定期区間を自動控除!?交通費精算システムは精算業務を変える

毎月発生する交通費の精算。申請をする営業にとっても、確認をする経理担当者にとっても手間のかかる作業です。

交通費精算において、定期区間を含まれたルートの金額をどう扱うかは、実は会社によって様々です。性善説に基づき定期区間が控除されて申請されているものとして扱う会社、1件1件経理社員が目を凝らし確認する会社、中にはノーチェックの無法地帯になっている…という会社もあるかもしれません。皆さんの会社はどのように定期区間のチェックを行っていますか。

交通費精算の理想論と実情(営業、経理それぞれの言い分)

会社によって確認方法は様々と言えど、あるべき姿はきちんと全申請ルートから定期区間分の料金が控除されていることです。週に20件以上訪問する営業担当者の70%以上が定期区間分を含めた交通費の不正申請をしているというデータもあるほどで、ここの金額をきちんと控除するかしないかによって大きな違いが出るのがわかります。
経理プラス:交通費申請の70%が不正に申請!?営業担当者の実情とは?

しかし現場に目を向けてみると、各者からの様々な言い分があがります。

申請者(営業)の言い分

 

  • 忙しい中、時間をなんとかつくって交通費精算をしているのに、さらに定期区間の金額を抜けと言うのは正直うっとうしい
  • 不正をしているわけではなく、ただ面倒なだけ
  • 小さい額を見つけるのにずいぶんな時間をかけてチェックしているというのを聞くと、無駄だなと思う
経理の言い分

 

  • 控除しないのは大体が常習犯、何度言っても直らない
  • 細かいことを言っているのもわかるが、これが経理の仕事なのだから理解してほしい
  • 注意するのも気まずい、こちらは悪いことをしてないのに

お互いの言い分もわかりますが、根本的な解決策を見出さない限り、ずっと平行線が続いてしまいそうです。

定期区間内の精算は経費の二重計上になる

営業と経理でそれぞれ言い分はあるものの、社員に対して通勤手当として交通費を支給している場合、定期区間内を交通費精算すると、経費の二重計上になります。そのため、時間がかかる作業ですが、交通費精算の内容は細かく確認をする必要があります。とはいっても、実際問題1件1件の交通費申請の内容のチェックまで手が回らない…というのが実情ではないでしょうか。

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交通費精算システムの定期区間控除機能で両者の悩みを解決

こんなじれったい悩みは一発で解消してしまいましょう。

両者の手間をなくし、会社としてふさわしい姿であるべき定期区間が控除された状態での精算を実現できるのが、交通費精算システムの活用です。交通費精算システムには、下記のような機能が用意されており、両者の悩みを解消してくれます。今回は交通費精算システム「楽楽精算」を例にご紹介します。

定期区間の自動控除

交通費精算システム「楽楽精算」では内蔵されている乗換案内で経路を検索すると、自動的に定期区間が控除されたルートが表示されます。申請者はそのルートを選ぶだけで、自分で料金を調べて定期区間分の料金を除く計算をしたり、その結果を精算書に転記する必要がありません。
自動で定期区間が控除される理由は、システムの裏側で社員一人ひとりの定期区間を登録したマスタ情報が紐づいているからです。引越しなどで定期区間が変更になった際も、このマスタを修正すれば、自動的に定期区間が控除されるようになります。

承認者側も、システム上で申請されたルートは定期区間が控除されているという前提で確認作業をすることができるので、従来のようなチェックの必要はなくなります。1件1件、定期区間を参照していた企業にとっては、大きな時間の削減になるでしょう。

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交通費精算システムのその他の便利機能

交通費精算システムには、その他にも精算業務の効率化を助ける機能がたくさんそろっています。引き続き「楽楽精算」を例に主な機能をご紹介します。

「早」「安」「楽」のアイコンで申請経路が一目でわかる

業務で交通機関を使って移動をする際は、安くて早いルートを利用することがルールとなっている企業も多いかと思います。しかし、申請されたルートが最適か確認するためには1件ずつ調べなおす必要があり、経理担当者には大きな負担となります。

「楽楽精算」はジョルダン社の乗換案内ソフトが内蔵されているため、経路を調べて申請すると、自動で「早」「安」「楽」のアイコンが表示されます。そのため、適切なルートで申請されているか、一目で確認することができるのです。また、定期区間については「定」というマークが表示され、定期区間が自動で控除されていることが分かりやすく示されています。

