【インタビュー】手作業によるリスクをシステムで解消！日本商業開発の経理業務効率化の取り組みとは

土地だけに特化した、独自の不動産投資手法を「JINUSHIビジネス」と名付け、機関投資家の資金運用先となる不動産投資商品を提供する事業を展開しています。
「JINUSHIビジネス」とは転用性の高い土地を購入して、テナントを誘致、事業用定期借地権契約を締結して借地料を得るとともに、貸した土地を私募リートである地主プライベートリート投資法人等に売却する、土地だけに特化した不動産投資ビジネスです。
「JINUSHIビジネス」には1.追加投資が不要、2.長期安定収益が見込める、3.資産価値が下がりにくい、という3つのメリットがあり、不動産で資金を運用する方にとって、安全な投資手法であり、今後も成長余地が大きいビジネスモデルです。

経理業務の中で課題に感じていたことを教えてください

元々行っていた経費精算業務には、大きなリスクがあると感じていました。１つ目が社内申請ルールに合わない申請が通り、精算がされてしまうリスク、2つ目が勘定科目誤りによって仕訳伝票が正しく起票されないリスクです。
システム導入前は、Excelの経費申請用紙に申請者が記入し、人事総務本部へ提出。印刷した申請書を見ながら人事総務本部が手入力で申請書台帳をExcelで作成・管理していました。
精算の際には、社内規定に沿って正しく精算されているか、申請書台帳と精算書を照らし合わせて確認し、それらの作業が完了すると、経理本部が精算書を一枚ずつ目視でチェックしてから、会計ソフトへ手入力していくというフローでした。申請者、経理担当者のExcelへの手入力や目視でのチェックが多いことから、入力ミスや確認漏れが発生しやすい状況がありました。

抱えていたリスクを解消するためにどのようなことを行ったのですか

フローを振り返って、経費精算業務の有効性及び効率性を低下させている要因は、人力で行う作業にあると考え、ここを減らす方法を検討しました。その中で、経費精算システムというものがあることを知り、導入しました。
経費精算システム「楽楽精算」の導入により、人力の作業が減り、正確かつスピーディーに精算業務を行うことができるようになりました。
まず、社内規定に合わない申請・精算が発生するリスクに対しては、「楽楽精算」のシステム上で「この条件を満たさないと申請ができない」といった設定を細かく行える規定違反チェック機能がありました。これにより、社内規定に合わない申請を未然に防ぐことができました。
次に、勘定科目誤りのリスクに対しては、申請データと勘定科目を紐づけることができる自動仕訳機能により、仕訳のミスがゼロになりました。会計ソフト連携もでき、システムから出力したデータをインポートできるので、手入力が無くなりました。
これらの機能のおかげで人力の作業が大幅に減り、経費精算にかかる作業時間が経理本部では月32時間、人事総務本部では月50時間削減されました。

経費精算システムを検討する際のポイントと最終的な導入の決め手はどのような点でしたか

導入前に抱えていた課題点を解決できる機能が備わっているか、が最大のポイントでした。他の経費精算システムと比較する中で、弊社の業務体制や会社規模に合わない機能や活用できない機能がデフォルトで搭載されているものがありましたが、「楽楽精算」は他のシステムと比べて設定の自由度が高く、自社の経費精算業務を効率化させるために必要な機能を過不足なく活用できて使いやすいと感じたのが導入の決め手となりました。
使わない機能が多いと、利用者が混乱して使いづらくなってしまうことも考えられ、「楽楽精算」は利用者に合わせて表示項目の設定もできる点が良かったです。重要なのは機能の多さではなく、いかに業務を効率化させるかという点ですからね。

自社の課題解決に適したシステムかどうかが決め手となったのですね
導入した「楽楽精算」のここが便利！という機能を教えてください

「楽楽精算」に内蔵されている乗換案内から経路検索と交通費の計算が同時にでき、そのまま申請内容を作成できるので、交通費精算がとても楽になりました。手入力なく乗降駅をクリックするだけで申請ができる点が好評です。精算金額が正しいかどうかをチェックする側にもメリットがあり、「楽楽精算」導入前はチェック担当者が経路検索をして乗車金額をチェックしていたのですが、導入後は申請者が経路検索して精算をするため、チェック担当者はチェック作業が減り、負担が軽減しました。
自分があげた申請がどこまで承認完了しているか、どこで滞っているのかなどの承認状況を確認できる機能も便利です。
また、利用者向けのサポートサイトがあるのはとても助かっています。基本的な操作で不明点があるときは、このサイトを見ればすぐに解決できています。

最後に、「経理プラス」の読者の方々に一言お願いします

現在は“業務の質”が重視される時代となり、効率良く、質の良い業務を行うために、IT技術を積極的に活用する企業が生き残っていくのではないかと思っています。
手入力や社内規定に沿っているかのチェックといった単純作業はシステムに任せ、経理担当者は想像力や判断力を必要とするコア業務に集中できるのが理想的な体制です。「楽楽精算」を導入して、弊社はその体制を実現できるようになったので、業務効率化をしたいと考えている企業の方は、一度システム化を検討される事をお勧めいたします。

経費精算業務の手入力作業から発生するリスクをシステム化で解決した日本商業開発様。課題に対して改善策を講じ業務効率化を遂行するという考え方で、自社にとって使いやすいシステムを選び、ムダなく経費精算業務の負担を軽減されました。
作業時間も大きく短縮され、プライベートの時間も確保できるようになったとのことで、池田様は「より面白い会社員生活ができるようになりました！」とおっしゃっていました。経費精算業務の効率化によって、モチベーションのアップにも良い効果が生まれるのだと感じました。
貴重なお話をありがとうございました！

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より