不正精算を未然に防ぐ！経費精算システムが実現する正確な交際費精算とは

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

取引先との円滑な人間関係を構築するための会食を行うために「交際費」を使う企業は多くあります。交際費は申請の不備が多かったり、不正が発生しやすい費用で、交際費精算の管理不備は内部統制上望ましくありません。ここでは、交際費精算に起こり得る課題を確認し、正しい交際費精算を実現させるための対策やその活用方法を考えていきます。

交際費精算で発生する課題と講じるべき対策

間違った精算や架空接待など不正な申請だらけ…

冒頭でも触れていますが、交際費精算は不正が発生しやすい費用です。不正な申請には、個人の飲食代が交際費として申請されたり、実際には開催されていない接待の費用が申請されたりといったパターンが考えられます。これらの不正の多くは交際費の私的利用が不正行為であるということへの認識の甘さが要因です。
そこで接待が決まった時点で、あらかじめ「誰と」「何の目的で」交際費を使うのかといったことを事前申請させ、会社の経費を使うということを意識づけることが有効です。

さらに事前申請が無いと精算が出来ないようにすることで、個人的な用途で申請がしづらくなり、不適切な交際費精算の申請を減らすことができます。精算の際には事前申請された内容と合っているか、事前申請よりも精算金額が上回っていないかチェックも可能で、不正の発生を防げます。

申請ミスが多発！差し戻し対応の負担大

交際費の規定は法律上で定められています。特に飲食費には「飲食した年月日」、「飲食したお店」、「飲食を共にした得意先名」、「参加人数」などの情報や領収書の添付が必須です。必要項目が多いことから交際費精算では漏れや誤りが頻発します。
そのため経理担当者は、申請内容を細かくチェックし、誤った申請は差し戻す必要がありますが、紙で交際費精算を運用している場合は、目視でチェックを行ったり、差し戻しも申請者に直接会いに行ったり、内線で修正をお願いしたりと、かなり負担がかかる作業です。
この負担を削減する解決策は、必須項目には色を付けるといった申請フォーマットの見直しによる記入ミスへの対策や確認者用のチェックシートの整備など、差し戻しを未然に防ぐ体制を整えるといったものが考えられます。

これは交際費？会議費？正確な仕訳作業が求められる

交際費は目的や金額によって、仕訳項目が変わるものがあります。飲食代であれば、一人当たりの金額が5,000円を超えた場合は「接待交際費」、5,000円以下は「会議費」になりますし、目的が接待の場合は「交際費」、打ち合わせの場合は「会議費」となるので目的についても確認が必要です。仕訳が異なると税金の処理や予算管理に影響が出てしまいます。
この課題を解決するためには、接待と会議の線引きを社内ルールとして明確化し徹底する、正しい項目で仕訳がされているか経理部内でダブルチェックを行うなど、慎重な処理が必要になります。

交際費精算の課題をまとめて解決する方法とは

前段で問題と対策について確認しましたが、人間が行う作業にはミスが発生しますし、フローの改善やチェック体制の強化など細かい対策だけでは、交際費の課題を完全に解消することは難しいです。実はあるものを活用することで、これらの交際費精算で起こる問題をまとめて解決できます。それが「経費精算システム」です。
経費精算システムでは、通常紙で行う精算のやり取りをクラウド上で行うことで、申請内容の入力や回覧、承認処理がスムーズに行えると同時に、正確な精算を可能にするシステムならではの機能が備わっています。具体的に経費精算システムのどのような機能が交際費精算の問題を解消してくれるのか、次の章で紹介します。

検証！交際費精算の課題を解決する経費精算システムの機能5選

今回は例として、株式会社ラクスが提供する経費精算システム「楽楽精算」の機能を見てみます。

1. 事前申請フローの追加で、不正利用を抑制

交際費精算の事前申請→精算のフローをクラウド上で行うことができます。また、事前申請内容を使って精算ができるので、事前申請した取引先や店名、金額から変更を加えた場合、変更履歴が一目で分かるようになっています。
経理担当者はその変更内容と領収書などを突き合わせ、気になる変更点を漏れなく申請者に確認することができるため、交際費の不正申請を防止することができます。

2. コーポレートカード明細の連携で金額ミスを防止

コーポレートカードを配布し、交際費の支払いをコーポレートカードで行う企業が増えてきています。「楽楽精算」は、交際費精算の際に実際にカードで支払った金額や店舗情報などの利用明細が自動で取り込まれ、修正ができない仕様になっているため、交際費の水増し精算などを防ぐことができます。
また申請者も入力の手間や申請ミスのリスクがなくなり、双方の交際費精算の負荷を軽減させることができます。

3. OCR機能で領収書の情報をデータ化

「楽楽精算」のスマートフォンアプリには領収書読み取り機能（OCR機能）が搭載されており、アプリをインストールしたスマートフォンのカメラで領収書を撮影すると、領収書の内容をデータ化してくれます。データ化された「金額」や「取引日」などの項目は交際費精算の際に自動で反映されます。出先で領収書をもらったらすぐ専用アプリで撮影すれば、領収書のデータで簡単にミスなく交際費精算ができます。
また「楽楽精算」は電子帳簿保存法にも対応しているため、ペーパーレス化を推進することもできるかもしれません。

4. 規定違反チェックが差し戻しを未然に防ぐ

「楽楽精算」にはあらかじめ入力必須項目や、会社独自の申請ルールを設定しておくことで、申請内容に漏れがある場合には警告文を表示させたり、申請できないように設定できる「規定違反チェック」という機能があります。申請ルールは細かく設定できるので、たとえば精算金額を自動計算して、交際費と会議費の判別が正しいかチェックすることができ、あらかじめ申請ミスを減らすことで差し戻しを大幅に減らすことができるでしょう。
万が一差し戻しが発生した場合でもシステム上でコメントをつけて差し戻しができるので、申請者に会いに行って修正を促すというような手間をなくすことができます。

5. 自動仕訳で正確な会計処理を実現

申請者が選択する項目と勘定科目や税区分とをシステム上で紐づける「自動仕訳機能」があるため、申請者が項目を選択するだけで仕訳が完了します。別途申請内容を確認し、手動で仕訳を起こす必要がなくなり、正しい仕訳処理が可能になります。その他にも精算業務全体を効率化する機能がありますので、さらに詳しい機能について知りたい方は、製品ページをご覧ください。

＞＞経費精算システム「楽楽精算」の機能について詳細を見る

まとめ

ミスや不正が多い交際費精算が抱える問題を解決する方法として、「楽楽精算」といった経費精算システムを導入するという方法を紹介しました。精算業務をシステム化することで、交際費のミス・不正を防止するだけでなく、申請者や経理担当者の手間を大幅に削減することもできます。これにより、交際費だけでなく、経費精算全体の効率化に繋がります。交際費精算をはじめ経費精算業務に課題を感じている方は、この機会に精算業務のシステム化を検討してみてはいかがでしょうか。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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