交通系ICカードの履歴を取込み

乗換案内のデータをそのまま交通費申請に使えるだけでも楽になりますが、「楽楽精算」はSuica®やPASMO®などの交通系ICカードを専用のリーダーに「ピッ」とかざすだけで、ICカード内の履歴を読取り、それを交通費精算のデータとして利用できます。

この機能を使えば、ルートを検索する手間さえもなくなるので、さらなる申請時間の削減が期待できます。定期付きの交通系ICカードであれば、定期区間はもちろん控除された金額になっているので、同じく経理担当者の手間も大きく削減できます。
交通系ICカードから読み取った金額のデータは修正ができないようになっているので、不正申請の心配もゼロになります。

Office365と連携

交通費精算のもう一つ面倒な手間というと、スケジュールの確認です。1か月分の交通費をまとめて申請する場合、外出が多い営業などはスケジュールを見返して、経路と運賃を調べて、とかなり手間がかかります。

「楽楽精算」ならOffice365内のoutlookと連携させて交通費申請ができます。outlookに登録されているスケジューラーから日付と目的地が「楽楽精算」に取り込まれ、さらに目的地情報から最寄りの駅までの経路と金額が自動で計算し、そのまま交通費精算をすることができます。

申請者にとっても大きな手間の削減になりますが、自動計算・自動連携されることで計算ミスなどのリスクも減り、承認者にとってもうれしい効率化となります。

申請不備を事前にチェック

タクシー料金を精算する場合は目的地、使用理由を記載する必要がある、という社内ルールがある会社も多いのではないでしょうか。そしてそのような社内ルールこそ申請時に漏れが多く差し戻しが発生してしまうことがあると思います。

交通費精算システム「楽楽精算」の場合、あらかじめ設定画面に社内ルールを登録しておくことで、必須項目の入力漏れや領収書の添付忘れなどを事前に検知し、申請前にエラーを出すことが可能です。
最低限のエラーが解消されるだけでも申請差し戻しの手間がかなり減ることになるでしょう。

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交通費精算だけではない、精算システムのメリット

今までご紹介してきた機能は申請者も含めて交通費精算がラクになる機能でしたが、「楽楽精算」には、さらに経理担当者の業務をラクにする機能があります。

自動仕訳・会計ソフト連携

自動仕訳は、交通費などが申請された際、システム上で自動で仕訳が起こる機能で、これにより経理部門にて仕訳データを作成する必要がなくなります。
さらに仕訳データを会計ソフトに入力する際も、「楽楽精算」は仕訳データを会計ソフトの取込み用フォーマットに合わせてcsvファイルを生成することができるので、お使いの会計ソフトにアップロードすれば、それだけでいままでの手入力分の作業が完了します。

コーポレートカード連携

「楽楽精算」は交通費精算だけでなく、出張精算にも便利です。出張が多い企業では社員にコーポレートカード(法人用クレジットカード)を貸与している場合も多いのではないでしょうか。その場合コーポレートカードの利用明細と申請された出張費精算の明細の突合チェックも大変な作業です。


「楽楽精算」にはコーポレートカードとの連携機能もあり、申請者は精算申請画面からコーポレートカードの明細を呼び出してそのまま精算処理をすることができます。コーポレートカードのデータは紙の明細書発行よりも早く連携されるため、使った分を早期に処理することができます。承認者や経理担当者もいちいち明細と紐づけて確認をしたり、金額のチェックをする必要がなくなるためとても便利な機能です。

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まとめ

交通費精算システムは、申請をする営業担当者はもちろんのこと、経理担当者の業務を一番ラクにするために作られているシステムです。交通費精算のみでなく、経費、交際費、業者への支払いなどの各精算に対応した専用機能もそろえられています。

今回は「楽楽精算」を例にご紹介しましたが、最近はいろんな会社が独自の機能を持った交通費精算システムを提供しています。自社の必要な要件に合わせてシステムを選んでみてはいかがでしょうか。

ちなみに今回ご紹介した交通費・経費精算システム「楽楽精算」は1ヶ月3万円からお使いいただけますので(ユーザー数課金)、ぜひ無料トライアル資料請求などから検討をしてみてください。

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経費精算システム「楽楽精算」導入事例

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経理プラス編集部

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