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交通費精算書のテンプレート｜項目と記入例、チェックポイントは？

業務における外出や出張などで立て替えた交通費を、後日経費精算するための交通費精算書。この記事では交通費精算書に必要な記載項目や記入例、主なチェックポイントのほか、無料でダウンロードできるテンプレートを用意しました。汎用性の高いエクセル形式で使いやすく、個人・法人を問わずご利用いただけます。記事と併せてご活用ください。

交通費精算書の無料エクセルテンプレート

ここでは交通費精算書の無料エクセルテンプレートを提供しています。このテンプレートは、初めての方でも書き方が分かるように作成されていて、交通費の経費精算を効率化するために役立ちます。ご覧いただければ分かりますが、シンプルで経費申請も行いやすくなっています。以下のフォームからダウンロードして、ぜひご活用ください。テンプレートは無料で、個人・法人を問わずご利用いただけます。

交通費精算書の書き方

交通費精算書とは、営業活動などの外出で使用した交通費の立替を後日精算するための書類です。会社の規定に沿って適切な交通手段・区間で利用されたかをチェックするために使用します。交通費精算書の正しい書き方を理解し、効率的に経費精算を行いましょう。

交通費精算書に必要な項目

交通費精算書には、以下の項目を記入することが必要です。

• 日付：移動した日付を記入します。出発日と帰着日が分かるように書きます。
• 交通手段：電車、バス、タクシー、社用車などの利用手段を記載します。
• 区間：どこからどこまで移動したのか地名や施設名を記入します。
• 摘要：その移動の目的やその交通手段を選択した理由などを記入します。
• 金額：移動手段ごとの料金を記入します。
• 合計金額：全体の交通費の合計を計算し記載します。
• 申請者の署名：申請者の署名を記入し、承認を求めます。

これらの項目を正確に記入することで、不明な点がなくなり交通費の精算をスムーズに行うことができます。

【ケース別】交通費精算書の記入例

公共交通機関を利用した場合

公共交通機関を利用した場合、以下の情報を記載します。

• 路線や種類：電車、バス、タクシーなど、利用した公共交通機関の詳細
• 料金：利用した各区間の料金

会社で経費精算するのであれば、基本的には領収書は必要です。基準は会社によりますが、タクシーであれば少額でも領収書は必須で、電車や地下鉄、バスの場合は領収書不要な場合があるというケースが一般的です。タクシー代は使用目的によって交際費などへ勘定科目が変わる場合がありますので備考欄に目的を書くようにしましょう。なお、料金が3万円未満の場合に不要とされるのは、消費税法の仕入税額控除においての話であり、従業員の交通費精算とは別の話です。

社用車やレンタカーを利用した場合

社用車やレンタカーを利用した場合、以下の情報を記載します。

• 出発地と到着地：社用車やレンタカーに乗った場所と降りた場所
• 訪問先：訪問先の住所や施設名
• 高速道路の利用の有無：高速道路を利用した場合、その料金や利用区間
• 領収書：ガソリン代やレンタカー代、駐車場代などの領収書を添付します

私有車を利用した場合

私有車を利用した場合、以下の情報を記載します。

• 距離と移動ルート：自宅から目的地までの距離と移動ルート（例：○○市から△△市まで、総距離XXkm）
• 領収書：高速道路通行料や駐車料金の領収書を添付します

会社ごとのルールによりますが、ガソリン代などは走行距離に応じて精算するのが一般的です。また、ポケットマネーからガソリン代を立て替えた場合などでは領収書を添付しましょう。

交通費精算書のチェックポイント

交通費精算書を正確に作成し、スムーズに経費精算を行うためには、いくつかのチェックポイントがあります。申請内容のミスを減らし、経理担当者や承認者の負担を軽減するためにもこれらポイントを押さえておくとよいでしょう。

申請金額は正確か

交通費精算をチェックする上で最も重要なポイントは、申請された金額が正確かどうかです。申請金額を確認するためには、利用区間を乗換案内サイトなどで検索し、片道か往復かを確認した上で交通費を計算します。また、利用区間の中に定期区間が含まれている場合は、定期区間分の運賃を控除する必要があります。1カ月分の交通費をまとめて申請する場合も、利用された交通費をすべてチェックし、合計金額が正しいかを確認します。

紙やエクセルで手入力された申請書は、計算ミスや入力ミスが起こりやすいため、承認者は一つ一つの項目を再計算する必要があります。この作業は非常に時間がかかるため、ミスが発覚すると差し戻しが発生し、再申請が必要となることも多いです。そのため、計算ミスを防ぐために、交通費精算書の書式を見直し、エクセルの数式を利用して自動計算されるようにするなどの工夫が必要です。

申請内容に不備はないか

まず大事な点は、交通費精算書にすべての項目が正しく記入されているかを確認することです。特に、日付、目的地、移動手段、料金などの基本的な情報が漏れなく記載されているかをチェックします。差し戻しや改めて問い合わせる必要が生じないよう、特殊な事情などは備考欄などを活用して分かるように記載しましょう。

正しい承認フローを経ているか

交通費精算書が正しい承認フローを経ているかを確認することも重要です。社内の規定に従って、必要な承認者の署名や印が揃っているかをチェックします。承認者の印がない証憑は監査等で指摘の対象となることがあります。

添付の領収書は精算書と合致するものか

交通費精算書に添付されている領収書が、申請内容と一致しているかを確認することも重要です。領収書の金額や日付、交通手段が精算書の記載内容と一致していることをチェックし、不正やミスを防ぎます。特に、高額な交通費の場合は、領収書の確認が重要です。

交通費精算はシステム化できます！

交通費精算書の作成から提出、承認までの重要なポイントをご紹介してきました。まず、作成する人が交通費精算書の重要性と正しい書き方を理解し、必要な項目を漏れなく記入することが基本です。

しかしながら、すべての人が必要事項を漏れなく、正確に記入できるわけではありません。こうした面倒な事務処理に対する考え方には温度差がありますし、人間が書く以上はどうしてもミスが出ます。この経費精算のミスを減らし、経理担当者や承認者の負担を軽減するにはシステム化が有効です。

経費精算システムを利用すれば、交通費精算書の作成やチェックが自動化され、計算ミスや入力ミスを防ぐことができます。交通費精算もペーパーレスになっていくのは今後の時代の流れになるのではないでしょうか。経理業務の負担を軽減し、正確な経費管理を行うために、交通費精算のシステム化をぜひご検討ください。

なお、経理業務を効率化させるための具体的な流れや施策例については、以下の資料にまとめましたので、併せてご覧ください。

経理プラス：【無料DL】経理業務の効率化の基本～ITツール導入による業務効率化の推進ステップ～

交通費精算書に関するQ&A

交通費精算書に関する疑問や不明点を解消するために、よくある質問とその回答をまとめました。交通費精算書の作成や提出に関する基本的な質問から、具体的な手続きについての詳細な解説まで、幅広く取り上げています。以下のQ&Aをご参照いただき、交通費精算のプロセスをスムーズに進めてください。