交通費精算システムで業務効率化!気になるコスト削減効果もご紹介

「業務効率化」「コスト削減」は、会社が取り組み続けなければならない重要なテーマです。
その中でも今回は、経理担当者の大きな負担となっている「交通費精算」業務について、クラウドサービスを活用した業務効率化方法をご紹介します。

 

交通費精算の実態 ―非効率な従来型と、交通費精算システム活用による導入効果とは?―

従来の交通費精算の流れ

交通費などの経費精算は、所定の様式に手書き記入したり、エクセルのフォーマットに手入力をしたりしている会社が今も多いのが現状です。
そのような会社では、交通費精算に毎月膨大な手間と時間がかかっています。改めて考えてみましょう。

  • 申請者の手間 ―訪問先を思い出して、料金を調べて、ひとつずつ手書き―

    交通費精算をするために先月分の訪問先を思い出すところから始め、利用した公共交通機関をインターネットの乗換案内サービスを利用して交通費をひとつずつ調べます。さらには定期区間の運賃を除いて交通費を算出する必要がある場合もあります。その後、所定の用紙に記入/入力し、タクシーの領収書などがある場合は貼り付けて上司に提出し、申請を行います。
    本来の業務で忙しいなか、毎月多くの時間が交通費精算に費やされてしまいます。

  • 上司(承認者)の手間 ―申請者のミスを上位者がチェックするという無駄―

    申請者の先月の訪問先と申請された内容を確認して申請内容は正しいか、不正申請はされていないかを確認します。記入ミスや入力ミスの確認に多くの時間を取られてしまいます。
    経理プラス:経費精算における不正実態調査 経理の50%が不正申請を見落とし!?

  • 経理担当者の手間 ―細かな金額のチェック、手書きを打ち直すという二度手間―

    必要事項はすべて記入されているか、経路に誤りはないか、金額は正確か、定期区間が控除されているか、などをチェックします。さらにその後、勘定科目や消費税区分の設定や、手作業での会計ソフトへの入力を行います。

会社全体として改めて考えてみると、いかにこのチェックや手作業に膨大な時間と労力が費やされ「無駄」が発生していることがお分かりいただけると思います。

 

交通費精算システム活用による効率化と、導入効果

では、解決方法はないのでしょうか。
今は交通費精算業務を電子化し、一元管理することで、交通費精算にかかる手間を大幅に削減し、業務効率化を実現することができます。
今回は交通費精算システム「楽楽精算」の機能を例に導入効果をご紹介します。

  • 申請者の作業 ―金額は乗換案内ソフトが自動計算、交通系ICカードからのデータで申請も―

    交通費精算システムに内蔵された乗換案内ソフトを使うので、経路を入力するだけで自動的に交通費が算出されます。また、交通系ICカードをカードリーダーにかざして利用した経路と運賃を読み込み、申請データとしてそのまま使用することができます。事前に定期区間を登録しておけば定期区間の金額が自動で控除されるため、わざわざ計算しなおすという必要もありません。実際に使った経路をミスなく、楽に申請でき、これまで交通費精算にかかっていた時間を、本来の業務に回すことができます。

  • 上司(承認者)の作業 ―最適ルートを自動で判断、不正申請はシステムが防止―

    楽楽精算」の申請画面には乗換案内によくある「早」「安」「楽」のアイコンが表示されているため、申請された経路が最適なルートであるかどうか一目で判断することができます。また交通系ICカードから申請されたデータは、取込み後に利用区間や金額を変更できないため不正申請のチェックが不要になります。これまでかかっていた膨大なチェックの時間を大幅に短縮できます。

  • 経理担当者の作業 ―事前に申請ミスをシステムがチェック、仕訳も自動入力―

    経理担当者の元に申請が届くと必要事項が記入されていない、タクシー精算なのに領収書が貼付されていないなど基本的なルールでミスがあることも多いでしょう。「楽楽精算」は規定チェック機能というもので事前に登録したルールに違反する場合、申請前にエラーを表示することができます。そのため基本的なチェックや差し戻しといった無駄な作業を減らすことが可能です。
    また、あらかじめ勘定科目等を設定しておくことで、申請者が選ぶ費用項目を自動で勘定科目や税区分と紐づけることができ、仕訳が自動的に完了します。さらに、使用している会計ソフトに合わせた形のCSVデータを作成出来るので、会計ソフトへ手入力する必要がなくなり、これまでかかっていた時間を大幅に短縮、手間も削減することが出来ます。

