経費精算システムとは?クラウドやアプリを活用して効率化しよう!

経費精算とは

経費精算とは、業務のために社員が立て替えた交通費や旅費、物品の購入費、広告宣伝費、研修費など、事業に関連する支出を精算することをいいます。営業職をはじめ、外部との接点が多い部署で必要になることが多いでしょう。

さて、経費精算で重要なのは社内の管理体制です。これが杜撰だと、残念ながら社員による経費の不正利用を誘発する原因になります。そこで企業では、経費の不正利用が起こらないようさまざまな工夫をしています。しかしながら、決まりを徹底するほど事務手続きというものは煩雑になります。会社の内部統制がきちんと機能している企業ほど、経費精算においては、営業・経理それぞれに苦労が生じやすいのです。

 

経費精算の流れ

企業の経費精算の一般的な流れは、経費を支出した社員が「経費精算書」等の書類を紙やExcelで作成し、紙に出力をした上で担当部署(支出した社員の上司など)の押印をもって承認を得た後、経理による精算となります。使用頻度の高い項目や少額な支出は事後精算ができますが、会社によっては一定額を超える支出について、事前の経費申請を必要とすることもあるでしょう。

経費精算の流れ ~営業の場合~

  • 経費精算書の作成

    営業は突発的な業務が入ることが多く、手土産代などを一旦立て替えて支出することが多い部署です。経費精算は、会社に戻った後に経費精算書を作成して行います。経費精算書には支払日時や目的、金額等を記載。さらに物証として領収書やレシートを貼り付けて作成します。

  • 上司の承認

    作成した経費精算書は、まず直属の上司が承認するケースが多いです。事前の経費申請がある場合、その申請内容と精算内容に齟齬がないか、購入目的などに不自然な点がないか、チェックするためです。しかし直属の上司は、当然ながら経費精算の承認以外にも多くの仕事を抱えています。大量の経費精算が舞い込んでくるとつい部下を信用してチェックが甘くなってしまうことも多いのではないでしょうか。

  • 経理に回す

    上司の承認を得たら、その経費精算書を経理担当者に提出します。

経費精算の流れ ~経理の場合~

  • 経費精算書の内容を確認

    営業から受領した経費精算書の記載内容と領収書・レシートの内容をチェックします。現場の上司のチェックが甘い場合、基本的な記載事項が守られていないまま経理に回ってくることも多く、ここで申請金額が合っているか、必要項目の記載漏れが無いかを細かく確認します。

  • 経費精算

    確認ができたものについては、精算を行います。
    経費精算の方法は会社のルールで、小口現金からの支出や銀行振込み、給与と同時精算など多様です。

  • 仕訳、会計処理のためのデータ入力

    確認ができたら、経費精算書の内容に従って会計ソフトや仕訳帳などに仕訳を入力・転記します。

 

立場別 経費精算で苦労するポイントと非生産的な部分

経費精算業務に追われる営業社員

経費精算で苦労するポイントと非生産的な部分~営業の場合~

  • 経費精算書の作成や領収書の貼付が大変

    1日に何件も取引先を回り、ようやく会社に戻って来てから経費精算書を作成するのは大変です。しかも忙しい時ほど経費を使用する機会は増えるため、気づけば未精算のレシートが大量に溜まってしまい、時には残業して経費精算書を作成することもあります。

  • 書類の差し戻しの対応

    経費精算の内容に不明点や不備があれば、質問や是正の依頼、いわゆる差し戻しを受けることもあります。会社のためにやっている仕事なのにレシート1枚の内容を何度も尋ねられると、疑われているようで気分を害することもあるでしょう。

経費精算の非生産的部分 ~営業の場合~

経費精算書を作成する際は、スケジュールや領収書を確認し、1件1件どんな経緯だったかを思い出しながら作業をするため、なかなか思い出せないことがあったりすると時間がかかってしまいます。また領収書・レシートの貼付は1枚ずつのり付けしなければならず、貼る順番も日付順や申請書の記載順に合わせるなど、なかなか気を遣う作業になります。

経費精算で苦労するポイント ~経理の場合~

  • 必要な記載事項が浸透しない

    例えば原価管理を行っている場合、その経費が何のための経費か判断できないと仕訳を入力することができません。しかし経理の事情が営業に浸透していなければ、当然そのような細かい記載はありません。そのため、不明点として都度、経理から確認することとなるのです。

