交通費精算を楽に!交通費精算システム・アプリを選ぶ5つのポイント

交通費精算とは

交通費精算とは、業務で社員が使用した交通費を会社の経費として精算することです。主に営業担当者など外出が多い社員が使用することが多い経費です。

 

交通費精算の方法

交通費を支出した社員は、自身が立て替えた交通費を後日まとめて申請して精算します。交通費精算の方法には給与との同時精算、あるいは小口現金などで精算する方法があり、会社のルールで行えば問題ありません。先に仮払金で支給し、後日精算する方法もあります。

 

通常の交通費精算と旅費交通費精算の違い

通常の交通費精算は業務に伴う短距離の精算を指し、旅費交通費(あるいは旅費)は旅費規程などに基づく長距離の移動に伴う交通費の精算を指すことが一般的です。また、精算の過程において旅費交通費は一度の金額が大きいことや発生する回数が少ないことから、事前申請と事後報告の両方を行うことが多いでしょう。一方、交通費は事後精算が一般的です。
いずれも会社の経費であり、業務に関連する移動費であることには違いありません。また、勘定科目の上では「旅費交通費」で統一されることが多いです。

 

交通費精算の流れ ~営業・承認者の場合~

  1. 交通費精算書の作成

    交通費の支出には領収書やレシートが発行されない場合が多いため、申請は会社の任意の交通費精算様式を記載して行います。申請の項目は日付や行き先とその目的、使用した交通機関、使用した経路や運賃などです。
    交通費精算は少額なものが日々発生するため、発生の都度精算するのではなく、月ごとにまとめて翌月申請する会社が多く見られます。

  2. 上司の承認

    交通費精算書は、経理に提出する前に直属上司などの承認印をもらいます。業務外の支出が混ざっていないかをチェックするため、主に日付や行き先、目的に不自然な点がないかを確認することが目的です。

  3. 経理に提出する

    上司の承認印を得た交通費精算書を、経理に提出します。

 

交通費精算の流れ ~経理の場合~

  1. 交通費精算書の内容を確認

    営業から回ってきた交通費精算書を、経理担当者が確認します。経理でチェックするポイントは、経路が最短か、別途定期代を支給している定期区間との重複がないかなど運賃の部分です。不明点や誤りがあれば、営業に質問したり差し戻したりします。

  2. 交通費精算

    確認ができたものについては、精算を行います。交通費精算の方法は小口現金からの出金、給与と同時精算など、会社のルールに従い進めます。

  3. 仕訳、会計処理のためのデータ入力

    確認ができたものについては、交通費精算書の内容に従って会計ソフトや仕訳帳に入力・転記します。

 

立場別 交通費精算で苦労するポイント・非生産的な部分

交通費精算で苦労する人

交通費精算で苦労するポイント ~営業・承認者の場合~

  • 交通費精算書の記載ルールが分かりづらい

    「定期の区間は除外する」「最短ルートで計算する」「タクシーを利用した際は必ず理由を明記する」など、交通費に関する社内ルールは暗黙の了解になっていることが多く、うっかり知らずに交通費精算を行ってしまうと、せっかく時間をかけて作成した精算書を後から間違っていると指摘されてがっかりします。

  • 書類の差し戻しがある

    利用した交通経路に不明点があると経理から何度も質問されたり、適切な経路が使用されていないなどと言われ書類の差し戻しを受けたりすることもあります。少額な精算で何度も差し戻しを受けると、「もう精算しなくていいよ」と言いたくなることでしょう。

 

交通費精算の非生産的な部分 ~営業・承認者の場合~

  • 記録が大変

    先述の通り交通費精算は月末にまとめて行うことが多いため、外出が多い営業はどこに何をしに移動したか思い出すだけで一苦労です。また交通費精算書には使用した電車の駅やバス停の区間、その運賃を細かく記載しなければならないため、ひとつひとつ利用経路をインターネットで運賃を調べる手間が発生します。そのため移動が多い月は、交通費精算書を作成するために残業することもあるのです。

 

交通費精算で苦労するポイント ~経理の場合~

  • チェックに膨大な時間を要する

    交通費精算に限ったことではありませんが、経理は間違いが許されません。そのうえ交通費精算は、細かい精算が大量に申請されます。そのひとつひとつを、運賃が最適か定期区間は控除されているか等のミスがないかダブルチェックを行う場合が多いため、精算までに膨大な手間と時間を要します。

