どこを編集したのかが一目で分かる仕様になっているため、申請者は再び同じ内容を入力する手間が削減でき、承認者・経理担当者はチェックの手間が削減できます。

便利な機能2:領収書を撮影するだけで旅費精算が可能!

出張旅費は新幹線や飛行機などの移動費用だけでなく、手土産代や現地での食事代など領収書をもらって精算するものもあります。紙やExcelで申請する場合、領収書を大事にとっておいて旅費精算書に貼り付けて…という作業が必要ですが、「楽楽精算」なら専用アプリを搭載したスマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけで、旅費の精算、添付ができます。申請に添付すれば、旅費申請書を出力して回覧するという物理的な作業もなくなるため手間も時間も削減できます。

領収書読み取り機能や電子帳簿保存法については、別の記事で詳しく説明していますので合わせてご覧ください。
(参考)OCR機能で経費精算が本当に楽になるのか試してみた

便利な機能3:日当計算や規定チェック機能搭載!

「楽楽精算」は前述の日当計算機能をもちろん搭載しています。役職や日時、距離などのルールをあらかじめ管理画面に設定しておくことで自動で計算・反映をしてくれます。

さらに、規定チェックの機能も搭載しています。例えば会議費・交際費を申請する際は人数・同席者・目的を必須入力とし、申請金額から一人当たりの金額を算出、一人当たり5,000円以上の金額で会議費を選択している場合はエラーを表示させるという設定が可能です。その他にも各社の旅費精算のルールを設定しておくことで、経理担当者のもとに届く前に不備が検出され、修正を促せるというとても便利な機能です。

便利な機能4:安心のサポート体制!

日当ルールや規定チェック機能など、便利そうではあるものの、ちゃんと設定できるか不安…と感じる方もいるのではないでしょうか。

「楽楽精算」は申請画面・管理画面共に直感で操作できるわかりやすいユーザーインターフェイスであることはもちろん、「楽楽精算」専属のサポートチームがいるため、安心してご利用いただくことができます。
分からなくて困っていることはもちろん、こんな使い方はできないのか?という更なる活用に対しても徹底してサポートしてくれるため、顧客満足度94%と高く評価されています。

便利な機能5:自動仕訳・会計ソフト連携で手入力作業を廃止!

旅費精算の申請や承認は少し楽になりそう、と感じていただけた方も多いのではないかと思いますが、まだまだ経理担当者のための便利な機能があります。

旅費精算に限らず、交通費精算や経費精算でも大変な仕訳作業、会計ソフトへの連携も旅費精算システムを導入することでグッと楽になります。事前に管理画面で利用項目と勘定科目を紐づけておくことで、申請者が旅費精算をする際に項目を選択、承認され精算処理されると自動で仕訳されます。

また精算データからCSVファイルを生成することができ、それを取り込むことで会計ソフトへの連携が簡単に行えます。会計ソフトとの連携実績は多数ある上に、管理画面で出力項目が位置も簡単に調整できるため安心です。

その他にも近隣交通費精算を楽にする交通系ICカードの取込み機能やワークフロー機能など、経費精算業務全般を楽にする機能がたくさん搭載されているシステムが「楽楽精算」です。
月額3万円※から提供されており、毎月かかっている人件費と比較するとかなりお手頃と感じる方も多いのではないでしょうか。実際の画面を使ったデモンストレーションやトライアルもありますので、気軽に試してみてください。

※別途初期費用が発生します。月額費用はユーザー数により変動します。詳細はお問い合わせください。

>>出張旅費精算システム「楽楽精算」の機能について詳細を見る

まとめ

ここまで旅費精算業務の概要と、旅費精算の手間を効率化できる旅費精算システムについて解説してきました。

出張が多い会社の場合、毎月の旅費精算の処理はとても時間がかかり、面倒な業務かと思います。今回ご紹介した「楽楽精算」をはじめとする旅費精算システムを導入することで、手間が楽になるだけでなく、削減できた時間で新たな業務やスキルアップに励むことも可能です。

システムの導入というとハードルが高いと感じる方も多いかもしれませんが、まずは気軽に資料請求をしてみるといいでしょう。経費精算のプロである営業担当が役立つ提案をしてくれるはずです。

>>>>経費精算のペーパーレス化、電子帳簿保存法対応を検討しているなら、国内導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

石田 夏

石田 夏

税理士事務所、上場企業の経理職を経てフリーライターに転身。 簿記やファイナンシャルプランナー資格を活かして、 税務・会計に関する企業向けコンテンツを中心に執筆中。 ポリシーは、「知りたいをわかりやすく」。