【インタビュー】経費精算のチェックが月5時間→2時間に短縮!I-neの経理業務効率化の取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第28弾は株式会社I-ne様です。今回は、経営管理本部 財務企画部の仲野様と藤川様にお話を伺いました。
 

株式会社I-neとは

 

INE 会社ロゴ

株式会社I-ne様は、「消費者のライフスタイルを豊かにする」をコンセプトに、ボタニカルライフスタイルブランド「BOTANIST」 をはじめ、日用家電から美容雑貨まで、多様な部門にわたるブランドを展開し、商品の企画・販売を行っています。オリジナルブランドはEC、バラエティショップやドラッグストアの国内販売のみならず、グローバルで展開するなど、美容界注目の企業です。

従業員の急増、それに伴い経費精算の負担も増加…

経理業務の課題になっていたことを教えてください

これまではExcelの経費精算シートを使用し、各従業員が入力作業にかなりの時間を要していました。そのExcelシートを経理に提出し、経理は全件チェック後に振込精算を行うのですが、当時で従業員数は100名くらいでしたので、確認作業には2人で月5時間近くかかっていました。

 
100名分のExcelシートの確認は相当な手間と時間がかかりますね
業務効率化に踏み切るきっかけは何だったのでしょうか

前述の通り、入力と確認にかなりの手間と時間を取っていることと、支払いのミスを改善する必要がありました。更に事業規模の拡大に伴い従業員数が増加したため、さらに経費精算のチェック数が増え、また事業部から交通費精算簡便化の依頼もあったこともあり、経費精算システムの導入検討を始めました。

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 WEB帳票発行サービス「楽楽明細」

 

経費精算をシステム化!経費精算のチェックが月5時間→2時間に短縮

経費精算システムを導入され、どのように精算業務が効率化できましたか

弊社では「楽楽精算」を活用し経費精算業務をシステム化しました。導入後、それまで2人で月5時間近くかかっていた経費精算の確認が1人で2時間の作業時間で終わるようになりました。
また、「楽楽精算」は確認が完了すると申請内容が自動で仕訳データ、支払データと紐づくため、伝票の起票ミスがゼロになり、経理部門の負担が大きく削減されました。
また、交通系ICカードと情報を連携し、精算データを作成することができるため、入力の時間が短縮され、申請する現場部門からも「面倒な作業が必要なくなって楽になった」との声があがっています。

 

経費精算のチェックが半分以下になったというのは、大きな削減効果ですね!
システムの導入はスムーズにいきましたか

「楽楽精算」の導入を支援いただいた方が、希望に沿った導入プランの提案やシステム構築のアドバイスなど、細かな点までとても親切にフォローしてくださり、とても安心できました。
また、ユーザー向けにサポートサイトがあり、そこに基本的な疑問については対処法が載っています。システムに強くない担当者でも、希望に沿った設定ができるようになっていると感じました。

 
経費精算システムを導入して、便利だなと感じるところはありますか

「楽楽精算」は、精算したデータから仕訳計上と支払ができるので、数人で処理した際の多重入力ミスや支払漏れを防げるようになり、会計数値の精度が上がりました。
また、予算上限に達したら警告メッセージのポップアップを表示させたり、申請自体できなくするといったことが可能な予算管理機能を活用して、申請段階でタイムリーに予算管理ができるのはかなりの利点だと思います。
交通系ICカードを連携したことで申請者の交通費精算効率化も図れ、経理部門では作成していた銀行データ、会計データを既存のシステムと連携できるよう自由に加工できる点など、申請者から経理部門まで全社員の課題を解決できる機能が備わっているので、今後事業が拡大していく企業にも対応できるシステムだと思えたところが魅力的です。

 

社内問合せ対応もチャットボットによる自動化を検討

その他、経費精算業務の他に業務効率化に取り組まれているものはありますか

経費精算以外にも、最近はラクス社の「チャットディーラー」による社内問い合わせ対応の自動化を検討しております。
ラクス社では導入により40%近い問い合わせ件数が低減されると伺ったので、まだ検討段階ですが問い合わせ対応で割かれるリソースの削減が実現すれば、本業に集中できるのではないかと期待しております。

 

最後に、「経理プラス」の読者の方々に一言お願いします

経費精算システムを導入したことによって、現場から経理部門までのシステムフローがより強固になりました。申請された数値を、再度経理や管理部門が入力するといった二重の作業もなくなり、1ヵ月に数千件ほどあるデータも効率よく対処できています。また、予算管理をタイムリーに行えるため、経営判断のための情報提供をすばやく行うことができています。経理部門の効率化はもちろんですが、申請者の負担を軽くして本業に集中していきたいと考えている企業には、経費精算システムの活用をおすすめしたいです。

 

経理プラス編集部より

経費精算のシステム化により経理部門だけでなく、現場の手間も省けたことで、経営判断の材料をスピーディーに情報共有できるようになったというI-ne様のお話から、システムによる効率化は事業拡大をしている企業にもとても有効だと分かりました。
現場と経理の両者をつなぐシステムフローが強固になったというお話も印象的でした。
貴重なお話をありがとうございました!

 

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