定期区間を自動控除!?交通費精算システムは精算業務を変える

毎月発生する交通費の精算。申請をする営業にとっても、確認をする経理担当者にとってもわずらわしい作業です。

交通費精算において、定期区間を含まれたルートの金額をどう扱うかは、実は会社によって様々です。性善説に基づき定期区間が控除されて申請されているものとして扱う会社、1件1件経理社員が目を凝らし確認する会社、中にはノーチェックの無法地帯になっている…という会社もあるかもしれません。皆さんの会社はどのように定期区間のチェックを行っていますか。

 

交通費精算の理想論と実情(営業、経理それぞれの言い分)

会社によって確認方法は様々と言えど、あるべき姿はきちんと全申請ルートから定期区間分の料金が控除されていることです。30%以上の営業社員が定期区間分を含めた交通費の不正申請をしているというデータもあるほどで、ここの金額をきちんと控除するかしないかによって大きな違いが出るのが分かります。
経理プラス:交通費申請の70%が不正に申請!?営業担当者の実情とは?

しかし現場に目を向けてみると、各者からの様々な言い分があがります。

申請者(営業)の言い分

  • 忙しい中、時間をなんとかつくって交通費精算をしているのに、さらに定期区間の金額を抜けと言うのは正直うっとうしい
  • 不正をしているわけではなく、ただ面倒なだけ
  • 小さい額を見つけるのにずいぶんな時間をかけてチェックしているというのを聞くと、無駄だなと思う
経理の言い分

  • 控除しないのは大体が常習犯、何度言っても直らない
  • 細かいことを言っているのもわかるが、これが経理の仕事なのだから理解してほしい
  • 注意するのも気まずい、こちらは悪いことをしてないのに

お互いの言い分もわかりますが、根本的な解決策を見出さない限り、ずっと平行線が続いてしまいそうです。

 

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交通費精算システムの定期区間控除機能で両者の悩みを解決

こんなじれったい悩みは一発で解消してしまいましょう。

両者の手間をなくし、会社としてふさわしい姿であるべき定期区間が控除された状態での精算を実現できるのが、交通費精算システムの活用です。交通費精算システムには、下記のような機能が用意されており、両者の悩みを解消してくれます。今回は交通費精算システム「楽楽精算」を例にご紹介します。

定期区間の自動控除

交通費精算システム「楽楽精算」では内蔵されている乗換案内で経路を検索すると、自動的に定期区間が控除されたルートが表示されます。申請者はそのルートを選ぶだけなので、自分で料金を調べて定期区間分の料金を除く計算をしたり、その結果を精算書に転記する必要もありません。
自動で定期区間が控除される理由は、システムの裏側で社員一人ひとりの定期区間を登録したマスタ情報がひもづいているからです。引越しなどで定期区間が変更になった際も、このマスタを修正すれば、また自動的に定期区間が控除されるようになります。

承認者側も、システム上で申請されたルートは定期区間が控除されているという前提で確認作業をすることができるので、従来のようなチェックに必要はなくなります。1件1件、定期区間を参照していた企業にとっては、大きな時間の削減になるでしょう。

 

交通費精算システムのその他の便利機能

交通費精算システムには、その他にも精算業務の効率化を助ける機能がたくさんそろっています。引き続き「楽楽精算」を例に主な機能をご紹介します。

交通系ICカードの履歴を取込み

Suica®やPASMO®などの交通系ICカードを専用のリーダーに「ピッ」とかざすだけで、ICカード内の履歴を読取り、それを交通費精算のデータとして利用できます。この機能を使えば、ルートを検索する手間さえもなくなるので、更なる申請時間の削減が期待できます。定期付きの交通系ICカードであれば、定期区間はもちろん控除された金額になっているので、同じく経理担当者の手間も大きく削減できますね。
交通系ICカードから読み取った金額のデータは修正ができないようになっているので、不正申請の心配もゼロになります。

申請不備を事前にチェック

タクシー料金を精算する場合は目的地、使用理由を記載する必要がある、という社内ルールがある会社も多いのではないでしょうか。そしてそのような社内ルールこそ申請時に漏れが多く差し戻しが発生してしまうことがあると思います。

交通費精算システム「楽楽精算」の場合、あらかじめ設定画面に社内ルールを登録しておくことで、必須項目の入力漏れや領収書の添付忘れなどを事前に検知し、申請前にエラーを出すことが可能です。
最低限のエラーが解消されるだけでも申請差し戻しの手間がかなり減ることになるでしょう。

自動仕訳・会計ソフト連携

今までご紹介してきた機能は申請者も含めて交通費精算がラクになる機能でしたが、交通費精算システムには、さらに経理担当者の業務をラクにする機能があります。それが自動仕訳と会計ソフトへの連携機能です。

自動仕訳は、交通費などが申請された際、システム上で自動で仕訳が起こる機能で、これにより経理部門にて仕訳データを作成する必要がなくなります。
会計ソフト連携機能は、交通費精算システムでつくられた仕訳データを会計ソフトの取込み用に合わせたcsvにし、ダウンロードできるというもの。csvをお使いの会計ソフトにアップロードすれば、それだけでいままでの手入力分の作業が完了します。

その他にも精算が完了したデータから全銀フォーマットの振込データ(FBデータ)を生成する機能などもあります。
より詳しい機能が気になる方は是非チェックしてみてください。
交通費精算システム「楽楽精算」製品サイト 機能ページ

 

交通費精算だけではない、精算システムのメリット

コーポレートカード連携

交通費精算システムは交通費精算だけでなく、出張精算にも便利です。

出張が多い企業では社員にコーポレートカード(法人用クレジットカード)を貸与している場合も多いのではないでしょうか。その場合コーポレートカードの利用明細と申請された出張費精算の明細の突合チェックも大変な作業です。
「楽楽精算」にはコーポレートカードとの連携機能もあり、申請者は精算申請画面からコーポレートカードの明細を呼び出してそのまま精算処理をすることができます。承認者や経理担当者もいちいち明細と紐づけて確認をしたり、金額のチェックをする必要がなくなるためとても便利な機能です。

領収書読み取り機能

物品購入の経費精算を行う場合、領収書を見ながら経費精算申請書を作成して、領収書を貼り付けて、紙の申請書を回覧して、という方法をとっている会社が多いかと思います。

「楽楽精算」にはOCR機能と呼ばれる領収書読み取り機能が搭載されたアプリがあり、スマートフォンで領収書を撮影するだけで内容の読取り、データ化をしてくれます。電子帳簿保存法にも対応しているため、領収書管理方法の見直しなどにも効果的です。

 

まとめ

交通費精算システムは、申請をする営業担当者はもちろんのこと、経理担当者の業務を一番ラクにするために作られているシステムです。交通費精算のみでなく、通常の経費、交際費、出張費などの各精算に対応した専用機能もそろえられています。

今回は「楽楽精算」を例にご紹介しましたが、最近はいろんな会社が独自の機能を持った交通費精算システムを提供しています。自社の必要な要件に合わせてシステムを選んでみてはいかがでしょうか。

ちなみに今回ご紹介した交通費・経費精算システム「楽楽精算」は1ヶ月3万円からお使いいただけますので(ユーザー数課金)、ぜひ無料トライアルや資料請求などから検討をしてみてください。

 

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経費精算システム「楽楽精算」導入事例

● 著者

経理プラス編集部

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