出張精算とは 出張経費の精算方法と注意すべき3つのポイント

出張経費とは

出張経費とは、出張先で発生した諸経費のことです。勘定科目上では「旅費交通費」として処理されますが、一般的に出張経費と言えば、旅費に該当しない出費を指します。例えば、出張先の業務で発生したタクシー代やレンタカー代、駐車場代などです。

またこれ以外にも、出張経費はその出張がなければ通常発生しなかった費用が広く該当します。例えば食事代。自宅で食事をとれば通常発生しないという考えにより、出張経費にすることができます。

ところが、どこまで経費とするかハッキリ決めておかないと出張経費として申請していいのか一律に判断できないような内訳の出張経費申請が増え、社員間の不公平を生むことがあります。そのため、食事代など宿泊に伴う雑費は出張旅費規程において「日当」に含めて支給すると定め、実費で精算しない方がよいでしょう。
また、税務上では出張経費は全額損金に算入することができ、社員に返還した分は給与課税されません。

 

出張経費精算とは

出張精算とは

出張経費は、レンタカー代など事前に予約して分かっているものは旅費の申請とともに事前申請を行います。ただし現地で発生する駐車場代など不明確なものは、通常は事後精算です。
精算の方法は、立替え払いをして出張後に実費を精算する方法と、出張前に概算で仮払金を申請者に渡して出張後に実費精算する方法があります。支給方法は小口現金から支払う場合もあれば給与と同時支給する場合、給与とは別に振り込む場合など、会社によってさまざまです。

 

出張精算の流れ

  1. 事前申請と承認

    どこまで申請が必要かは会社の出張旅費規程によりますが、予約などで予め高額な出費が確定しているものは、旅費の申請と一緒に申請し承認を受けておくことが望ましいでしょう。

  2. 出張経費の精算

    出張から戻った後は領収書・レシートを貼った出張精算書を作成し、上司の押印で承認を得てから経理に提出します。JRなど領収書の発行がないものを除き、全て提出することが必要です。

  3. 経理に提出

    上司の承認を得た出張精算書は、経理に提出します。提出期限について出張旅費規程では「速やかに」などと定めていても、具体的な日時を設定している場合は少ないでしょう。しかし、経理としては早めに処理したいところです。特に仮払金の翌月繰越はあまり好ましいものではないため、早めの提出期限を言い渡しておくことをおすすめします。

  4. 仕訳、会計処理のためのデータ入力

    出張精算書を受け取った経理は、精算書の内容に従って会計ソフトや仕訳帳に仕訳を入力・転記します。

 

出張精算で注意すべきポイント3点

出張精算の3つのポイント

精算を行う際に、経理担当者が注意するべきポイントは下記の3つです。

ポイント1:不正防止対策

出張精算内容に不正がないかのチェックは大切です。例えば飲食代の金額が高すぎる場合は、レシートの注文数などから申請者以外の同席者がいなかったか確認する必要があります。
また、使用された経路も確認しましょう。土地勘がないため、言われるままに精算してしまいがちですが、私的な寄り道が含まれている場合は給与課税を検討しなければならなくなることがあります。

ポイント2:勘定科目

出張経費の中に、交際費に該当するものが混ざっていないか気をつけて確認しましょう。交際費は損金算入額に制限があり、税金の扱いが通常の経費と違います。出張先で接待を行った場合は同席者の人数など詳細を明記してもらいましょう。

ポイント3:交通費と混同しない

全ての交通費の勘定科目を「旅費交通費」で統一している場合、給与と同時精算する際は通勤手当を指す「旅費交通費」と混同しないよう補助科目を活用しましょう。通勤手当は、一定の距離を超える場合などは給与課税の対象となるからです。

 

出張経費の申請書や精算書の書き方のポイント

出張経費の申請書や精算書のフォーマットは会社によって様々ですが、主な記載項目は「日付」「出張先」「目的」「交通機関」「ルート」です。特に接待がある場合は、接待場所へのタクシー代等が出張経費ではなく交際費に該当することがあるため、その点が明確になるよう記載する必要があります。

(参考)国税庁 交際費等の範囲(接待を受けるためのタクシー代)

現在紙やExcelの出張精算書をお使いの方は、追加すべき項目が無いか確認してみると良いでしょう。また、「経理プラス」でも出張旅費精算書のテンプレートを提供していますので、まだフォーマットが定まっていないという場合は是非ダウンロードしてご活用ください。

経理プラス:出張旅費精算書テンプレート

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

出張経費の精算で苦労するポイント・非生産的な部分

出張経費の精算で困る人

出張精算で苦労するポイント ~申請者の場合~

  • 出張精算書を作成する時間がない

    出張が入ると通常業務にしわ寄せがいき、戻った後は多忙となることが多いでしょう。したがって、出張経費の精算書をじっくり作成する時間がとれません。

  • 月末の出張は提出期限がギリギリに

    月末に出張をすると経理側のスケジュールで、提出期限が早いことが少なくありません。ただでさえ出張から戻った後は多忙であるため、申請者の負担は大きいものとなります。

  • 差し戻しがあることも

    出張は回数が多くないため、その精算を行う機会は多くありません。したがって、出張経費の精算書の作成に慣れておらず不備が生じることも多く、経理から差し戻されることもよくあります。多忙な時に修正を急かされると、会社のために出張したのに嫌な気持ちになるものです。

