iPhoneでICカードを読み取って交通費精算!?どれくらいラクか試してみた

皆さんの会社では、どのように交通費精算をしているでしょうか。エクセルのフォーマットに使った交通費を入力し、印刷して申請したり、中には紙の交通費精算書に手書きで記入して申請している方もいらっしゃるのではないでしょうか。どちらの方法でも共通して言えることは、非常に面倒で手間のかかる作業であるということです。
交通費精算にまつわる様々な手間を解消することで、申請者も承認者も、今よりも快適に、短時間で交通費精算を行うことが出来ます。今回は、その一つとして、iPhoneを使って簡単に交通費精算が出来る方法をご紹介します。

いままでの交通費精算の課題

申請者・承認者の課題

まずは、システムを導入していない場合の一般的な交通費精算の手順を書き出してみます。

  1. 自分の予定を確認し、外出した日付と訪問先の最寄り駅を調べる
  2. 乗換案内に乗車駅・降車駅を入力して検索
  3. 定期券が支給されている区間の運賃を抜いた金額を調べる
  4. エクセルに、乗車駅・降車駅・運賃の情報と、訪問先の情報を入力
  5. 精算期間内に発生した全ての交通費について、1~4を調べて記入
  6. 印刷して上長の印鑑を貰う
  7. 捺印がもらえたら経理に提出する
  8. 申請不備があり差し戻しがあれば、修正し再度提出

上記の手順を見ると、自分がいつ・どこへ・いくらで移動したかを調べる事と、その情報を転記する作業に多くの手間がかかっていることが分かります。
さらに、承認についても、期日前は大量の申請が立て込み、本来は1件1件内容が正しいか確認する必要がありますが、承認者のチェックが漏れてしまうということも多々あるといいます。

経理担当者の課題

経理担当者は、承認された交通費精算に間違いが無いか、最終チェックをする必要があります。そこで適切ではない経路での申請や、金額の間違い、定期区間の控除忘れ等があれば、細かい金額の差でも申請者に確認や修正依頼をしなければなりません。
さらに先述の通り、申請者にとっても交通費精算は面倒な作業なため、月末にまとめて処理をする人も多くいます。ただでさえ請求書や発注書の処理などで忙しくなる月末に、交通費精算もまとめて降りかかる事になり、負担が集中してしまう事になります。
初めから正確なデータを申請に使い、経理のダブルチェックや修正の手間等を解消すれば、交通費精算はとても効率化できます。

iPhoneで交通費精算を劇的に簡単に? 交通系ICカード読み取り機能とは

交通費精算の手間を削減する方法として有効なのが、交通系ICカードの読み取り機能のある交通費精算システムを導入することです。Suica®、PASMO®などのICカードの履歴を読み取り、そのデータを交通費精算にそのまま使うことができます。
さらに、交通系ICカードの読み取り機能のあるシステムの中でも、iPhoneで交通系ICカードの読み取りができるクラウド型の交通費精算システムを導入すると、外出先への移動などのスキマ時間にiPhoneから交通費精算をすることができ、より効率的に行うことが可能になります。
今回は、交通系ICカード取り込み機能を搭載した交通費精算システムの中から導入社数No.1の交通費精算システム「楽楽精算」を使い、iPhoneでの交通費精算でどれほどラクになるのかを試してみます。

iPhoneでの交通費精算 本当に楽楽だった!?

