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交通費精算書

交通費精算書のテンプレートです。外出時の交通費の立替を後日精算するための書類です。Excelで作成してあります。交通費精算書の見本、テンプレート、サンプルとしてご利用ください。

交通費精算書のイメージ

また、交通費精算をさらに効率化したい方はおすすめのシステム・アプリをご紹介していますので、併せてご覧ください。
経理プラス:交通費精算システム・おすすめアプリ3選まとめ ―これで業務効率化!―

交通費精算書の書き方

交通費精算書とは、営業活動などの外出で使用した交通費の立替を後日精算するための書類です。会社の規定に沿って適切な交通手段・区間で利用されたかをチェックするために使用します。

交通費精算書に必要な項目

交通費精算書で必要な項目としては、以下が考えられます。

  • 日付
  • 交通手段
  • 利用区間(片道 / 往復)
  • 摘要 / 備考欄
  • 金額  など

その他、企業によっては担当者、上長の捺印欄が必要な場合もありますので、テンプレートの項目を編集し、自社に合った形でご使用ください。

交通費精算チェックでの注意点

承認者や経理担当者が交通費精算をチェックする上で最も重要なポイントは、正しい「金額」で申請がされているかという点ではないでしょうか。
申請金額が正しいかを確認するためには、申請された利用区間を乗換案内などで検索し、片道か往復かを確認した上で交通費を計算します。また、利用区間の中に定期区間が含まれている場合は、定期区間分の運賃を控除する必要があるため、別途乗換案内で調べ、計算し、正しい交通費を算出します。1か月分の交通費をまとめて申請する場合は、利用された交通費をすべてチェックし、合計金額があっているかを確かめることになります。

紙やExcelで手入力された申請書は、計算ミスや打ち間違いにより、正しい金額が入力されていない可能性が高いです。承認者も一つ一つ計算して交通費を確認するのはとても時間がかかりますし、細かいところまでチェックができないことも考えられます。そのため、経理担当者の元に申請書が来た段階でミスが発覚し、差し戻しが発生するということも大いに考えられます。
ミスのない交通費精算を実現するためには、申請内容をダブルチェックできる体制づくりを徹底するということや、計算ミスがなるべく発生しないよう、交通費精算書の書式を変更し、Excelの数式を利用して合計金額が自動で計算されるようにするといった、人的ミスを防ぐ工夫が必要です。

交通費精算はシステム化できます!

Excelのテンプレートや精算書の書き方・注意点をご紹介してきましたが、実は多くの企業が交通費精算をシステム化しています。
中でも導入社数No.1※のクラウド型交通費精算システムは、株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」です。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

「楽楽精算」は、紙やExcelでの申請ではなく、パソコンやスマートフォン上で申請を行うことができる交通費精算・経費精算に特化したクラウドシステムです。

交通費申請では乗換案内が内蔵されているため、利用した駅名を選択するだけで正しい交通費を算出してくれます。交通系ICカード連携が可能で、専用のカードリーダーにICカードを「ピッと」かざせばカード内の利用データを読み取り、そのデータを交通費精算に活用することができます。各社員の定期区間を登録すれば、定期区間分の運賃を自動で控除してくれるため、承認者や経理担当者による再計算は必要なくなります。交通費で発生した領収書のスキャンデータを申請内容に添付することも可能ですので、精算書を紙に出力して領収書の原本を付けて回覧するという必要はなく、パソコンの画面上だけで申請・承認を行うことができます。

交通費精算といった経理業務は、ITの力によって効率化することができます。この機会に紙やExcelでの運用を見直し、交通費精算システムを活用してみてはいかがでしょうか。
最後に、経費精算のIT化のメリットについてまとめた資料をご用意していますので、ぜひ参考にご覧ください。

(参考) 経費精算はIT化が常識に!?最新データと導入者の声から見るIT化のメリット

>>出張旅費精算システム「楽楽精算」の機能について詳細を見る

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