経費精算クラウドで、経理業務のIT化を促進!

日常業務がITによって効率化される例は日々増えていますが、経費精算に関しては未だに6割超の企業が紙やExcelにより処理しているというデータがあります。

2018システム導入状況市場調査

最近では、交通費精算においてPASMO®やSuica®を利用し券売機で利用履歴を出力して精算するという方法も見かけますが、ただでさえ業務量の多い月末においてはそれでも大きすぎる負担となっています。また旅費精算は、業務で遠方へ出張した際の電車やバスの交通費はもちろん、飛行機代や宿泊費などの経費も含まれるため、申請には領収書が必要なケースが多く、多くの企業では旅費精算の申請書に請求書を貼付して回覧しているのではないでしょうか。紙で回覧をしている場合、承認者が不在だと処理が滞ってしまい、経理担当の作業時間が削られてしまいます。
今回は、そんな経費精算で発生している現状のコストを試算し、IT化するメリットを考えてみましょう。

 

こんなにかかっている!?紙やExcelで行う経費精算のコスト

例えば経費精算の中でも、交通費精算を紙やExcelで行った場合、大きく2つのコストが発生します。
それは、時間的なコストと実質的なコストです。

時間的なコスト

100名規模の会社では、交通費精算に使われている時間は毎月延べ123時間にもなるという試算もあり、1時間あたりのコストを3,000円とすると月369,000円のコストが交通費精算のために失われていることになります。(※ラクスによる試算)
意外と時間とお金がかかっていますね。

実質的なコスト

紙で交通費精算の処理を行っている場合は、紙や印刷のコストがかかります。
また、実際使用したルートより運賃の高いルートを申請する、定期区間が入ったルートでもその区間を控除せずに申請する、といったような「不正申請」により、無駄なコストが生じる可能性があることも忘れてはいけません。
申請側も利用した全てのルートと運賃を記憶するのは難しく、管理する側も全ての交通費申請を一つずつチェックするのは不可能に近く、潜在的なコストもご理解いただけると思います。

 

経費精算のIT化メリットとその効果

経費精算をIT化すると、集計や計算はもちろん、自動仕訳や会計ソフトへの連携も可能になるため、様々なミスを防ぐことが可能です。
また、経費精算クラウドシステムの導入により、交通費精算にかかる時間は月27時間まで削減されます。交通費精算にかかるコストを、前述の試算と同じく1時間当たり3,000円とすると27時間×3,000円=81,000円となり、従来の方法でかかっていた費用369,000円と比べると、月に約29万円ものコストが削減されるようになります。(※ラクスによる試算)

経費精算クラウドシステムを導入すると、人間がやらなくてもいい作業をIT技術に任せることができ、ミスが発生するリスクを軽減し、無駄なコストの削減にもつながります。また、空いた時間で精算以外に経理業務改善の検討やスキルアップのための勉強をする時間が確保できるため、仕事のパフォーマンス、モチベーションもあがること間違いなしですね!

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

全ての精算処理を一括管理!経費精算クラウドシステム「楽楽精算」のご紹介

経費精算クラウドシステムで導入数NO.1の「楽楽精算」というサービスをご存知でしょうか。

経費精算クラウドシステム「楽楽精算」製品ページ

交通費、旅費など、お金にかかわる全ての処理を一元管理できる交通費・経費精算クラウドシステムで、時間的なコスト、実質的なコストを「ぐっ!」と削減することができます。

選ばれる理由その1 「楽楽精算」は主要機能が充実!

「楽楽精算」を導入すると、こんなことが可能になります。

  • 交通系ICカードの利用履歴を取り込んで精算が可能(不正な金額の改ざんも防止)
  • 乗換案内ソフト内蔵、早・安・楽アイコン表示で最適ルートのチェックが簡単
  • 定期区間が自動控除される
  • スマホ対応で外出先から申請・承認ができる
  • 申請時に勘定科目が紐づいているため自動仕訳が可能
  • CSVデータで会計ソフトと連携、手入力不要
  • 承認状況が一目瞭然、代理申請・承認も可能で申請の滞留を防止
  • OCR機能で領収書やレシートをスマホで撮影して電子保存・申請が可能  など

主要機能では、交通費精算はもちろん、経費精算、出張費精算、交際費精算、勘定科目の自動仕訳、クレジットカード連携、帳票、小口現金などの機能が直感的にわかりやすく操作できるところが利用者の支持を得ています。

選ばれる理由その2 圧倒的低価格!

経費精算クラウドシステム「楽楽精算」は、ユーザー数に応じて、月額3万円から利用できます。
クラウドサービスなので、自社開発やパッケージソフトを導入するのと比べ、圧倒的に低価格で導入が可能ですし、自社内にサーバーを用意したり、定期的なメンテンナンスが必要ないので保守費用も不要です。

選ばれる理由その3 安心の「セキュリティ機能」と万全の「サポート体制」

経費精算クラウドシステム「楽楽精算」のシステムは2重化されたファイアウォールに守られていて、暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限などセキュリティ機能も充実しているところもユーザーを獲得する要因となっています。
そして、導入時は専属のサポートがつき、初期設定や操作への疑問をサポートする体制は万全です。導入後もメールはもちろん電話サポートも備えており、サポート満足度は94%という高い実績を持っています。「初期設定や操作に不安がある…」という場合でも安心してご利用いただけます。

 

最後に

経費精算の効率化、コスト削減を認識しつつも具体的手法を見つけられないでいる方は、「楽楽精算」をはじめとする経費精算クラウドシステムを試してみたり、顧問の税理士さん・会計士さんに相談してみることをおすすめします。
経費精算クラウドシステム「楽楽精算」は無料トライアルもできますので、実際に操作しながら検討してみるのもいいかもしれませんね。

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。

セブンリッチ会計事務所