このように各々の細かい作業をIT化することで大幅な業務改善ができるため、それまでかかっていた時間コストを削減することができます。また交通費精算システムを導入すればペーパーレス化もできるため、紙や印刷コストも削減することが可能です。交通費精算システムの導入が急速に進んでいることは、当然の流れと言えるでしょう。
交通費精算システムで業務を効率化したら空いた時間でより利益を生むような業務に取り組むことができるかもしれません。ライバル企業が交通費精算システムを導入していたとしたら、自社は交通費精算に毎月膨大なコストや手間をかけている間に、相手は新しい利益を生むことに時間を有効に使用しており、ライバル企業に大きく差を付けられていたなんてことになりかねません。

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

おすすめの交通費精算システム

楽楽精算

交通費精算の効率化を実現するシステムにおいて、高い評価を受けているのが上段でもご紹介したラクスの「楽楽精算」です。2009年のリリース以降、中小企業から大企業まで導入する会社が増え、3,000社以上の企業に導入されており、クラウド型の経費精算システムでは導入社数第1位となっています。
(※「ITR Market View:ERP市場2018」SaaS型経費精算市場より(株式会社アイ・ティー・アール発行))

ここだけの「楽楽精算」の裏話

もともと「楽楽精算」は、開発元のラクスが手作業で行っていた交通費精算を効率化するために、自社用に開発した背景があります。開発元自体がシステム導入に試行錯誤した経験があるため、ユーザーにとって使いやすいシステムになっているのですね。

「楽楽精算」の経理コスト削減の実力は?

楽楽精算」は、その機能により経理部門だけでなく営業部門の業務効率化に貢献し、会社全体の業務を改善します。また、クラウド型システムのメリットを生かして運用費(初期導入コスト/ランニングコストなど)を低く抑えることもできます。
社員100名の場合、年間約200万円のコスト削減効果が期待でき、経費精算にかかる費用が1/3に減少するという試算データもあります。

経理プラス:交通費精算システムの費用対効果は?従業員数別の削減コストを紹介

経理担当者が注目したい、お役立ちポイント4つ

楽楽精算」には経理担当者に役立つ機能が多く搭載されています。今回はそのうち4つのお役立ち機能を紹介します。

  • 「自動仕訳機能」については上でも紹介していますが、申請者が選んだ項目に勘定科目と税区分を紐づけておくことができるので、経理担当者は仕訳作業をする必要がありません。さらに自動仕訳されたデータは会計ソフトに簡単に取り込むことができるため、改めて入力し直すなどの、無駄な手間がありません。
  • 「スマホ対応」のため、外出先からでも申請・承認が可能「楽楽精算」は、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。そのため、申請者が外出先からスマートフォンやタブレットを用いて交通費精算が行える、これまでのような締切日ギリギリに申請が集中するということがなくなります。
  • 「システム化」されることで申請状況がいつでも確認することができます。そのため、現場の上長がチェックできていないのか、差し戻した交通費申請を営業が修正しないのか、など一目瞭然です。さらにアラート機能も搭載しているため、催促したい場合もわざわざ声をかけに行く必要はなく、メールで通知することが可能です。
  • 「クラウドサービス」で常に最新システムを提供「楽楽精算」はクラウドサービスであるため、企業側のメンテナンスが不要です。そのため、鉄道の運賃改定や新路線開通があっても最新の情報に基づいて交通費精算を行うことが可能です。

 

交通費精算システム導入のすすめ

働き方改革や生産性向上などあらゆる分野で盛り上がっている今、定型業務である交通費精算は業務効率化の絶好のチャンスです。
交通費精算システムを導入することで、これまでかかっていた時間と手間を省いて、本来の業務に集中できる体制を作ることができます。交通費精算システムで業務効率化を行い、生産性とビジネス競争力を高めましょう!

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

服部 峻介(セブンリッチ会計事務所)

北海道大学経済学部卒。有限責任監査法人トーマツ入社後、上場企業の監査、内部統制、IPO支援、株価算定、M&A、不正調査等を実施。経営コンサルティング会社役員を経て、Seven Rich会計事務所を開業。スタートアップ企業を中心に、3年で160社以上の新規クライアントに対して会社の設立から会計税務、総務、ファイナンス、IPOコンサルなど幅広い支援を行っている。

セブンリッチ会計事務所