経理の半数以上が大変と感じる「請求書の手作業」改善事例をご紹介!

経理の半数以上が大変と感じる「請求書の手作業」改善事例をご紹介!

皆さんの会社の業務では、どのくらいの「手作業」が残っているでしょうか?
デジタル化が進む昨今ですが、企業の中にはまだまだ効率化していくべき「手作業」が残っているようです。今回は、経理業務の中に残っている「手作業」の実態と、解決方法をご紹介します。

手作業の多い経理業務1位は、「請求書などの帳票発行作業」

経理業務にどのような「手作業」が残っているのか、皆さんは何を思い浮かべるでしょうか?2020年1月にラクスで実施したアンケート調査では、「経理部門が行う業務の中で、手作業の多い業務は何ですか?」の問いに対して、下記のような回答結果が出ています。

1位:請求書などの帳票発行作業(57.2%)
2位:経費精算書のチェック(52.0%)
3位:領収書原本の保管、管理(43.2%)
※複数回答可

<2020年1月ラクス実施 企業の経理業務担当者250人に対するアンケート調査結果より>

請求書や納品書、支払明細、領収書など、企業間での取引上、経理部門ではさまざまな帳票を発行しています。社内ではペーパレス化が進んでいる企業でも、取引上必要な書類は紙でのやりとりになっているケースは少なくありません。紙で帳票発行を行う場合、多くの「手作業」が発生します。例えば請求書を1通送る場合、請求データをもとに請求書を作成したあと、「印刷」「捺印」「折作業」「封入」「宛名書き」「切手貼り」「投函」といった一連の作業が必要になってくるのです。単純作業であるため、慣習化してしまい、見過ごされがちな業務ですが、担当者の方の大きな負荷になっていることもあります。

この負荷を軽減するため、WEB帳票発行システムを導入して業務改善に取り組む企業も増えています。システム導入によりどのようなメリットがあるのか、実際の企業担当者の方のお話を聞いてみましょう。

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紙の帳票発行「手作業」の実態

休日出勤して発行していた4,000枚の請求書…封入作業にかけていた48時間が0に!

CASE1 インターネット広告事業:株式会社ファンコミュニケーションズ様

毎月発送件数2,500件以上、枚数にして4,000枚近くの請求書を発行し、全て手作業で印刷→封詰め→封入後の中身と発送先の照合チェック→発送完了(郵便局へ持ちこみ)までを3~4人がかりで行っていました。お客様へ請求書をより早くお届けするために、月によっては休日出勤をして請求書発行を行うこともあり労働環境の改善にも課題を感じていました。また、請求書を印刷する紙資源も原本と控えを合わせると毎月1万枚近く消費していたので、人件費や諸経費含めた全般的なコスト削減も課題でした。

WEB帳票発行システム「楽楽明細」導入後は、毎月の請求書郵送数が約2,500件から約20件にまで減少しました。今まで3~4人がかりで手作業していた封詰め作業が不要となり、48時間かかっていた作業時間はゼロになりました。同時に誤封入・誤配送のリスクや不安、ストレスも無くなりました。
また、今まで郵送前に、営業担当者やお客様へ個別でPDFデータを送付していたのですが、WEB発行へ切り替えたおかげでその対応も不要になり、その他の請求業務に集中できるようになりました。
社内の保管も、紙からデータへ切り替えとなり保管場所に悩むことも無くなりましたし、データをアップロードすれば即座にお客様に請求書が届き確認してもらえるので休日出勤の必要もなくなり、とても助かっています。また、コスト面でも年間200万円以上の削減に繋がりました。

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一人で発送していた請求書…システム導入で気持ちも楽に!