  • 質問に気を遣う

    どんなに少額な経費精算でも、不明点や是正点、不備があれば営業に連絡しなければなりません。しかしタイミングが悪いと、営業側に鬱陶しがられてしまうことがよくあります。そのため、連絡一つにも気を遣いながら業務をしなければならないのです。
    融通がきかないタイプの社員から経費精算書を受け取るとき、「どうか何もありませんように」と祈りながらチェックすることは多くの経理担当者に経験があるのではないでしょうか。そして、そういうときに限って不明点や不備が多いものです。

経費精算の非生産的部分 ~経理の場合~

月末の締切間近になると慌てて提出される書類が多いため、全てチェックするには膨大な時間がかかります。また、経理側が急いでチェックをして差し戻しをしても営業活動などで不在の場合、紙の経費精算書の場合確認ができないため放置されることがあり、経費精算業務がスムーズに進みません。

 

経費精算システム「楽楽精算」 経費精算システム「楽楽精算」

 

経費精算の不満を解決する方法

経費精算書のテンプレートを利用する

お互いの負担を無くすために、必要事項を明記した経費精算書類のテンプレート一式を社内共有フォルダにアップロードするなどの方法が有効です。テンプレートであれば項目の意図を営業側が捉えやすいよう、様式を改善しやすい点にもメリットがあります。

(参考)経費精算書テンプレート

経費精算書

経費精算システム・アプリを導入する

書類を差し戻す手間と書類作成の負担を軽減するなら、経費精算システムの導入が効果的です。また、経費精算システムは外出先でスマートフォンから利用ができるアプリも数多く提供されています。経費精算システムとはどのようなものか、どのような機能によって経費精算が効率化されるのかなど、経費精算システムの詳細は次の章で解説します。

 

経費精算システム・経費精算アプリとは

経費精算システムや経費精算アプリとは、オンライン上で経費精算ができるものを示します。経費精算システムを導入すれば、インターネット環境や社内用のネットワーク上で経費精算の申請・承認等のフローを行うことができるため、営業活動などでの不在による書類の放置が防止できるでしょう。そのうえ、紙に出力して直接申請書類を手渡しでやりとりすることがなくなるので紙のコスト削減や紛失リスク、人的ストレスを軽減することにも繋がります。

さらに経費精算アプリでは、スマートフォンやタブレットから経費精算を行うことも可能となるため、社外にいる営業社員が移動などのスキマ時間などに経費精算を行うことができます。経費精算システムや経費精算アプリの導入で、現在の非生産的な部分や面倒な部分を大幅に効率化させることが可能となるのです。

 

経費精算システムのクラウドとオンプレミスの違いとは

経費精算システムには、クラウド型とオンプレミス型というものがあります。両者の違いは、簡単にいうとデータの管理方法です。

オンプレミス型は、自社でネットワークごと契約し、その中でデータを管理します。オンプレミス型の最大のメリットは、セキュリティの高さです。ただし、サーバーの管理を自社で行う必要があるためランディングコストがかかったり、システムのバージョンアップや改定などが発生した場合にアップデート作業が必要になります。また、導入費用が高額となる点がデメリットになるでしょう。

一方でクラウド型はシステムを提供する会社が保有するネットワークを経由し、外部のサーバーにデータを管理するものになります。自社でネットワーク、サーバーを持たないため、導入コストの安さや設定や管理の容易さが大きなメリットになります。

共有ネットワークと聞くと、セキュリティ面は万全なのか心配に感じる方も多いかと思いますが、その点は多くの企業で重視されており、SSL暗号化はもちろん、データのバックアップなど対策がされている場合がほとんどです。自社でもパスワードの管理や定期的な変更などで対策が可能な部分もあります。そのため、導入のしやすさの面から見ると最近はクラウド型の経費精算システムがおすすめです。

 

アプリで簡単!経費精算で領収書の電子化もできる

外出先で経費精算を行う社員
2016年度に電子帳簿保存法によるスキャナ保存の適用要件が緩和され、領収書等の証憑書類のペーパーレス化がより身近になりました。ペーパーレスになれば、経理の書類保管が楽になりますし、保管場所のコストもカットできます。

また、領収書読み取り機能(OCR機能)が搭載された経費精算アプリも存在しており、領収書をカメラで撮影するだけで金額や発行元などの内容を自動で読み取り、そのデータを使って経費精算を行うことができます。

(参考)OCR機能で経費精算が本当に楽になるのか試してみた

合わせて電子帳簿保存法にも対応しているものであれば、営業がスマートフォンアプリで領収書を撮影し、経費申請を行うことで、領収書の電子保管も可能になります。経費精算書に領収書を一枚一枚貼付することなく、領収書の提出が行えるため、営業・経理それぞれの業務において大幅な効率化が可能です。なお、スキャナ保存を適用するには、事前の申請等が必要になります。電子帳簿保存法の詳細については以下の記事にて解説しておりますので、ぜひご覧ください。

(参考)電子帳簿保存法のスキャナ保存要件となるタイムスタンプとは?

