交通費申請の70%が不正に申請!?営業担当者の実情とは?

定期区間の料金は控除されているか、最も安いルートで申請してくれているか…
経理担当者にとって毎月の交通費申請のチェックは、時間も集中力も要する辛い作業です。

企業としては、定期区間を控除した正しい金額を社員に精算するのが望ましいですが、経理担当者のみで申請内容すべてをチェックするには限界があるのも事実。過剰な支払を防ぐことで経費の削減にはつながるけれど、実際の現場ではどうにも…というお悩みを抱えている経理担当者の方は多いのではないでしょうか。
本記事では、実際にチェックの目をかいくぐった「不正な交通費申請」がどれくらい発生しているのか、営業担当者への調査データをもとに紹介していきたいと思います。

 

約30%が「定期区間は気にせずに申請」

株式会社ラクスが企業の営業担当者200名に交通費精算の実情について調査をしたところによると、約30%が電車賃の交通費申請の際、本来かからない自身の定期区間内の運賃も、不正に交通費申請し受け取っていることがわかりました。

定期区間内の運賃をどう精算しているか

そして、その約30%の営業担当者を月々の営業訪問件数毎に見ていくと、さらに興味深い結果が露呈することに。

 

訪問件数が多い社員ほど不正な交通費申請の割合は増加!

なんと交通費を不正に申請している約30%の営業担当者のうち、営業訪問件数が多い社員ほど不正に交通費を申請・受給しているという傾向がわかったのです。1週間の訪問数が20件を超える社員においては、約70%以上が交通費を不正に受給しているという驚きの結果に。

定期区間の運賃を不正に受給している営業社員の割合(訪問件数別)

経理担当者としては、このような不正な申請は削減したいものですが、なぜ不正な交通費申請は増えてしまうのでしょうか。

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

不正な交通費申請を防ぐためには?

不正な交通費申請が行われる理由として、もちろん営業担当者のモラルの問題もあるかと思いますが、交通費申請の煩雑さも理由の一つと考えられます。

実際に同調査での「交通費の精算の関して困っていること」という設問では、「運賃を調べるのが大変」や、「紙やExcelの申請書への入力に時間がかかる」、といった回答が多く見られました。
つまり、「多忙なため交通費をいちいち調べている暇がなく、適当に計上してしまう」という状態になってしまっていることが予想されます。忙しい営業担当者ほど不正な交通費申請の割合が高い背景には、こんな原因がありそうです。

交通費の精算で困っていること(複数回答可)

実際に交通費申請の際には、訪問先を思い出し、乗換案内などで経路を検索し、料金を指定のフォーマットに記入、上司の承認をもらって経理に提出…など多くの作業が必要となります。外出など忙しい営業担当者にとっては、月に1度1時間の作業でも「煩わしい」と感じてしまうもの。単純な作業でも負担と感じてしまえば、他の業務へのモチベーションも下がってしまい、悪循環を生みだしてしまいます。

営業担当者、経理担当者、どちらにとってもストレスがない交通費精算の方法を見つけることが問題解決のポイントとなりそうです。

 

定期区間を自動控除!経理担当者のチェックも簡単な「交通費精算システム」

このような問題を解決するために、自動で定期区間を控除する機能をもった経費・交通費精算システムの導入を検討する企業が増加しています。

経費・交通費精算システムでは、交通費がシステム上で自動で計算されたり、金額の改ざんができない仕様になっているため不正な申請が減り、交通費支払いの過多を防ぐことができます。さらに、様々な便利な機能で承認・チェック作業も効率化され、経理担当者の手間と時間の削減を図ることも可能です。

 

不正申請を防ぐ交通費精算システム「楽楽精算」のおすすめポイント

楽楽精算

様々な経費・交通費システムが提供されている中で、一番利用されているシステムにはどのような機能があるのでしょうか。ここでは導入社数No.1※の経費・交通費精算システム「楽楽精算」を例にあげ、交通費精算の効率化を実現する機能を簡単にご紹介します。

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 :累計導入社数ランキング(初期出荷から2017年12月末までの累計導入社数)

乗換案内やICカード履歴を使った交通費申請が可能

交通費申請時には「楽楽精算」に内蔵された乗換案内ソフトで経路を検索し、その結果をそのまま申請できるので、正しい金額で申請が行えます。

また、Suica®やPASMO®といったICカード履歴を取り込んで申請データを作成することもできます。その際、定期区間は自動で控除されるので、誤った金額での交通費申請を防ぎます。
営業担当者にとっては、申請をするために交通費を調べて、交通費精算書などに転記するという作業が不要になり、交通費申請の作成の手間が削減できます。また、経理担当者にとっては計算ミスや不正申請を防ぐことができるというメリットがあるでしょう。

「早」「安」「楽」「ICカード」アイコンで承認も楽楽!

乗換案内やICカードで作成された交通費申請には、「早」「安」「楽」などそのルートを表したアイコンが表示されます。一方、乗換案内やICカード履歴を使わず手入力で金額を入力して作成した交通費申請には、「手入力」のマークがつくので、承認者や経理担当者は「手入力」のマークがついた申請だけを、確認すればよいのです。毎月大量に交通費精算が起こる企業がほとんどだと思いますので、このアイコン表示により交通費の金額チェックを効率的に行うことができます。

電車以外にも対応!タクシー、飛行機の精算も楽に

効率化できる交通費精算は電車だけではありません。タクシーや飛行機の精算も可能です。例えば、タクシー利用の精算では、必ず乗車人数や利用した理由を記載してもらうように設定ができ、未入力の申請に対してエラーメッセージを表示させる「規定違反チェック」という機能があります。これにより必要項目の記載が漏れている申請を未然に防ぐことができます。

さらには領収書読み取り機能(OCR機能)により、外出先で専用アプリをインストールしたスマートフォンなどでタクシーの領収書を撮影することで領収書に記載のある金額や取引先を読み取り、申請データを作成できます。「楽楽精算」は電子帳簿保存法にも対応しているため領収書の管理も楽になります。

 

まとめ

交通費精算は毎月必ず発生する作業であるからこそ、いかに効率化し経費削減を図れるかが大事です。今回ご紹介した経費・交通費精算システムを利用するなど効率化の方法がありますので、皆さんの会社に合った交通費精算の方法を探してみてはいかがでしょうか?

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です

 

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経費精算システム「楽楽精算」導入事例

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経理プラス 編集部

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