CASE2 電子部品の総合商社:大和無線電機株式会社様

請求書の発送業務は一人で、全て手作業で行っていました。具体的には、明細が印刷された2枚つづりの請求書の控えを1枚社内で保管し、もう1枚を剥がして封筒へ封入するといった作業を、締め日の5日ごとに、月に合計で260件分行っていました。発送してからお客様先へ到着までには数日かかるため、その間に督促の連絡が来てしまうこともありました。その際は送付済みの請求書をFAXで再送していたので、二度手間になってしまっていました。

WEB帳票発行システム「楽楽明細」を導入してからは、電子請求書がすぐに届けられるため、お客様をお待たせすることがなくなりました。督促の連絡もなくなり、気持ちも楽になりましたね。
また切手代や指定用紙、封筒などのコスト削減や、発送作業に費やしていた月約7時間の軽減にも成功しました。
作業時間が空いた分、他の業務に時間をあてられるようになり、業務効率の向上に繋がっています。

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特別対応が必要な企業にかかる手間…なくせないと思っていたけど…?

CASE3 WEBサイト集客支援事業:GMOソリューションパートナー株式会社様

当社では請求書や領収書のデータを1枚1枚Excelで作成し、印刷・封入・郵便局への投函作業を全て手作業で行っていました。封入・印刷の時間に限定すると1件あたり約1分かかっていて、月間約600件の請求書(請求書とクレジットカード利用明細書)の発行で約10時間以上の時間を要していました。
また要望のある顧客に対しては、郵送だけでなく個別にメールやFAXでも送っていたため、非常に手間がかかっていました。さらに領収書が必要な一部顧客に対しては、収入印紙を貼り、個別に送っていました。

WEB帳票発行システム「楽楽明細」導入後は、請求データや領収書のデータを取り込むだけで自動発行してくれるので、印刷・封入を手作業で行う必要がなくなりました。以前は月間10時間の作業時間がかかっていたので、まるまる削減に繋がりました。さらに、「楽楽明細」の導入を機に、顧客ごとの細かい要望(個別にFAXで送ってほしいなど)をお断りすることにし、基本は「楽楽明細」でのメール通知とWEBダウンロードでの発行に統一したので、その部分も業務効率化につながりました。

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帳票発行業務の効率化で経理業務の手間・コストを一気に削減も

実際の現場担当者の方にお話を伺うと、「紙で帳票を発行する」という業務のために、どれほどの作業が発生しているのかがよく分かります。また、紙での帳票発行を行っていく上での課題として、「コスト」も挙げられます。紙で帳票を発行する場合、紙代・印刷代・封筒代・郵送費といったコストが発生しています。それに加え、作業量が多い場合にはそれにかかっている人件費も意識する必要があります。
「経理プラス」を運営する株式会社ラクスが行った試算によると、請求書を毎月500通発行している企業の場合、年間でかかる請求書発行コストは120万円にもなります。(作業時間:12.5時間/月、人件費3,000円/時、郵送費84円、封筒代15円、紙代3円、印刷代10円、1通あたり2枚封入とした場合)
下記は、毎月500件の請求書発行を郵送からWEB発行に切り替えた場合のコスト比較です。

▼毎月請求書を500件発行している場合の、システム導入コスト削減効果(年間)
※システム利用料は「楽楽明細」を利用した場合の料金です。

部門内の業務を改めて見直すと、まだまだ効率化、コスト削減できる「手作業」業務が埋もれているのかもしれません。

>>帳票発行業務の効率化をするなら、クラウド型 WEB帳票発行システム「楽楽明細」

帳票発行の手間とコストを削減する「楽楽明細」とは

請求書発行の手作業を効率化する手段としてご紹介したWEB帳票発行システム「楽楽明細」は、請求書、納品書、支払明細などの帳票をWEB上で発行するクラウド型のシステムです。
帳票データのCSVまたはPDFを「楽楽明細」にアップロードするだけで、発行先に応じて「WEB」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかの方法で自動で割り振り発行。
帳票発行において手間のかかる「印刷・封入・発送」の作業がゼロになります。

請求書発行業務に課題を感じている方は、一度検討してみてはいかがでしょうか。

>>請求書の電子発行を検討の方へ、クラウド型WEB帳票発行システム「楽楽明細」

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この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

クラウド型WEB帳票発行システム(請求書・支払明細などを電子化)「楽楽明細」

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経理プラス編集部

経理プラス編集部

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