経費精算とは?やり方・業務フローと効率化の方法を紹介!

経費精算とは?やり方・業務フローと効率化の方法を紹介!

経費精算とは、業務のために社員が立て替えた交通費や旅費、物品の購入費、広告宣伝費、研修費など、事業に関連する支出を精算することを言います。
今回は前半で経費精算の概要や申請の流れについて基本を振り返り、後半では経費精算の効率化ポイントについて記載をしております。「経費精算の具体的な課題や効率化の方法が知りたい」という方は、「【立場別】経費精算で苦労するポイントと非生産的な部分」からご覧ください。

経費精算とは

経費精算には様々な種類があります。ここでは一般的によく使われる3つの精算について紹介します。経理担当者にとっては基本的な内容のおさらいになるかと思います。

交通費精算

交通費精算は業務で使用した電車などの運賃を精算するときに使います。営業職をはじめ、外部との接点が多い部署で必要になることが多いものです。申請回数が多かったり、経路や金額のチェックが大変だったりと、申請者も経理担当者も精算業務が煩雑になりがちです。

経理プラス:Suica®やPASMO®の履歴印字や請求書発行の手順と交通費精算の効率化について

旅費精算

交通費精算と似たもので旅費精算があります。これは、宿泊を伴う移動、遠方への移動をした際に行う精算です。出張費と考えるとイメージしやすいでしょう。一般的には出張中の旅費、日当、交通費が旅費に含まれますが、会社の旅費規程によって適用範囲は異なるため、対象範囲は確認しましょう。

経理プラス:出張精算とは 出張経費の精算方法と注意すべき3つのポイント

小口精算

小口精算とは、日々の小さな支払いや出張費などの経費を小口現金から支払うことを指します。社員の経費立替の負担を減らすことができる一方で、現金の出入りを出納帳で管理する必要があります。経理担当者にとっては残高確認と帳簿への記入を毎日する必要があるため、負担の大きい業務と言えるでしょう。

経理プラス:立替精算を効率化して面倒な小口現金を廃止しよう!メリットと6つのルール

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経費精算に使用する書類の種類は?

仮払経費申請書

仮払経費申請書とは、仮払金を社員に渡す際に申請する書類を指します。出張など多くの旅費が発生する場合、立替をする社員にとっては負担となります。そのため、仮払経費申請書によって事前に概算の経費を社員に渡すことで負担を軽減することができます。

仮払経費精算書

仮払経費精算書は、仮払経費申請書で申請をした後、実際に発生した経費を精算するための書類です。事前に受け取った仮払金との差異を計算し、過不足分を精算します。

出張費精算書・旅費精算書

出張をした際に提出する書類です。出張中に発生した交通費、宿泊費、交際費などの経費を記載します。会社によっては旅費規程で日当が設定されている場合は、規定に沿って申請をします。

経費精算の流れ

一般的な企業の経費精算の流れは、経費を支出した社員が「経費精算書」等の書類を紙やExcelで作成し、紙に出力をした上で担当部署(支出した社員の上司など)の押印をもって承認を得た後、経理による精算となります。使用頻度の高い項目や少額な支出は事後精算ができますが、会社によっては一定額を超える支出について、事前の経費申請を必要とすることもあるでしょう。

営業の経費精算の流れ

まずは交通費などの経費申請をすることが多い、営業部門を例に経費精算の流れを見ていきましょう。

経費精算書の作成

営業は突発的な業務が入ることが多く、タクシー代等を一旦立て替えて支出することが多い部署です。経費精算は、会社に戻った後に経費精算書を作成して行います。経費精算書には支払日時や目的、金額等を記載。さらに物証として領収書やレシートを貼り付けて作成します。

上司の確認・承認

作成した経費精算書は、まず直属の上司が承認するケースが多いです。事前の経費申請がある場合、その申請内容と精算内容に齟齬がないか、購入目的などに不自然な点がないか、チェックします。
しかし直属の上司は、当然ながら経費精算の承認以外にも多くの仕事を抱えています。大量の経費精算が舞い込んでくるとつい部下を信用してチェックが甘くなってしまうことも多いのではないでしょうか。

経理担当者へ提出

上司の承認を得たら、その経費精算書を経理担当者に提出します。

経理の経費精算の流れ

次に、経理部門の処理の流れを見ていきましょう。

受領した経費精算書や金額の確認

営業から受領した経費精算書の記載内容と領収書・レシートの内容をチェックします。現場の上司のチェックが甘い場合、基本的な記載事項が守られていないまま経理に回ってくることも多く、ここで申請金額が合っているか、必要項目の記載漏れがないかを細かく確認します。確認ができたものについては、精算を行います。
経費精算の方法は会社のルールで、小口現金からの支出や銀行振込み、給与と同時精算など多様です。

