交通費精算システムでコスト削減 ―IT化で驚異的な業務効率改善を実現―

コスト削減は、会社が取り組み続けなければならない重要なテーマです。
その中でも今回は、経理担当者の大きな負担となっている「交通費精算業務」について、クラウドサービスを活用したコスト削減方法をご紹介します。

 

交通費精算の実態 ―非効率な従来型と、交通費精算システム活用による導入効果とは?―

従来の交通費精算の流れ

交通費などの経費精算は、所定の様式に手書き記入したり、エクセルのフォーマットに手入力をしたりしている会社が今も多いのが現状です。
そのような会社では、交通費精算に毎月膨大な手間と時間がかかっています。改めて考えてみましょう。

  • 申請者の手間 ―訪問先を思い出して、料金を調べて、ひとつずつ手書き―交通費精算をするために先月分の訪問先を思い出すところから始め、利用した公共交通機関をインターネットの乗換案内サービスを利用して交通費をひとつずつ調べます。さらには定期区間を考慮した金額を算出する場合もあります。その後、所定の用紙に記入/入力して上司に提出し、申請を行います。
    本来の業務で忙しいなか、毎月多くの時間が交通費精算に費やされてしまいます。
  • 経理担当者の手間 ―細かな金額のチェック、手書きを打ち直すという二度手間―経路に誤りはないか?金額は正確か?定期区間が控除されているか?などをチェックします。さらにその後、勘定科目や消費税区分の設定や、手作業での会計ソフトへの入力を行います。
    会社全体として改めて考えてみると、このチェックや手作業に膨大な時間と労力が費やされ「無駄」が発生していることがお分かりいただけると思います。

 

最新システム活用による流れと、導入効果

では、解決方法はないのでしょうか?
今は交通費精算業務を電子化し、一元管理することで、交通費精算にかかる手間を大幅に削減させることができます。

  • 申請者の作業 ―金額は乗換案内ソフトが自動計算、交通系ICカード からのデータで申請も―交通費精算システムに内蔵された乗換案内ソフトを使うので、経路を入力するだけで自動的に交通費が算出されます。また、交通系ICカードをリーダーにかざし、利用した経路と運賃を読み込み、申請データとしてそのまま使用することができます。実際に使った経路をミスなく、楽に申請でき、これまで交通費精算にかかっていた時間を、本来の業務に回すことができます。
  • 上司(承認者)の作業 ―最適ルートを自動で判断、不正申請はシステムが防止―申請された経路が最適なルートであるかはシステムにより判断され、交通系ICカードから申請されたデータは利用ルートが変更できなくなっているため不正申請のチェックが不要になります。これまでかかっていた時間を大幅に短縮できます。
  • 経理担当者の作業 ―正確な交通費をシステムが自動計算、仕訳も自動入力―社員ごとに登録された定期区間が経路に含まれている場合、システムにより定期区間内の金額が自動で控除されるためチェックの手間がなくなり、交通費の過払い防止と業務負担の削減につながります。
    また、申請者が選ぶ項目を自動で勘定科目や税区分と紐づけることができ、仕訳が自動的に完了します。また、使用している会計ソフトに合わせた形で連携データを作成出来るので、会計ソフトへの入力の手間も削減することが出来るのです。
    (手入力する必要がなくなり、これまでかかっていた時間を大幅に短縮できます。)

このように交通費精算をIT化することで大幅な業務効率改善とコスト削減が見込まれます。交通費精算システムの導入が急速に進んでいることは、当然の流れと言えるでしょう。

ライバル企業が経費精算システムを導入していたとしたら、本業にかける時間が減ってしまう分、毎月膨大な経費精算コスト・手間をかけながらライバル企業に差を付けられることになりかねません。

 

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おすすめの交通費精算システム

交通費精算のシステム化において、高い評価を受けているのがラクスの「楽楽精算」です。2009年のリリース以降、中小企業から大企業まで導入する会社が増え、2,500社以上の企業に導入されており、クラウド型の経費精算システムでは導入社数第1位となっています。(※「ITR Market View:ERP市場2017」SaaS型経費精算市場より(株式会社アイ・ティー・アール発行))

ここだけの「楽楽精算」の裏話

もともと「楽楽精算」は、開発元のラクスが手作業で行っていた交通費精算をIT化するために、自社用に開発した背景があります。
開発元自体がシステム導入に試行錯誤した経験があるため、ユーザーにとって使いやすいシステムになっているのですね。

「楽楽精算」の経理コスト削減の実力は?

「楽楽精算」は、その機能により経理部門だけでなく営業部門の業務効率化に貢献し、会社全体の業務を効率化します。また、クラウド型システムのメリットを生かして運用費(初期導入コスト/ランニングコストなど)を低く抑えることもできます。
社員100名の場合、年間約200万円のコスト削減効果が期待でき、経費精算にかかる費用が1/3に減少するという試算データもあります。

経理担当者が注目したい、お役立ちポイント3つ

「楽楽精算」には経理担当者に役立つ機能が多く搭載されています。今回はそのうち3つのお役立ち機能を紹介します。

  • 「自動仕訳機能」上でも紹介していますが、申請者が選んだ項目に勘定科目と税区分を紐づけておくことができるので、経理担当者は仕訳作業をする必要がありません。さらに自動仕訳されたデータは会計ソフトに簡単に取り込むことができるため、改めて入力し直すなどの、無駄な手間がありません。
  • 「スマホ対応」のため、外出先からでも申請・承認が可能「楽楽精算」は、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。そのため、申請者が外出先からスマートフォンやタブレットを用いて交通費精算が行える、これまでのような締切日ギリギリに申請が集中するということがなくなります。
  • 「クラウドサービス」で常に最新システムを提供「楽楽精算」はクラウドサービスであるため、企業側のメンテナンスが不要です。そのため、鉄道の運賃改定や新路線開通があっても最新の情報に基づいて交通費精算を行うことが可能です。

 

交通費精算システム導入のすすめ

経理担当者だけでなく営業部もマーケティング部も、交通費精算などの管理業務より重要な仕事があることは言うまでもありません。
交通費精算ソフトを導入することで、これまでかかっていた時間と手間を省いて、本来の業務に集中できる体制を作ることができます。経費精算システムを導入し、生産性とビジネス競争力を高めましょう!

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。

セブンリッチ会計事務所