普段持ち歩いているiPhoneで交通系ICカードの読み取りと申請が出来たらどれほど精算の手間が削減できるのでしょうか。

まずはiPhoneに「楽楽精算」のアプリをインストールしてアプリを起動し、業務で使った交通系ICカードを、iPhoneにかざします。

交通系ICカードをiPhoneにかざしています


▲カードをかざしています

すると、あっという間に読み込みが完了しました。

交通系ICカードデータの取り込みが完了しました。


▲データの取り込みが完了しました。

交通系ICカードに記録されている乗車履歴の日時、乗車駅・降車駅、金額のデータが「楽楽精算」に読み込まれています。その中から業務で使用したに使った経路だけを選択し、明細に追加します。
定期券としても交通系ICカードを利用している場合は、この時点で定期区間の控除も自動で行われるため、あとはそのまま申請するだけで交通費申請作業が完了します。
定期券を含まない場合も、あらかじめ従業員の定期区間を設定しておくことで、自動で金額から控除されます。
これらの作業は、紙で行う交通費精算と異なり、いつ・どこへ移動したかを調べる手間も、申請書に転記する手間もかかりません。インターネット環境があればどこでもすぐに精算が出来るので、月末の締め切り前に慌てて申請する、ということも減るのではないでしょうか。

承認者も経理担当者のチェックも楽楽に!

交通系ICカードから読み取ったデータを申請に利用することで、承認者も経理担当者も確認作業が非常に楽になります。

▼PCから見た、「楽楽精算」の承認画面です

PCから見た、「楽楽精算」の承認画面です

交通系ICカードから読み取った情報で申請をしている場合、「楽楽精算」の交通費申請承認画面には、[1]のように「IC」というアイコンが表示されます。これは、交通系ICカードから読み込んだデータであることを示すアイコンで、経路や金額を変更できないようになっています。さらに[2]の「定」のアイコンで、定期区間が控除されていることも分かります。
これらのアイコンにより、承認者と経理担当者は一目で、申請された経路や運賃が正当か判断することができます。これまでのように一件ずつ乗換案内で調べるといった作業は無くなり、交通費精算業務を大幅に楽にすることができます。

交通費以外の経費精算も効率化できる「楽楽精算」

ここまで紹介した「楽楽精算」には、交通系ICカードを使った交通費精算だけでなく、他にも様々な経費精算をラクにする機能があります。

交通系ICカードを使わない交通費精算も効率化

「楽楽精算」はジョルダンの乗換案内を搭載しているため、交通系ICカードが無くてもシステム上で経路・運賃の検索ができ、転記することなく明細に反映することが出来ます。先ほど紹介した「IC」「定」のアイコン以外にも「早」「安」「楽」のアイコンがあり、これらのアイコンにより、早く、安く、楽なルートで申請されていることが分かります。経路や金額を変更したり、手入力した場合には、手入力であることを示すアイコンが表示されるため、承認者が確認するべき箇所が即時に判断できます。

スマートフォンのカメラで領収書を撮影し、自動でデータ化

「楽楽精算」アプリをインストールしたスマートフォンで経費精算したい領収書を撮影すると、日付、金額、支払先の情報をテキストデータとして自動で読み取ることができます。入力作業が減り、さらにそのデータをそのまま経費精算することができるため、申請者の手間を大きく削減することができます。

ルールに即していない間違った申請は事前にブロック

「楽楽精算」に社内規定をあらかじめ登録しておくことで、ルールに反する申請に警告を出したり、申請前にブロックすることができる機能があります。日付や備考欄への記入漏れや、領収書データの添付忘れなど、不備のある申請が経理に届くのを防ぐことで、無駄な修正・差し戻しの手間を削減します。

以上「楽楽精算」の機能のほんの一部を紹介いたしましたが、「楽楽精算」にはその他経費精算に関わる全ての人の手間を効率化する機能が備わっています。

>>国内No.1の経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちらから

まとめ

今回は、経費申請の中でも量が多い交通費申請を、iPhoneを使って効率化する方法をご紹介しました。

経費精算システム導入というと、経理部門だけが楽になるのでは、と現場から反対の声が上がることもありますが、「楽楽精算」には申請者・承認者が楽になる機能がたくさん備わっています。

いつも持ち歩くiPhoneで、手軽に、ミスのないデータが申請できることで、申請者も承認者も経理担当者も無駄な確認や修正が減り、経費精算の手間と時間を削減できるようになります。ぜひ、経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

>>経費精算にお悩みの経理の方へ、日本一選ばれている「経費精算システム」

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経費精算システム「楽楽精算」導入事例

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経理プラス編集部

経理プラス編集部

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