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出張旅費精算書

出張旅費精算書のテンプレートです。Excelで作成してあります。
出張で使用した旅費を後日、精算するための書類です。
出張旅費精算書の見本、テンプレート、サンプルとしてご利用ください。

旅費精算システムの概要や選び方を知りたい方はこちらの記事を合わせてご覧ください。
経理プラス:旅費精算システムの選び方を徹底解説!旅費精算の不満をすっきり解消!

出張旅費精算

出張旅費とは

出張旅費とは、業務で遠方へ出張した際の航空券や新幹線などの移動費用や宿泊費などのことです。
交通費との違いは、交通費は近隣の移動費用に対し、出張旅費は一定以上の距離が離れた場所への移動費用であることです。
一定以上の距離の基準は会社により異なり、出張旅費規程がある場合はそこで定義されていることが多いです。

出張旅費精算書の書き方

出張旅費精算書とは、出張で発生した宿泊費や社員に支給する日当などの出張旅費を精算するための書類です。通常は各社で定められた出張旅費規程に沿って出張旅費を精算します。

出張旅費精算書に必要な項目

出張旅費精算書を作成する際に必要な項目としては以下が考えられます。

  • 氏名・所属部署
  • 申請日
  • 出張期間
  • 出張先
  • 宿泊地/宿泊料金
  • 日当
  • 交通手段
  • 金額 など

その他、企業によっては担当者、上長の捺印欄が必要な場合や、交通手段もまとめて出張旅費精算として申請する場合もありますので、テンプレートの項目を編集し、自社に合った形でご活用ください。

出張旅費精算書をチェックする際の注意点

出張旅費精算で注意すべきポイントを2つご紹介します。

申請された出張旅費の内容が正しいか

出張旅費には出張の際に発生した交通費や宿泊費、日当が含まれます。
一方、出張の際に発生した費用だとしても出張旅費にはならないものもあります。たとえば、遠方での研修・セミナーの参加費や出張先の接待で発生した食事代などは出張旅費には含まれません。
これらのような費用は、経理担当者が仕訳を行う際にどの科目に該当するのかをそれぞれ判断しなければなりません。研修・セミナーの参加費用は「研修費」といった違う仕訳項目となりますし、接待で発生した費用は人数によって「交際費」になるのか「会議費」になるのかが変わります。その場合参加人数の記載が必須になるため、人数が未記入の申請は差し戻しが発生します。
このように、申請された内容が正しいのかを細かくチェックした上で、経理担当者は仕訳を行う必要があるのです。

出張日当の金額が正しいか

出張の対象となる社員への労いの意味を込めて支給される出張日当は、役職や移動距離によって日当の支給金額が変わるといった細かいルールを設定していると思います。申請者はどの支給条件に当てはまっているかを確認しながら申請する必要がありますので、申請者が日当のルールを理解できていない場合、日当の計算金額が間違っている可能性も大いにあります。このようなミスを防ぐため、申請のテンプレートに日当の判断基準表を追記するといった工夫が必要になるでしょう。

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

出張旅費精算はシステム化できます!

Excelのテンプレートや書き方・注意点をご紹介してきましたが、多くの企業が出張旅費精算をシステム化しています。
中でも導入社数No.1※のクラウド型出張旅費精算システムは、株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」です。
「楽楽精算」は、紙やExcelでの申請ではなく、パソコンやスマートフォン上で申請を行うことができる出張旅費精算・交通費精算・経費精算に特化したクラウドシステムです。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

特徴1:コーポレートカード連携

「楽楽精算」は各種コーポレートカードと連携しており、出張の航空券や新幹線を手配した履歴から旅費精算を行うことができます。そのため申請者は都度金額を調べなおす必要がなくなり、承認者・経理担当者も金額の入力ミスのチェックをする必要がなくなります。

特徴2:領収書読み取り機能

コーポレートカードを使っていない企業にも便利な機能があります。領収書読み取り機能(OCR機能)です。
専用アプリを搭載したスマートフォンのカメラで、旅費精算する領収書を撮影すると金額や取引先などを読取り、データとして取り込まれます。
撮影した領収書は添付もできるため、領収書の煩雑な管理が楽になったり、承認者や経理担当者のチェックの手間が削減できます。

特徴3:自動仕訳

経理担当者が特に楽になる機能といえば、自動仕訳です。
たとえば、研修で参加したセミナーの費用を旅費精算する場合には、申請者が画面上で「セミナー参加費」といった項目を選択した段階で、システムの裏側に勘定科目「研修費」を紐づけておくことで、自動で仕訳を行うことができます。また、接待で発生した飲食代を旅費精算する場合、申請画面上で参加した人数を必須入力項目とすることで、入力された人数に応じてその費用が「交際費」に当たるか「会議費」に当たるかを自動で算出、判断してくれます。
自動仕訳の機能によって、経理担当者が申請項目を見て、仕訳内容を判断するという手間を大幅削減できます。
さらに、参加人数などの必須入力項目が漏れている場合は、申請をあげる前に警告文を表示させることも可能なので、間違った申請を未然に防ぐことができます。

出張旅費精算などの経理業務はITの力によって効率化することができます。この機会に紙やExcelでの運用を見直し、出張旅費・経費精算システムを活用してみてはいかがでしょうか。
最後に経費精算のIT化のメリットについてまとめた資料もご用意していますので、ぜひ参考にご覧ください。
(参考) 経費精算はIT化が常識に!?最新データと導入者の声から見るIT化のメリット

>>旅費出張精算システム「楽楽精算」の機能について詳細を見る

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