【経理ニュース速報】政府が急ぐ「脱・ハンコ」求められる企業のペーパーレス化！

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

押印のためだけに会社に行く「やむなく出社」をなくす

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い4月7日には政府より緊急事態宣言が発出され、企業に対してはテレワークの導入が強く要請されました。
テレワークの推進の中で取りざたされてきたのが、「ハンコ不要論」です。
出勤者へ出勤理由を問うインタビュー映像に「印鑑を押す業務のために出社が必要。」との回答があったことがきっかけの1つとなり、SNSでも大きな話題となりました。これまでも「働き方改革」の考えのもとに推進されてきた書面の電子化（ペーパーレス化）ですが、今回の新型コロナウイルスをきっかけに、この動きがさらに加速するものと考えられます。

経理業務の中で欠かせない、請求業務も「紙」と「ハンコ」は必須？

企業の中でも、特に経理部門は紙での処理業務が多く、テレワーク中のやむを得ない出社が発生しやすい部門です。その中でも毎月発生する「請求業務」は請求書の印刷・押印・封入・発送作業が必要となり、そのために出社が必要となっている担当者の方も少なくないようです。では、在宅でも請求書を発行する方法はないのでしょうか？
実は、請求書を「電子データ」として発行してしまえば、印刷・押印・封入・発送作業は不要となり、家にいても対応が可能となります。実際に、経理プラスを運営する株式会社ラクスでは、経理担当者は現在完全にテレワークで業務を行い、ほぼ出社することなく毎月10,000件以上の請求書発行を行っています。

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請求書への押印がなくても法律上は問題ない

「請求書には押印をするもの」との認識が一般的かもしれませんが、法律上、請求書に印鑑を押さなければならないという決まりはありません。押印されていない請求書も正式な書類として扱うことができますし、もちろん電子印でも問題はありません。
しかし、法律上問題ないことは知っていても、会社の決まりや取引先の要望でやむを得ず押印作業を続けているという方もいらっしゃるかもしれません。すでに浸透している古くからの「商習慣」は根深く、これを変えていくためには、今回のような政府の積極的な働きかけが必要になるのでしょう。

請求書の電子化はどのくらい進んでいくのか？

この「脱・ハンコ」の動きは、ペーパーレス化にとって大きな追い風になると考えられますが、ペーパーレス化が進んでいくことによる弊害はないのでしょうか？請求書の電子発行システム導入を検討する際によく言われる懸念点は「取引先からの抵抗」です。システムに不慣れな方にとっては、これまで紙で確認していたものをシステム上で確認してほしいと言われても、簡単には受け入れてもらえない可能性があります。「脱・ハンコ」「ペーパーレス化」を掲げても、現場業務にその文化が浸透するまでには多少の時間がかかるかもしれません。

受取側の抵抗が少ない「電子請求書発行システム」とは？

しかしながら、新しい文化の浸透を待つだけでは、いつまでも課題解決にたどり着くことはできません。取引先からの抵抗を最小限に抑えるための重要な点として、「受取側の負荷が少ない」ことが挙げられます。

たとえば、ラクスの提供する電子請求書発行システム『楽楽明細』は、取引先への発送方法を「WEBページからのダウンロード」「メールへの添付」「郵送」「FAX」の4つから選択することができます。
「WEBページからのダウンロード」は、メールで通知されてくるURLから受取専用のページに入り、クリックをするだけで請求書のPDFファイルをダウンロードすることが可能です。
「メールへの添付」は添付されているPDFファイルを開くだけで受け取りが可能です。どうしても電子データでの受け取りができない、という方に対しては、「郵送」や「FAX」で発送することも可能です。
「郵送」は、専用の工場で自動的に印刷・封入作業が行われ、発送手配までを行ってくれるので、発送側としては何の手間も発生しません。

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テレワーク対応だけではない、請求書を電子化するメリット

在宅でも請求業務を行うことができる、ということは請求書電子発行システムを導入するメリットの1つですが、それ以外にも

• 印刷・封入・発送の手間を削減する
• 紙代・印刷代・郵送費などのコストを削減する

といったメリットもあります。
特に月の請求書の発行件数が多い企業にとっては、毎月発生している郵送費に加え、作業を行う担当者の方の人件費を含めて考えると大きなコストとなっていますので、この機会に見直してみてはいかがでしょうか。

また、今回のテレワーク推進の中で、受取側としても紙でなく電子データで送ってほしいと要望する企業が増えてきているようです。発行側、受取側の双方にメリットがあると考えるとシステム化へのハードルも低くなってきますね。

まとめ

今回の新型コロナウイルスの影響により、企業の業務の在り方は大きく見直されようとしています。世の中全体として「脱・ハンコ」「ペーパーレス化」が進んでいく中で、あらゆる業務のシステム化は避けられないものになっていきます。これまでの業務を見直していくことは、一時的には大変なことかもしれませんが、少し先に経理担当者の方の業務負荷が軽くなった未来があれば嬉しく思います。

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