仕訳・会計処理を行う

確認ができたら、経費精算書の内容に従って会計ソフトや仕訳帳などに仕訳を入力・転記します。

【立場別】経費精算で苦労するポイントと非生産的な部分

【営業の場合】

苦労するポイント

1日に何件も取引先を回り、ようやく会社に戻って来てから経費精算書を作成するのは大変です。しかも忙しいときほど経費を使用する機会は増えるため、気づけば未精算のレシートが大量に溜まってしまい、時には残業して経費精算書を作成することもあります。
また、経費精算の内容に不明点や不備があれば、質問や修正の依頼、いわゆる差し戻しを受けることもあります。会社のためにやっている仕事なのにレシート1枚の内容を何度も尋ねられると、疑われているようで気分を害することもあるでしょう。

非生産的部分

経費精算書を作成する際は、スケジュールや領収書を確認し、1件1件どんな経緯だったかを思い出しながら作業をするため、時間がかかってしまいます。また精算書を紙で申請する場合、領収書・レシートを申請書に1枚ずつのり付けしなければならず、貼る順番も日付順や申請書の記載順に合わせるなど、なかなか気を遣う作業になります。

【経理の場合】

苦労するポイント

必要な記載事項が浸透していないため、仕訳を行う際に苦労をする場合があります。例えば原価管理を行っている場合、その経費が何のための経費か判断できないと仕訳を入力することができません。しかし経理の事情が営業に浸透していなければ、当然そのような細かい記載はありません。そのため、不明点として都度、経理から確認することとなるのです。


また、どんなに少額な経費精算でも、不明点や修正点、不備があれば営業に連絡しなければなりません。しかしタイミングが悪いと、営業側に鬱陶しがられてしまうことがよくあります。そのため、連絡一つにも気を遣いながら業務をしなければならないのです。

非生産的部分

月末の締切間近になると慌てて提出される書類が多いため、全てチェックするには膨大な時間がかかります。また、経理側が急いでチェックをして差し戻しをしても営業活動などで不在の場合、紙の経費精算書が放置されることがあり、経費精算業務がスムーズに進みません。

経費精算の不満を解決する方法

申請者と承認者の双方で苦労する点が多い経費精算業務。どのように効率化を進めればよいか、3つの方法をご紹介します。

経費精算書のテンプレートを利用する

お互いの負担を無くすために、必要事項を明記した経費精算書類のテンプレート一式を社内共有フォルダにアップロードするなどの方法が有効です。テンプレートであれば項目の意図を営業側が捉えやすいよう、様式を改善しやすい点にもメリットがあります。

(参考)経費精算書テンプレート

経費精算書

経費精算のルールを設定する

経費申請を円滑に行うためにはルールを設定することが有効です。経費精算の対象となる条件や申請期日などをあらかじめ決めておくことで、経理への問い合わせを減らしたり、精算処理の業務のスケジュールが立てやすくなります。
また、出張費精算では仮払いの規約を定めることで、出張に伴う社員の負担を軽減することもできます。

経理プラス:経費精算ルールを作成するには?注意すべき点やポイントを徹底解説

経費精算システム・アプリを導入する

書類を差し戻す手間と書類作成の負担を軽減するなら、経費精算システムの導入が効果的です。また、経費精算システムは外出先でスマートフォンから利用ができるアプリも数多く提供されています。経費精算システムとはどのようなものか、どのような機能によって経費精算が効率化されるのかなど、経費精算システムの詳細は次の章で解説します。

経理プラス:おすすめ交通費精算システム・アプリ3選まとめ ―これで業務効率化!―

経費精算システムやアプリを導入することでどう改善される?

経費精算システムや経費精算アプリとは、オンライン上で経費精算ができるものを示します。経費精算システムを導入すると、先ほど挙げたような苦労するポイントを解消することができます。 経費精算システムでは経費精算書の作成はスマートフォンから申請することができるため、営業の移動中等のスキマ時間に申請することができます。

また、「交通費」などの申請時に選ぶ項目を勘定科目・税区分と紐づくようにシステム内で設定できるため、経理担当者は仕訳の手間が軽減されます。さらに、経費精算の規定をシステム内に取り込めるため、規定外の内容は申請できないように設定することもでき、無効な申請のチェックや差し戻し作業の負担が削減されます。

経理プラス:経費精算システムの選定基準とは ―外してはいけない4つのポイント―

経費精算システムのクラウドとオンプレミスの違いとは

経費精算システムには、クラウド型とオンプレミス型というものがあります。両者の違いは、簡単にいうとデータの管理方法です。

クラウド型

クラウド型はシステムを提供する会社が保有するネットワークを経由し、外部のサーバーにデータを管理するものになります。自社でネットワーク、サーバーを持たないため、導入コストの安さや設定や管理の容易さが大きなメリットになります。

共有ネットワークと聞くと、セキュリティ面は万全なのか心配に感じる方も多いかと思いますが、SSL暗号化はもちろん、データのバックアップなど対策がされている場合がほとんどです。自社でもパスワードの管理や定期的な変更などで対策が可能な部分もあります。そのため、導入のしやすさの面から見ると最近はクラウド型の経費精算システムがおすすめです。

