交通費申請の70%が不正に申請!?営業担当者の実情とは?

交通費申請の70%が不正に申請!?営業担当者の実情とは?

定期区間の料金は控除されているか、最も安いルートで申請してくれているか…
経理担当者にとって毎月の交通費申請のチェックは、時間も集中力も要する辛い作業です。

企業としては、定期区間を控除した正しい金額を社員に精算するのが望ましいですが、経理担当者のみで申請内容すべてをチェックするには限界があるのも事実。過剰な支払を防ぐことで経費の削減にはつながるけれど、実際の現場ではどうにも…というお悩みを抱えている経理担当者の方は多いのではないでしょうか。
本記事では、実際にチェックの目をかいくぐった「不正な交通費申請」がどれくらい発生しているのか、営業担当者への調査データをもとに紹介していきたいと思います。

約30%が「定期区間は気にせずに申請」

株式会社ラクスが企業の営業担当者200名に交通費精算の実情について調査をしたところによると、約30%が電車賃の交通費申請の際、本来かからない自身の定期区間内の運賃も、不正に交通費申請をして、受け取っているという結果になりました。

定期区間内の運賃をどう精算しているか

さらに、その約30%の営業担当者を月々の営業訪問件数毎に見ていくと、興味深い結果が露呈することとなりました。

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訪問件数が多い社員ほど不正な交通費申請の割合は増加!

なんと交通費を不正に申請している約30%の営業担当者のうち、営業訪問件数が多い社員ほど不正に交通費を申請・受給しているという傾向がわかったのです。1週間の訪問数が20件を超える社員においては、約70%以上が交通費を不正に受給しているという驚きの結果に。

定期区間の運賃を不正に受給している営業社員の割合(訪問件数別)

経理担当者としては、このような不正な申請は削減したいものですが、なぜ不正な交通費申請は増えてしまうのでしょうか。

なぜ不正な交通費精算が生まれているのか?

不正な交通費申請が行われる理由として、もちろん営業担当者のモラルの問題もあるかと思いますが、交通費申請処理の煩雑さも理由の一つと考えられます。
実際に同調査での「交通費の精算の関して困っていること」という設問では、「運賃を調べるのが大変」や、「紙やExcelの申請書への入力に時間がかかる」、といった回答が多く見られました。

交通費の精算で困っていること(複数回答可)

運賃を調べるのが大変

忙しい営業担当者であれば月に何十件もの交通費を申請しなければなりません。そのため、「忙しくて交通費をいちいち調べている暇がなく、適当に計上してしまう」という状態になっていることが予想されます。さらに、本来は申請区間に定期区間が含まれる場合、控除した金額を申請しなくてはなりませんが、件数が多いと申請のたびに運賃を計算して申請するのは大きな負担でしょう。

紙・Excelの申請書への入力に時間がかかる

交通費の金額を計算した後は、交通費精算書等に転記をしていく作業があります。精算書には日付、訪問先、乗車駅、降車駅、運賃等を手作業で紙・Excelに記入していきます。1件1件の記入は簡単でも件数が多くなれば、手間も時間もかかります。

忙しい営業担当者ほど不正な交通費申請の割合が高い背景には、こうした交通費申請の煩雑さがありそうです。
実際に交通費申請の際には、訪問先を思い出し、乗換案内などで経路を検索し、料金を指定のフォーマットに記入、上司の承認をもらって経理に提出…など多くの作業が必要となります。
この交通費の不正な請求を解決するには営業担当者、経理担当者、どちらにとってもストレスがない交通費精算の方法を見つけることがポイントとなるでしょう。

不正な交通費申請を防ぐためには?

では、どのように交通費の不正な申請を防げばよいのでしょうか。ここでは具体的な対策を2つご紹介します。

交通費の規則・規定を設ける

まず大切なのは会社の就業規則等で交通費を支給する条件を明確にすることです。また、交通費の不正受給に関する返還方法や罰則も設けておきましょう。
交通費の申請ルールを詳細に規定し、社員に周知をすることで理解を深めてもらいます。不正な交通費申請にはリスクがあることを認識してもらうことは不正申請の抑止力となるでしょう。

交通費精算システムを導入する

次に交通費精算システムを導入する方法です。交通費の規定を設定しても人が手作業で行う限り、確認漏れなどのミスはゼロにはなりません。故意の不正申請だけでなく、意図しない不正申請を防ぐためにもシステムで申請から承認、精算までを管理することが効果的です。

定期区間を自動控除!経理担当者のチェックも簡単な「交通費精算システム」

このような問題を解決するために、自動で定期区間を控除する機能をもった経費・交通費精算システムの導入を検討する企業が増加しています。ここでは導入社数No.1※の経費・交通費精算システム「楽楽精算」を例に、交通費精算の効率化を実現する機能を簡単にご紹介します。

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使った経路は乗換案内で簡単検索!

交通費申請時には「楽楽精算」に内蔵された乗換案内ソフトで経路を検索し、その結果をそのまま申請できるため、正しい金額で申請が行えます。事前に社員の定期区間を登録しておくことで、交通費精算を行う際には選んだ経路から定期区間分の料金が自動で控除されて計算されます。
「運賃を計算するのが大変」といった営業担当者の苦悩は乗換案内機能で解消されます。

「楽楽精算」交通費精算システムのご紹介

交通系ICカードをピッと読み取り、入力の手間いらず

また、「楽楽精算」はSuica®やPASMO®といったICカード履歴を取り込んで申請データを作成することもできます。
営業担当者にとっては、申請をするために交通費を調べて、紙・Excelの交通費申請書に転記するという作業が不要になり、交通費申請の作成の手間が削減できます。また、経理担当者にとっては計算ミスや不正申請を防ぐことができるというメリットがあるでしょう。

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「早」「安」「楽」「定」「ICカード」アイコンで承認も楽楽!

「楽楽精算」では、乗換案内やICカードで作成された交通費申請に、「早」「安」「楽」などそのルートを表したアイコンが表示されます。また、定期区間を含む申請の場合、「定」というマークが表示され、定期区間の料金が自動で控除されていることを一目で確認できます。
一方、乗換案内やICカード履歴を使わず手入力で金額を入力して作成した交通費申請には、「手入力」のマークがつくので、承認者や経理担当者は「手入力」のマークがついた申請だけを、確認すればよいのです。毎月大量の交通費精算が起こる企業がほとんどだと思いますので、このアイコン表示により交通費の金額チェックを効率的に行うことができます。

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まとめ

交通費精算は毎月必ず発生する作業であるからこそ、いかに効率化し経費削減を図れるかが大事です。今回ご紹介した経費・交通費精算システム「楽楽精算」を利用するなど効率化の方法がありますので、皆さんの会社に合った交通費精算の方法を探してみてはいかがでしょうか?

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です

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この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

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経理プラス 編集部

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