 

国内導入数No.1の経費精算システムとは

楽楽精算

ここまで経費精算を効率化する方法として、経費精算システムを紹介してきました。様々な経費精算システムがある中で、国内導入数No.1の経費精算システムは、株式会社ラクスが提供している「楽楽精算」です。「楽楽精算」は国内企業の3,000社以上で導入されており、日本で一番選ばれているクラウド型の経費精算システムです。簡単に「楽楽精算」の特徴を見てみましょう。

※ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2018」SaaS型経費精算市場
:累計導入社数ランキング(初期出荷から2017年12月末までの累計導入社数)

 

「楽楽精算」の特徴的な機能

経費精算が楽になり喜ぶ社員

領収書読み取り機能で経費精算が楽に!

「楽楽精算」は領収書読み取り機能が搭載されたアプリを提供しています。領収書をスマートフォンなどで撮影すると、アプリ内で金額や取引先が読み取られ、データ化されます。そのデータを使って経費精算を行うことで、経費精算書の作成、領収書の貼付作業にかかっていた手間と時間が削減でき、申請者の経費精算業務が効率化されます。

クラウド型経費精算システムでどこでも申請・承認が可能!

「楽楽精算」はクラウド型の経費精算システムのため、インターネット環境があればどこでも利用することが可能です。そのため、営業の移動などのスキマ時間にサクッと申請ができ、承認者も出張先などでも確認・承認ができるようになります。
またクラウドサービスなので消費税率の改定などの社会的な動きにも素早く対応でき、さらに利用者からの声に応じたサービスのアップデートなども随時行われています。

規定違反チェックで確認作業が楽に!

「楽楽精算」には規定違反チェックという機能があります。事前に管理画面に社内の経費精算ルールを設定しておくと、経費精算の規程に反している申請をしようとするとエラーメッセージを表示させることができます。例えば入力必須項目が入力されていなかった場合に、エラーメッセージを表示することで申請前に気付き、修正することができるため、差し戻しを減らすことができます。

申請フローはオンライン上で完結!

「楽楽精算」は申請や精算の入力はもちろん、承認フローもシステム上で行えるため、わざわざ紙を出力して回覧する手間が削減できる上に、誰のところで申請が止まっているかもシステム上で一目で確認でき、メールで催促することが可能です。また、申請内容に誤りがあり差し戻しが発生した際も、何が間違っているのかメッセージをつけて差し戻しを行うことができるので、差し戻しの時に感じる心労も軽減されるでしょう。

自動仕訳と会計ソフト連携で経費精算業務が効率化!

経費精算入力時の申請項目と勘定科目や税区分がシステム上で紐づいているため、精算処理をしただけで自動で仕訳が完了します。そのため申請内容を見て仕訳を入力するといった作業が不要になります。さらにその仕訳データからCSVデータを生成し、会計ソフトに取り込んで連携させることも可能です。仕訳作業も手入力無しで行うことができます。

安心のサポート体制!

「楽楽精算」を導入する際の設定や、実際に利用を開始してわからないことがあればメールや電話で「楽楽精算」専任のサポートスタッフが対応してくれます。サポートサイトや設定講座も用意しており、安心のサポート体制も大きな特徴です。

まだまだ「楽楽精算」には便利な機能があります。下記の製品ページでは実際に導入した企業様の声も紹介しているので、ぜひ参考にご覧ください。

クラウド型経費精算システム「楽楽精算」製品ページ

 

まとめ

今回は経費精算の手間を解決する方法についてご紹介しました。

経費精算は全社員が関わるものです。経費精算全体を効率化させることで、面倒な手間と時間を削減することができます。この機会に自分の会社において経費精算で効率化できる部分はどこにあるのか、そして効率化を実現するために何をするべきか、見直してみてはいかがでしょうか。

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

石田 夏

石田 夏

税理士事務所、上場企業の経理職を経てフリーライターに転身。 簿記やファイナンシャルプランナー資格を活かして、 税務・会計に関する企業向けコンテンツを中心に執筆中。 ポリシーは、「知りたいをわかりやすく」。