インボイス制度における旅費精算｜適格請求書が不要のケースは？

2023年10月1日に開始されるインボイス制度。仕入税額控除を受けるためには、原則として適格請求書（インボイス）の入手と保存が要件になります。

従業員の出張等の旅費精算については、会社宛ての適格請求書が発行されない場合も多く、仕入税額控除を受けられるのか疑問が生じやすい領域です。一定の場合には適格請求書なしに仕入税額控除を受けられる特例がありますが、場合分けが少し複雑になっています。きちんと仕入税額控除を適用していくためにも、本記事を読んで知識を整理しておきましょう。

また、インボイス制度の基本的な内容についてはこちらの記事でも解説しているため併せてご覧ください。

経理プラス：インボイス制度とは？これだけでインボイスの基本的な内容が分かります

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インボイス制度導入による主な影響

消費税の仕組みのもとでは、商品の販売やサービスの提供を行う課税事業者が本体価格と消費税額の合計額を対価として取引先（買い手）に請求し、買い手から預かった消費税を納税します。これを逆の観点から見ると、事業者が仕入などで支払った消費税額については、その税額は相手方（売り手）が納税することになります。仕入などで払った消費税額は別の事業者が納税するため、各事業者の納税申告の際には、課税売上の際に預かった消費税額から仕入などで支払った消費税額を差し引き、残額を納税すればよいことになるのです。

このように、支払った消費税額を納税申告において差し引くことを「仕入税額控除」と言います。仕入税額控除は簡単に言うと、売上から仕入・費用を差し引いた付加価値に課税するためのもので、消費税制の根幹をなす重要な仕組みです。

インボイス制度が開始された後は、適格請求書発行事業者として登録した事業者のみが適格請求書（インボイス）を交付できることになります。適格請求書には、適格請求書発行事業者の登録番号と税率ごとの消費税額及び適用税率を記載することが必要です。この点が、現行の区分記載請求書とは大きく異なります。また、適格請求書発行事業者は、交付した適格請求書の写しを保存しておかなくてはいけません。

請求を受ける側の観点では、原則として、自社宛ての適格請求書を取引先から受領した場合のみ仕入税額控除を受けられます。つまり、インボイス制度の開始後は、仕入税額控除の対象が厳格化されることになるのです。従来の区分記載請求書等保存方式のもとでは、免税事業者からの請求書でも仕入税額控除の対象にできていました。また、従来は税込み3万円未満の取引について、帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められていました。しかし、インボイス制度のもとでは、こうした簡便的な処理が原則として認められないことになります。

インボイス制度下の旅費精算における適格請求書の要否

会社においてよく発生する旅費としては、出張時の交通費、宿泊費、出張手当などがあります。旅費精算において仕入税額控除のために適格請求書が必要になるかどうかは、ケースによって異なります。大きくは、従業員が立替払いをする場合と会社が出張旅費を支給する場合で取扱いが異なりますので、以下で順に解説していきます。

立替払いとして経費精算する場合

この場合、従業員は会社と交通機関などとの間に入って立替払いをした位置づけになり、会社が交通機関などから課税仕入を行ったとみなされます。そのため、会社が仕入税額控除を受けるには、原則として会社宛ての適格請求書が必要です。ただし、適格請求書の宛名が従業員の名前になっている場合には、従業員が立替金精算書を作成することにより、仕入税額控除を受けることができます。

なお、特例として、3万円未満の公共交通機関の運賃は帳簿に「公共交通機関特例」などと明記することにより、適格請求書なしで仕入税額控除を受けられます。また、3万円以上の公共交通機関の運賃で乗車券などが使用時に回収される場合は、帳簿に入場券等回収特例である旨および仕入の相手方である公共交通機関の住所などを記載すれば、適格請求書なしで仕入税額控除を受けることが可能です。

出張旅費規程に従って精算する場合

出張旅費規程とは、出張に係る各種経費（交通費、宿泊費、出張手当など）に関する取扱いを定めた会社の規程を指します。これは出張手当が給与課税されないためにも必要とされているものです。

出張旅費規程に従って出張旅費などを従業員に支給する場合は、会社と従業員の間で取引があったと捉え、会社は従業員から課税仕入を行ったとみなされます。つまり、会社から従業員への支給額が仕入税額控除の対象になります。この場合、適格請求書は不要で帳簿のみの保存で足りますが、帳簿には「出張旅費等特例」などと記載することが必要です。なお、仕入税額控除を受けることができる金額は「その旅行に通常必要であると認められる部分」に限られており、出張手当などの金額は常識的な範囲内でなくてはいけません。

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旅費精算の立替払いに必要な立替金精算書の記載事項

従業員が立替払いした旅費の適格請求書の宛名が従業員の場合には、立替金精算書を作成して保存することが必要です。立替金精算書の記載事項や様式は明らかにされていませんので、以下のような項目を含む社内文書のテンプレートを用意するとよいでしょう。

• 自社名
• 従業員名
• 出張日・支払日
• 支払先
• 支払内容
• 対応する領収書などが特定できる記載

支払内容の箇所では、支払対価の総額と消費税額の双方を書くようにしておくと管理上望ましいと考えられます。また、従業員宛ての適格請求書と立替金精算書がワンセットで仕入税額控除が可能になるため、バラバラにならないように保存しておくことが必要です。

旅費の現状の精算方法を踏まえた社内手続きの整備が必要

以上をまとめると、旅費精算については会社宛ての適格請求書が発行されないことが多いため、いくつかの特例が設けられています。従業員が立替払いをする場合と会社が出張旅費を支給する場合で取扱いが異なるため、それぞれどのような対応が必要になるかを理解しておきましょう。その上で、立替金精算書のフォーマットの準備など、現状の社内手続きに追加的に必要となる手続きや書類が何かを確認・整理して、経理や税務の担当者が実際に対応を進めていくことが大切です。

インボイス制度と旅費精算についてのQ&A

最後に、インボイス制度のもとでの旅費精算について、よくある質問に答えていきます。

1. 適格請求書の交付義務が免除される3万円未満の公共交通機関による旅客の運送
2. 適格簡易請求書の記載事項（取引年月日を除きます。）が記載されている入場券等が使用の 際に回収される取引（1.に該当するものを除きます。）
3. 古物営業を営む者の適格請求書発行事業者でない者からの古物（古物営業を営む者の棚卸 資産に該当するものに限ります。）の購入
4. 質屋を営む者の適格請求書発行事業者でない者からの質物（質屋を営む者の棚卸資産に該 当するものに限ります。）の取得
5. 宅地建物取引業を営む者の適格請求書発行事業者でない者からの建物（宅地建物取引業を 営む者の棚卸資産に該当するものに限ります。）の購入
6. 適格請求書発行事業者でない者からの再生資源及び再生部品（購入者の棚卸資産に該当す るものに限ります。）の購入
7. 適格請求書の交付義務が免除される3万円未満の自動販売機及び自動サービス機からの商 品の購入等
8. 適格請求書の交付義務が免除される郵便切手類のみを対価とする郵便・貨物サービス（郵 便ポストに差し出されたものに限ります。）
9. 従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等（出張旅費、宿泊費、日当及び通勤 手当）

国税庁　３ 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

※：デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

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