小口現金は管理が面倒!事例で見る経費精算効率化の方法

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経費精算には様々な方法があります。現金を社内で保管し、経費申請がある度に現金を手渡しで支給する「小口現金」での精算方法もその一つです。

小口現金での経費精算の場合、社内で多額の現金を保管する必要があり、手間のかかる作業が多いです。
そのため、この方法で運用している経理担当者の方は「小口現金を廃止する方法はないか」と考えたことがあるのではないでしょうか。
今回は、小口現金での精算の問題点を確認した上で、具体的に小口精算の問題を解消する方法を考えます。
また、実際に小口現金の課題解決に成功した企業の事例を紹介します。

小口現金での精算における課題点

小口現金での精算は社員が現金を立て替える期間が短く、タイムリーに経費精算ができるなどのメリットがあります。
その一方で、経理担当者側には、以下のような課題があります。

日々の小口現金管理が面倒

小口現金で精算をするために常に社内に現金を用意、管理しておく必要があります。
また、経費申請があがってくるたびに、出金額や用途を小口現金出納帳に記録し、さらに毎営業日金庫内の金額と出納帳の金額が正しいのかチェックが必要です。

不正や横領が発生するリスクがある

小口現金は社員の手の届くところに現金を保管しておく必要があるため、不正や横領が発生する可能性があります。
過去には経理担当者が合計15億円を着服していた事件もあります。小口現金を1人で管理していて、他の経理担当者からの監視の目がなかったことが原因とされています。
多額の現金を会社に置いて社員が管理することは、大きなリスクを孕んでいるということを認識しておきましょう。

小口現金の課題を解決するために考えられる方法

では、上記のような課題を解決するためにどのような方法が考えられるでしょうか。

  1. 経費精算を給与振り込みにする
    経費精算方法を現金手渡しから給与と一緒に社員の口座に振り込むフローに変更する方法です。
    さらに、インターネットバンキングから振り込みを行えば、銀行に出向くことなく一括で振り込みを行うことができます。

    【メリット】
    ・経理担当者が現金を用意する、社員に手渡しする、記帳する手間が無くなる
    ・現金を取りに来ない、余った現金を返してくれない社員への催促が不要になる

    【デメリット】
    ・給与支給日の精算になるため、社員が一時的に現金を負担することになる
    ・銀行振り込みのためのデータ作成が必要

  2. 法人用クレジットカードを導入する
    法人用クレジットカードを導入し、会社の経費となる物品購入などはクレジットカードで支払うようにすることで、会社の口座からの自動引き落としでの支払いとなり、現金の用意が不要になります。
    また、社員が一時的に現金を負担する必要も無くなります。

    【メリット】
    ・現金を用意する手間が無くなる
    ・クレジットカード利用金額での精算のため正しい金額で精算できる

    【デメリット】
    ・法人用クレジットカードの契約が必要

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経費精算システム導入で小口現金を含む経理業務の効率化に成功した事例

小口現金の精算を廃止するために、上記の方法を導入した場合、また別の手間が増えるのではと懸念される方も多いでしょう。その場合、経費精算システムを合わせて導入することで、手間を削減し経理業務全体の効率化を実現できます。
実際に経費精算システムを活用して小口現金の精算の課題を解決した企業の事例をご紹介します。

1.Hamee株式会社 様

【従来の経費精算の運用方法】
・Excelシートに記入、上長の承認後に申請書や精算書を経理に提出
・経費精算が発生したタイミングで精算
・様々な精算頻度の社員がおり、ほぼ毎日現金の受け渡しが発生
・現金の受け渡しの際は、申請内容と金額をチェックする手間が発生

【改善後の運用方法】
・経費精算システム「楽楽精算」から作成した振込データを使って、一括振込に変更
・小口現金の運用を廃止
・申請内容と金額が合っているか、チェックの手間が削減
・毎日1~2時間かかっていた小口現金管理の時間がほぼゼロに ※事例の全文は以下にてご覧いただけます。

>>Hamee株式会社様 交通費・経費精算システムによる立替経費の運用変更事例

日水製薬株式会社 様

【従来の経費精算の運用方法】
・オンライン上と紙の2つの経費精算方法が存在
・仮払い現金の個人管理の手間が発生
・経費書類のチェックや検算、出納業務の負担  

【改善後の運用方法】
・法人クレジットカードを導入して仮払い現金を原則廃止
「楽楽精算」で経費精算の内容と利用明細を紐づけることで、申請の手間を削減
・会計システムとの連携で経理担当者の会計システムへの手入力作業が不要に ※事例の全文は以下にてご覧いただけます。

>>日水製薬株式様 交通費・経費精算システムによるコーポレートカード、システム連携事例

経費精算システム「楽楽精算」とは

楽楽精算

事例で登場したもの以外で・経費精算システム「楽楽精算」精算を効率化させる機能を簡単に紹介します。

1.紙での申請、承認フローは不要!クラウド上で経費精算が可能

「楽楽精算」はクラウド型の経費精算システムです。経費申請や承認作業をシステム上で行うので、紙出力で申請書を回覧する必要が無くなります。また、インターネット環境があれば外出先や出張先でも経費申請、承認作業が可能で、経費精算作業を滞りなく進めることができます。

2.クレジットカードの利用明細を経費精算に使用できる

法人クレジットカードを利用している場合、「楽楽精算」と連携させることで、クレジットカードの利用明細を自動で取り込み、経費申請内容と紐づけることができます。申請者もクレジットカードの利用金額から経費精算ができるので入力の手間を省くことができ、取り込んだ金額は後から変更できない設定になっているので、申請金額の計算ミスや不正も防げます。

3.振込データの作成機能で手入力・振込の手間を削減

振り込みに必要な振込データ(FBデータ)も「楽楽精算」から簡単に作成できます。このデータを活用してあらかじめ登録してある社員の口座へインターネットバンキングから振り込めば一括で振り込み対応が完了します。 その他、「楽楽精算」には交通系ICカードと連携した交通費精算機能や精算内容と勘定科目を紐づける自動仕訳機能など、経理業務を効率化する機能が多く備わっています。
詳しい機能については以下のサイトよりご覧いただけますので、参考にご覧ください。

>>経費精算システム「楽楽精算」機能一覧

まとめ

今の経費精算フローを変えることは非常に勇気が必要です。しかし、面倒な小口現金での精算をやめ、効率的な経費精算方法に移行すれば、今までかかっていた現金管理の手間や時間が省け、本来注力したい業務に時間を割くことができます。
小口現金を廃止したいとお考えの方は、「楽楽精算」といった経費精算システムの導入も一緒に検討することで経費精算業務全体の効率化が実現できるでしょう。経費精算システム検討の第一歩として、ぜひ製品資料もご覧になってみてください。

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この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」導入事例

● 著者

経理プラス編集部

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