出張精算で苦労するポイント ~経理の場合~

  • ミスが多い

    出張精算書は通常の精算書と比べて作成する機会が少ない社員が多いため、ミスが多くなります。そのため、経理側のチェックも大変です。

  • 修正が遅い

    申請者側が多忙や不在を理由に、なかなか修正に応じてくれないこともあります。そうすると、経理の業務は完全に止まってしまって精算処理が進みません。

出張精算における非生産的な部分

  • 社員の作業量が多い

    一回の出張に対し、申請者は申請書や出張精算書を作成し、経理はその情報に基づき、仕訳を会計ソフトに打ち込まなければなりません。したがって、出張精算に関わる社員のトータルの作業量が多いのです。

  • 上司の不在などで承認決裁がすすまない

    書類で申請すると、上司が不在などの理由で承認決裁が進まなかったり、差し戻しても不在であるため放置されたりします。そのたびに処理がストップしてしまい、とても非効率です。

 

出張精算の不満を解消し、効率化する方法とは

  • テンプレートを活用する

    社内の共有フォルダ等に出張精算テンプレートとその記載例をアップロードしておくだけでも、出張を申請する社員は大助かりです。さらに誤りやすい点を強調しておくと、互いの業務が円滑になります。

  • テンプレート様式の改善

    記載漏れが多い場合は、情報不足が起こらないテンプレートに改善することが効率的です。例えば交際費や会議費など隣接費用との違いが、出張精算書のテンプレートで分かるような記載(「誰と」などの項目を加えるなど)は簡単にできるためおすすめです。また、テンプレートをExcel化し、他のテンプレートに反映できる項目は利便化しておくとよいでしょう。

  • 出張精算を効率化する経費精算システムを導入

    紙やExcelの運用ではなく、経費精算システムを導入し、オンラインで出張精算のワークフローを管理する方法もあります。経費精算システムについては次の章で詳しく説明します。

 

出張経費の精算を楽にする経費精算システムとは

経費精算システムを導入すれば、出張経費などの申請や承認をデータで行うことができます。
クラウド型の経費精算システムなら、インターネットが繋がる環境であればどこでも経費精算、承認作業が行えるので、「外出続きで出張精算をする時間がない」、「長期の出張で部下の出張精算書がチェックできない」という悩みも解決できます。
その他、書類で差し戻しを行う手間が軽減されるほか、仕訳データの出力を行って会計システムに取り込むことで、手入力を行うことなく会計処理を行うことも可能になります。

 

国内導入数No.1!おすすめの経費精算システム「楽楽精算」

楽楽精算

出張精算に対応している経費精算システムの中で、おすすめの経費精算システムがあります。それは株式会社ラクスが提供する経費精算システム「楽楽精算」です。
「楽楽精算」は導入社数No.1※を獲得している経費精算システムです。

※1 ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2018」SaaS型経費精算市場
:累計導入社数ランキング(初期出荷から2017年12月末までの累計導入社数)

 

出張精算を効率化する「楽楽精算」の特徴的な機能3選

「楽楽精算」には経理業務を楽にする機能が多く搭載されていますが、ここでは出張精算の効率化に貢献してくれる機能を3点抜粋してご紹介します。

出張日当を自動計算 出張精算時のミスを未然に防ぐ!

出張旅費規程に基づいた精算ルールを登録しておくと、申請者の役職や移動距離に応じて日当の金額を自動計算してくれる機能があります。その他、過去の申請内容をコピーして精算できる機能や、必須項目の入力が漏れていた場合にエラーメッセージを表示できる規定違反チェック機能を搭載しており、申請時のミスを防ぐことができます。

自動仕訳機能で仕訳・勘定科目のミスを削減!

経費精算時に選ぶ項目と勘定科目とを自動で紐づけることができるので、申請を行った段階で仕訳が完了する仕組みになっています。例えば交際費を精算する場合、申請された金額によって交際費か会議費かをシステムが正しく振り分けてくれます。これにより正しい勘定科目で仕訳が行われるので、「これは交際費」「これは会議費」と経理担当者が細かく仕訳を確認する必要はありません。

出張経費の仮払金運用、クレジットカード連携などにも対応!

出張経費の運用方法は会社によって違います。事前に現金を渡す仮払金での運用や、コーポレートカードを支給している運用がありますが、「楽楽精算」ではどちらの運用にも対応できます。

仮払金の運用であれば、支給額と実際に使用した金額との差額を自動計算し、正しい金額で精算を行うことが可能です。また、クレジットカード連携機能があるので、カードの利用明細を取り込んで精算を行うことができ、手入力の手間を省くことができます。クレジットカード連携機能を使った精算は、不正な金額での申請を防ぐため内部統制の力を強めることができます。

「楽楽精算」は出張精算以外の精算業務も楽にする機能がたくさんあります。また、無料で資料のダウンロードやトライアルも可能です。経費精算システムの比較・検討の参考としてぜひ製品ページもご覧ください。

クラウド型経費精算システム「楽楽精算」製品ページ

 

まとめ

出張経費の精算について定義や業務の流れを確認するとともに、出張精算で注意すべきポイントや非効率的な部分、それらの解決策についてご紹介しました。

出張精算をはじめとする経費精算業務は毎月のように発生する業務であり、全ての社員が関わる業務です。経費精算業務をできる限りシステム化し効率化することで、経費精算業務にかかる時間や手間を削減できれば、本来の業務に取り組むための時間を確保できるようになります。この機会に、出張経費の精算をはじめとした経費精算業務を効率化について考えてみてはいかがでしょうか。

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

石田 夏

石田 夏

税理士事務所、上場企業の経理職を経てフリーライターに転身。 簿記やファイナンシャルプランナー資格を活かして、 税務・会計に関する企業向けコンテンツを中心に執筆中。 ポリシーは、「知りたいをわかりやすく」。