  • 差し戻しに気を遣う

    例え少額な精算でも、間違いがあれば経理は指摘をしなければなりません。営業側に負担をかけることは承知で依頼するため、気を遣いながら修正をお願いすることに精神的なストレスと余計な労力を割かれます。

 

交通費精算の非生産的な部分 ~経理の場合~

  • 人的コストに見合わないチェック時間

    経路や運賃、定期控除のチェックは、人が確認する限りミスが起こる可能性があります。そのため、経理内で二重のチェック体制を構築していることも多いでしょう。ただでさえ件数が多い交通費精算は、ひとつひとつ確認することでかなりの人的コストがかかっています。そこへ、さらに二重チェックをすることで、倍の人的コストが発生しているのです。

  • 差し戻すと業務が進まない

    交通費精算内容の誤りを営業に差し戻すと、多忙や不在を理由になかなか書類が戻ってきません。そのため精算の手続きが滞り、業務が進まなくなってしまううえ、催促をするという不要な作業が発生しています。

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

交通費精算の不満を解決する方法

テンプレートを用意する

社内共有フォルダなどに交通費精算書類のテンプレートをアップロードしておくことで、申請側が作成したいタイミングですぐに見つけることができます。

(参考)経理プラス 交通費精算書テンプレート

交通費精算システムを導入する

差し戻しの手間をなくすには、交通費精算システムを導入することにより、オンラインで精算フローを管理する方法が有効です。交通費精算システム・アプリの詳細については次の章にて詳しく解説します。

 

交通費精算システム・アプリとは

アプリで交通費精算

交通費精算システムや交通費精算アプリとは、オンライン上のシステムで交通費精算ができるものです。システム上で交通費の申請や承認をワークフローで行うことができるため、物理的に書類を回し、誰のところで止まっているかわからないなどという手間やストレスが軽減されます。
さらに交通費精算アプリはスマートフォンで交通費精算を行えるため、営業にはとても便利です。出先から交通費の入力ができる上、修正依頼があっても移動などのスキマ時間などを活用して書類をチェックすることができます。交通費精算システムや交通費精算アプリを導入することで、交通費精算に伴う従来の苦労と非生産的な作業を改善することが可能でしょう。

 

交通費精算システム・アプリを選ぶポイント5つ

交通費精算システムを選ぶ5つのポイント

ポイント1:乗換案内が搭載されている

電車やバスの交通費を精算する際には乗換案内で調べ、その結果を交通費精算書に転記するという作業を行うでしょう。しかし、乗換案内が搭載されている交通費精算システムであれば、検索結果が自動で連携されます。そのため、転記する手間や人為的なミスリスクを減らすことが可能です。また、乗換案内で表示される「安・早・楽」といったアイコンが連携されるシステムもあり、チェックする経理もそのアイコンを見れば最適なルートを選択しているか一目でわかるため、チェックの負荷が軽減されます。

ポイント2:交通系ICカードの履歴を取り込んで交通費精算ができる

乗換案内が搭載されているだけでも十分便利になりますが、さらに交通系ICカードから実際に使った経路の履歴を取込み、交通費精算ができるシステムも存在します。この機能があると、予定を思い出して経路を調べるという工程も削減できるため、さらに交通費精算が楽になるでしょう。また、実際の履歴であれば改ざんができないため、経理のチェックも楽になるはずです。

ポイント3:定期区間の重複部分の控除が自動でできる

あらかじめ設定した、社員ごとの定期区間の重複部分を自動で控除する仕組みです。人為的なミスがなくなり、営業の調べる時間、経理のチェックする時間の短縮になります。

ポイント4:スマートフォンからもアクセスできるアプリが用意されている

営業の負担を軽減するため、スマートフォンからもアクセスできるものが便利です。さらにアプリでタクシーなどの領収書を撮影して取り込める機能があるシステムもあります。外出先から交通費精算や承認ができれば、残業して交通費精算書を作るという非生産的な業務も無くなります。

ポイント5:会計ソフトとの連携機能がある

データ出力ができるタイプの交通費精算システムであれば、精算書の内容を会計ソフトに取り込んで仕訳データに反映させることが可能です。手入力の作業が不要となるため、経費精算の時間を大幅に短縮できます。

 

交通費精算システム、何を選べばいい?

