追徴課税に注意!交際費が「使途不明金」になる場合の会計処理

意外と気軽に扱ってしまう「交際費」ですが、その費用のすべてが損金扱いとなるわけではありません。また、使い道を明確にしていなければ「使途不明金」として判断され、その後、追徴課税をされることもあります。そこで今回は、交際費と判断される範囲や、使途不明金と判断されるのはどのようなものか、また、使途不明金の会計処理などについてご紹介します。

 

交際費とはどのような経費か

会社の経費として度々登場する「交際費」とは、どのような経費を指しているのでしょうか。

交際費とは、得意先など業務上の取引先、または、これから取引をする(したい)相手に対して接待や供応、慰安や贈答、これらに類する行為のために支出する費用のことを指しています。

しかし、次のようなものに該当する場合は、交際費の扱いから除かれるという規定があります。

・専ら従業員の慰安のために行われる運動会、演芸会、旅行等のために通常要する費用
・飲食その他これに類する行為のために要する費用の中で、支出する金額を飲食等に参加したものの数で割って計算した金額が5,000円以下の費用(専らその法人の役員もしくは従業員又はこれらの親族に対する接待等のために支出するものは除く)
・カレンダー、手帳、扇子、うちわなど、これらに類するものを贈与するために必要な費用
・会議に関連しての茶菓子、弁当など、これらに類する飲食物を供与するために必要な費用
・新聞や雑誌等の出版物、放送番組を編集するために行われる座談会やその他の記事の収集のために、又は放送のための取材に必要な費用

(国税庁HPより抜粋)

上記のような費用の場合には交際費とはなりませんが、例えば、会議に関連しての茶菓子代などは「会議費」と仕訳ができるケースがありますので、それぞれの経費の仕訳については金額も含めしっかり確認しましょう。

 

交際費が使途不明金となるケースとは

交際費と考えられる経費は、業務上の付き合いの中とはいえ増え続けてしまうものです。そのため、交際費に下記のような上限額を設け、その額を超えた部分については経費扱いにならないという税務上の決まりがあります。

    1. 資本金の額が1億円以下の法人(平成26年以降に開始する事業年度)
      損金算入額は交際費等のうち800万円又は、飲食費の50%を損金算入
      (どちらか選ぶことができる)
    2. 資本金の額が1億円以上の法人(平成26年以降に開始する事業年度)交際費のうち飲食費の50%を損金算入

また、交際費でありながらも、どこの誰に対して何のために使ったものか明確にできない場合は「使途不明金」となり、課税の対象となってしまうのです。

交際費等の中で、一人当たりの飲食が5,000円以下の「接待飲食費」であり全額損金算入として認められる要件として、次のような情報の記載義務と保存が規定で定められています。

・飲食等の年月日
・飲食等に参加した得意先、仕入先など事業に関係のある者等の氏名や名称、その関係
・飲食等に参加した者の人数
・その費用の金額並びに飲食店等の名称、所在地など
・その他参考となるべき事項

(国税庁HPより抜粋)

上記のような情報をきちんと明確にしていなければ、損金算入ができなくなりますので、社内の中でもしっかりと理解を求める必要があります。

もし、飲食費で一人当たり5,000円を超える場合は、50%だけ損金算入できることになっています。この場合においても、飲食の年月日や相手方、場所などの情報は必要になりますので注意しておきましょう。

事実上は交際費として使った費用であっても、明確な情報が不明な場合には「使途不明金」となることは上でも述べましたが、この他にも、交際費として税務上認めるべきかどうかの判断できないような費用の場合に、「使途不明金」となることもあります。

 

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使途不明金の会計処理の仕方

交際費の一部が使途不明金と判断された場合、どのような会計処理となるのでしょうか。また、税務上はどのような扱いとなるのか確認してみましょう。

使途不明金と判断されると、経費とはならないため、課税対象の費用となります。領収書の紛失などの場合でも会計処理としては使途不明金扱いとなりますので、決算処理において損金算入はできません。

使途不明金のなかでも、支払い先や金額、何の目的に使ったものかも不明な「使途秘匿金」となってしまうと、通常の課税扱いの他に、別途でその費用の40%相当が追徴課税となる厳しい扱いになっていまいます。

使途秘匿金は、故意に内容を隠している可能性が高いという観点から、このような重い課税制度となっています。このような取り扱いとならないよう、十分に注意したいですね。

 

まとめ

日常的に費用が発生する交際費ですが、経費の取り扱いについては、金額や内容の記載の義務など細かな決まり事があります。特に、会議費や福利厚生費との混同もしやすいものですので、会計処理の際には十分に注意しましょう。また、飲食費については、決められた事項をしっかりと把握できるように、社内的にもしっかりと周知しておきたいですね。一人ひとりが正確に対処できれば、使途不明金を減らしていくことができますので、曖昧にしないようじっくりと取り組むことをおすすめします。

 

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● 著者

渡部 彩子

渡部 彩子

自動車関連の社団法人にて10年以上に渡り管理部門を経験。この経験を活かし、経理・総務・人事をテ ーマとしたコンテンツ制作を幅広く執筆。



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