経理プラス:経費精算はクラウドが常識!?リモートにも対応できる?そのメリットとは

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社でネットワークごと契約し、その中でデータを管理します。オンプレミス型の最大のメリットは、セキュリティの高さです。ただし、サーバーの管理を自社で行う必要があるため、ランディングコストがかかったり、システムのバージョンアップや改定などが発生した場合にアップデート作業が必要になります。また、導入費用が高額となる点がデメリットになるでしょう。

国内導入数No.1の経費精算システム「楽楽精算」の特徴的な機能

楽楽精算

ここまで経費精算を効率化する方法として、経費精算システムを紹介してきました。様々な経費精算システムがある中で、国内導入数No.1の経費精算システムは、株式会社ラクスが提供している「楽楽精算」です。「楽楽精算」は国内企業の7,000社以上で導入されており、日本で一番選ばれているクラウド型の経費精算システムです。簡単に「楽楽精算」の特徴を見てみましょう。

※ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

アプリの領収書読み取り機能で経費精算が楽に!

「楽楽精算」は領収書読み取り機能が搭載されたアプリを提供しています。領収書をスマートフォンなどで撮影すると、アプリ内で金額や取引先が読み取られ、データ化されます。そのデータを元に経費精算を行うことで、経費精算書の作成、領収書の貼付作業にかかっていた手間と時間が削減でき、申請者の経費精算業務が効率化されます。
2016年度に電子帳簿保存法によるスキャナ保存の適用要件が緩和され、それ以降も年々要件は緩和され領収書等の証憑書類のペーパーレス化がより身近になりました。ペーパーレスになれば、経理の書類保管が楽になりますし、保管場所のコストもカットできます。

>>「楽楽精算」製品サイト 領収書読み取り機能ページ

クラウド型経費精算システムでどこでも申請・承認が可能!

「楽楽精算」はクラウド型の経費精算システムのため、インターネット環境があればどこでも利用することが可能です。そのため、営業の移動などのスキマ時間にサクッと申請ができ、承認者も出張先などでも確認・承認ができるようになります。
またクラウドサービスなので消費税率の改定等の社会的な動きにも素早く対応でき、さらに利用者からの声に応じたサービスのアップデートなども随時行われています。

規定違反チェックで確認作業がスムーズに!

「楽楽精算」には規定違反チェックという機能があります。事前に管理画面に社内の経費精算ルールを設定しておくと、経費精算の規程に反している申請をしようとするとエラーメッセージを表示させることができます。例えば入力必須項目が入力されていなかった場合に、エラーメッセージを表示することで申請前に気づき、修正することができるため、差し戻しを減らすことができます。

>>「楽楽精算」製品サイト 規定違反チェック機能ページ

申請フローはオンライン上で完結!

「楽楽精算」は申請や精算の入力はもちろん、承認フローもシステム上で行えるため、わざわざ紙を出力して回覧する手間が削減できる上に、誰のところで申請が止まっているかもシステム上で一目で確認でき、メールで催促することが可能です。また、申請内容に誤りがあり差し戻しが発生した際も、何が間違っているのかメッセージをつけて差し戻しを行うことができるので、差し戻しの時に感じる心労も軽減されるでしょう。

自動仕訳と会計ソフト連携で経費精算業務が効率化!

経費精算入力時の申請項目と勘定科目や税区分がシステム上で紐づいているため、精算処理をしただけで自動で仕訳が完了します。そのため申請内容を見て仕訳を入力するといった作業が不要になります。さらにその仕訳データからCSVデータを生成し、会計ソフトに取り込んで連携させることも可能です。仕訳作業も手入力無しで行うことができます。

>>「楽楽精算」製品サイト 会計ソフト連携機能ページ

安心のサポート体制!

「楽楽精算」を導入する際の設定や、実際に利用を開始してわからないことがあればメールや電話で「楽楽精算」専任のサポートスタッフが対応してくれます。サポートサイトや設定講座も用意しており、充実したサポート体制も大きな特徴です。
まだまだ「楽楽精算」には便利な機能があります。下記の製品ページでは実際に導入した企業様の声も紹介しているので、ぜひ参考にご覧ください。

>>国内No.1の経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちらから

まとめ

今回は経費精算の手間を解決する方法についてご紹介しました。
経費精算は全社員が関わるものです。経費精算全体を効率化させることで、面倒な手間と時間を削減することができます。この機会に自分の会社において経費精算で効率化できる部分はどこにあるのか、そして効率化を実現するために何をするべきか、見直してみてはいかがでしょうか。

>>経費精算にお悩みの経理の方へ、日本一選ばれている「経費精算システム」

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

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● 著者

石田 夏

石田 夏

税理士事務所、上場企業の経理職を経てフリーライターに転身。 簿記やファイナンシャルプランナー資格を活かして、 税務・会計に関する企業向けコンテンツを中心に執筆中。 ポリシーは、「知りたいをわかりやすく」。