楽楽精算

ここまで交通費精算システムを導入するメリットや選ぶポイントをお伝えしてきましたが、今回は数ある交通費精算システムの中からおすすめのシステムを一つご紹介します。

それは株式会社ラクスが提供する交通費精算システム「楽楽精算」です。「楽楽精算」は全国3,000社以上の企業が導入し、累計導入社数No.1※の今一番選ばれている交通費精算システムです。

※ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2018」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2017年12月末までの累計導入社数)

 

交通費精算システム「楽楽精算」の便利な機能とは

機能1:交通系ICカード取込みとAIによる入力補助

前段の選ぶポイントでもお伝えした交通系ICカードの取込み機能を備えています。ICカードリーダーでピッと読み込んだ履歴をそのまま申請できるため、入力ミスや不正な水増し申請のリスクを軽減できます。さらに「楽楽精算」はAIによる入力補助機能も搭載。過去の交通費精算の履歴を学習し、訪問先や負担部門、プロジェクトなどを自動で入力してくれます。

機能2:ジョルダン社の「乗換案内」ソフト搭載

何らかの事情でICカードを利用できない場合もジョルダン社の乗換案内が搭載されているため安心です。経路の検索結果をそのまま申請できることはもちろん、事前に管理画面で社員の通勤定期区間を設定しておけば、定期区間を控除した交通費が計算されるようになっています。交通費の金額が合っているか、定期区間の控除が行われているか、といったチェックがグッと楽になるでしょう。

機能3:スマートフォンやタブレットなどマルチデバイス対応

「楽楽精算」はクラウドサービスのためインターネット環境に繋がっていれば社外でも、PCでもスマートフォンでも、タブレットでも利用することができます。そのため移動時間などにサクッと申請ができることはもちろん、承認も社外でもできるため、承認者が出張などで不在中に精算処理が滞ってしまうという事態をなくすことができます。
また、スマートフォンでの利用時に便利な「楽楽精算」アプリもリリースされています。

機能4:タクシー代や駐車場代の精算も楽になる領収書読み取り機能(OCR機能)

電車以外にもタクシーや車移動の際の駐車場代、ガソリン代などの精算もあると思います。「楽楽精算」のスマートフォンアプリには領収書読み取り機能(OCR機能)が搭載されており、タクシーなどの領収書を専用アプリでパシャっと撮影するだけで金額や取引先を自動で読み取り、申請を行うことができます。電子帳簿保存法にも対応しているため領収書の管理方法を見直したい方にもおすすめです。
(参考)OCR機能で経費精算が本当に楽になるのか試してみた

機能5:コーポレートカード、法人クレジットカード連携

「楽楽精算」は各種コーポレートカードと連携しており、出張時の新幹線、航空券の手配などの利用明細が自動で取り込まれます。申請者はそのデータを使って申請できるため申請準備の時間を削減でき、明細データは申請画面で修正できないため経理担当者のチェックも楽になります。

機能6:全銀フォーマットのFBデータ作成

交通費精算が完了したデータから全銀フォーマットのFBデータを生成することが可能です。あとはFBデータを契約している銀行のネットバンキングで取り込めば、社員への振り込みもあっという間です。

 

まとめ

交通費精算システム「楽楽精算」の機能を多数ご紹介しましたが、これ以外にも自動仕訳や会計ソフトとの連携など、まだまだ便利な機能があります。

交通費精算は会社がある限りなくならない業務です。システムの導入というと社内説得などハードルが高いと感じる方も多いと思いますが、そこはまず、多くの導入実績とノウハウを持つ交通費精算システムのプロに相談してみるといいかもしれません。きっとあなたの会社を楽にする提案をしてくれるはずです。

(参考)交通費精算システム「楽楽精算」製品ページ

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

石田 夏

石田 夏

税理士事務所、上場企業の経理職を経てフリーライターに転身。 簿記やファイナンシャルプランナー資格を活かして、 税務・会計に関する企業向けコンテンツを中心に執筆中。 ポリシーは、「知りたいをわかりやすく」。