経費精算には悩みが多い!会社員1,000人に聞いてみました

経費精算はどの会社でもほぼ必ず発生するものです。必ずやらなければならない業務ではありますが、楽しい業務ではないのは確か…。皆が何の不満もなく取り組めているというのは難しい気がします。
そこで今回、会社員1,000名を対象に、経費精算業務におけるお悩みを調査しました。経費精算を、「申請者」、「承認者」、そしてそれを取りまとめて支払手続きまでを行う「経理担当者」、収支の情報を把握し事業を推進する「経営者」…という4つの立場に分け、それぞれのお悩みや不満を探ってみることにしました。経費精算のどのような点に悩みを感じたり不満を持ったりしているのか、それを解決する方法はあるのか、調査結果から迫ってみたいと思います。

 

調査概要

  • 調査方法
    インターネット調査
  • 調査対象
    20歳以上、男女、会社員
  • 調査時期
    2016年2月11日~3月9日
  • 回答数
    1,000

経費精算における立場を、申請者、承認者、経理担当者、経営者という役割にわけて抽出

 

立場別、経費精算におけるお悩み

早速、立場別に経費精算のどのような点に悩みを感じているのかを見ていきましょう。今回は経費精算でよく聞かれるお悩みをピックアップし、申請者、承認者、経理担当者、経営者の各対象者にそれぞれの立場から見て、悩んでいる、面倒だと思っている項目を選んでいただきました。(複数回答)

会社員みなが感じている経費精算のお悩み

立場別の数値を見る前に、全体数から確認していきましょう。全体数の回答をまとめた図がこちらです。

経費精算について感じていること

最も回答が多かったのは、「手作業(手書き、エクセル打ち込み)があるため、面倒」で、31.0%の方が回答しました。その次は、「外出先で精算業務を行うことができない」(28.2%)、「手続きが多い」(26.0%)と続きました。

申請者、承認者、経理担当者、経営者…それぞれのお悩み

続いて、各立場別のお悩みを上位3位ずつ見ていきましょう。

 
申請者
承認者
経理担当者
経営者
1位
手作業(手書き、エクセル打ち込み)があるため、面倒38.0%申請が差し戻され、無駄な作業が発生する42.4%小口現金の管理が面倒51.1%小口現金の管理が面倒23.2%
2位
小口現金の管理が面倒34.5%手作業(手書き、エクセル打ち込み)があるため、面倒34.9%手作業(手書き、エクセル打ち込み)があるため、面倒31.2%精算/支払一覧表を作成するのに時間がかかる22.8%
3位
手続きが多い31.8%手続きが多い31.3%会計ソフトへの手入力が手間26.6%出張費の管理が煩雑22.4%

  • 申請者のお悩み

    申請者で多かったのは、「手作業(手書き、エクセル打ち込み)があるため、面倒」「小口現金の管理が面倒」「手続きが多い」の3つで、全体の回答と同じ並びとなりました。経費精算においては、申請者が最も多くなるため全体の順位も申請者の回答に影響されるようです。

  • 承認者のお悩み

    続いて、承認者のお悩みでは、「申請が差し戻され、無駄な作業が発生する」「手作業(手書き、エクセル打ち込み)があるため、面倒」「手続きが多い」がトップに並びました。
    「申請が差し戻され、無駄な作業が発生する」は、承認者のみにランクインした項目。申請内容のチェックや、不備による差し戻し、再チェックの時間の発生などの手間は、承認者ならではのお悩みですね。

  • 経理担当者のお悩み

    経理担当者では、「小口現金の管理が面倒」「手作業(手書き、エクセル打ち込み)があるため、面倒」「会計ソフトへの手入力が手間」が上位にあげられました。会計ソフトへの手入力、申請者と承認者では見られなかった経理業務にまつわるキーワードで、経理担当者ならではの悩みと言えます。

  • 経営者のお悩み

    経営者のお悩みでは、「小口現金の管理が面倒」「精算/支払一覧表を作成するのに時間がかかる」「出張費の管理が煩雑」という並びとなりました。精算/支払一覧表や出張費の処理についてなど、他の立場にはない項目が並んだのが特徴的でした。

  • 全立場を通じて最も多く上がったのは、「手作業(手書き、エクセル打ち込み)があるため、面倒」という項目でした。他にも経理担当者においては、会計ソフトの手入力があげられたり、経営者においては精算/支払一覧表作成に時間がかかる点があげられたりと、経費精算業務とは入力などの手作業が多く、尚且つ時間がかかる点が手間だと考えられていることが伺えます。

     

    交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

     

    経費精算システムの導入で悩みを解決!

    どの企業でも発生し、関係する人の多い経費精算。やらなければならないのなら、「手作業が多く尚且つ時間がかかる」という認識を変え、誰もが快適に作業を行えるようにしてみてはいかがでしょうか。
    それには経費精算システムの導入が効果的です。経費精算に特化した専用システムならば、それぞれの立場別にあがっているお悩みも、解決することができます。

    ここでは、株式会社ラクスが提供するクラウド型の経費精算システム「楽楽精算」の機能を例にあげてご紹介します。

    交通系ICカード取込み、乗換案内内蔵で手書き、手入力の手間を削減

    Suica®やPASMO®などの交通系ICカードに記録された履歴を取込み、そのまま交通費申請データとして使用することができます。交通系ICカードをリーダーに「ピッ」とかざすだけで、取込みが完了するので、運賃を調べて手書きや打ち込みをする必要はありません。
    交通系ICカードを使用していない場合でも、乗換案内ソフトが内蔵されているので、駅名を選択するだけで運賃を自動算出、使用したルートを選択するだけで申請データが完成します。

    クラウドサービスなので外出先でも申請・承認が可能

    「楽楽精算」はクラウドサービスなので、インターネット環境があるところならどこからでもログイン可能。スマホやタブレットにも対応しているので、外出先や出張先からでも経費精算の申請・承認作業を行うことができます

    WEB上での申請フローで手作業軽減、差し戻しも最低限に

    申請フローがすべて「楽楽精算」上で完了するので、手渡しや紙での処理も最低限にすることができます。メールでのお知らせ機能もあるので、承認漏れの発生も防ぎやすい体制に。
    承認者にとって面倒な差し戻しも、「規定違反チェック機能」があるので安心。規定に反した申請内容は「楽楽精算」が自動でチェックし、エラーやアラートを出すよう設定できるので申請の不備が減少します。

    会計ソフト連携・FBデータ作成機能で、経理業務の手間も大幅削減

    「楽楽精算」では、お使いの会計ソフトに合わせた連携用のデータを作成することができるので、会計ソフトへ手入力をする必要がありません。その他、申請内容に合わせて自動的に仕訳がされる「自動仕訳」や、銀行振込用の「FBデータ」も作成でき、経費精算周りの経理業務の負担を大幅に軽くすることができます。
    その他に、科目別・部門別・担当別など任意のセグメントでデータを出力することもできるため、分析用データなどが簡単に作成できます。

     

    経費精算業務全体の効率化で、会社全体へのメリットを

    企業規模や業種による差異はあるものの、会社の多くの人が携わる経費精算業務は、経費精算システムを利用することで効率化することができ、関わる人が多い分、導入効果やメリットが大きいといえます。それぞれの立場のお悩みを意識しながら、自社に合った経費精算業務効率化の方法を検討してみてはいかがでしょうか。

    ※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
    ※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です

     

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    経費精算システム「楽楽精算」

    ● 著者

    経理プラス編集部

    経理プラス編集部

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