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経費精算書のテンプレート

経費精算書のテンプレートをご用意しました。立替えた経費を後日、精算するための書類です。経費精算書の見本、テンプレートとしてご利用ください。

立替経費精算書

経費精算とは

経費精算書とは、業務のために社員が立て替えた交通費や旅費、物品購入費といった支出を精算するための書類です。経費精算は営業だけでなく全ての部署で、毎月発生する作業です。

経費の種類

経費精算が行える費用は、“業務のために”必要なものに限ります。具体的に言えば、物品購入の費用、交通費や旅費、接待交際費、会議費、研修費、消耗品費、通信料、支払手数料などが挙げられます。経費になるもの、ならないものについては下記の記事にて詳しく説明しているので参考に見てみると理解が深まるでしょう。

経理プラス:実は経費になるもの、ならないものの実務事例集

経費精算の流れ(立替経費精算の場合)

経費精算の流れとして多いのは立替経費精算という方法です。
立替経費精算は、事前に使用する金額や用途などを記載した経費申請書を上長に提出し、承認された後に、社員が一時的に自身のポケットマネーから支払いを行います。取引が完了した後、経費精算書を作成し、経理に精算を依頼します。

経理担当者は経費精算書の内容から、勘定科目を判断し、仕訳を行います。返金は、現金を手渡しで返す方法や給与と一緒に返金額を振り込む方法があります。そのため経理担当者は経費申請の内容の確認と小口現金の管理、振り込み対応などの業務が発生します。

経費精算書の必要項目と書き方

経費精算書で必要な項目としては、以下のものが考えられます。

  • 所属部署、氏名
  • 申請日
  • 日付(経費が発生した日)
  • 内容
  • 支払先
  • 金額
  • 備考 など

その他、企業によっては担当者や上長の捺印欄が必要な場合もあります。自社に合った項目・レイアウトに修正してご使用ください。

書き方はテンプレートの項目に従い、必要な項目を正確に記載します。金額は税込み・税抜きなど企業によって記載ルールが異なりますので、社内の規程に従って記載しましょう。記載漏れや社内規程に合っていない経費精算は差し戻しの対象となります。

>>経費精算を楽にしたい!そんなあなたに、国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

経費精算を行う際のポイント

必須項目の記載漏れや領収書の添付漏れを防ぐ工夫をする

経費精算には必要な項目が多いです。経費精算に記載漏れが無いかを細かく確認することになるので、必須項目にはわかりやすく印をつけるといった工夫が必要です。

チェックの際に慎重に確認すべき項目は申請金額です。手計算で記載を行う場合は、計算ミスがあったり領収書からの転記ミスが発生することが考えられます。経費精算書では、Excelの数式を使い、合計額が自動で計算されるように編集すると、単純な計算ミスを減らすことができます。

さらに、経費精算では、領収書の提出を徹底する必要があります。領収書は税務申告にも必要な重要な書類です。全社員が間違えずに提出できるように、テンプレートに領収書添付欄を用意し、添付が漏れないような対策をするとよいでしょう。

不審な経費精算はないか ダブルチェックの体制をつくる

経費精算は私的利用分の経費申請など、不正な申請が起こりやすいです。不審なものがないかを確認するため、取引先や用途も事前申請の内容と合っているか、不要な申請が混ざっていないかを注意深くチェックしましょう。正確な経費申請を行うために、申請内容を経理内でダブルチェックできる体制が望ましいです。

差し戻しを考慮した締め切りを設定する

経費精算は枚数も多く、承認者や経理担当者が書類を照らし合わせて確認したり、金額を計算し直したりと確認作業に時間がかかります。さらに申請の不備も多く、差し戻しが発生することが考えられます。これらを考慮し、経費精算の申請の締め切りを早めに設定し、アナウンスしておくことで、万が一不備があり差し戻しが発生した場合でも、余裕を持って対応できるでしょう。

経費精算は今やシステム化する時代!

経費精算書の書き方や注意点をご紹介してきました。
現在は多くの企業が経費精算をシステム化しています。様々な企業から経費精算システムが提供されている中でも、導入社数No.1※のクラウド型経費精算システムとして紹介するのが、株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」です。

※ITR「ITR Market View:予算・経費・プロジェクト管理市場2021」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2020年12月末までの累計導入社数)

「楽楽精算」は、紙やExcelでの申請ではなく、インターネット上で申請を行うことができるクラウド型の経費精算システムです。画面上で入力・申請~承認までのフローが行えるので、インターネット環境につながっていればパソコンやタブレット、スマートフォンから利用可能です。

申請作業についても効率化を実現する機能がたくさんあります。精算金額は入力した経路をもとに自動計算をしてくれるので、申請金額のミスを防ぐことができます。また、社内の経費精算ルールに合わないものや申請項目に記入漏れがある場合、申請前にエラーメッセージを表示させることもでき、差し戻しを削減できます。

さらに、 「楽楽精算」 はOCRと呼ばれる領収書読み取り機能を搭載したスマホアプリも用意されているので、領収書をスマホでパシャッと撮影するだけで、金額や取引先を自動で認識し、経費精算の項目を入力してくれます。また、「楽楽精算」は電子帳簿保存法に対応しているため、撮影データを使って保管ができ、要件を満たした領収書の電子保管を実現できます。

申請作業だけでなく、経理担当者の作業も楽になる機能があります。例えば承認が下り、経費精算が完了したデータから全銀フォーマットのFBデータを作成できます。そのFBデータを契約しているインターネットバンキングに取り込めば、社員への振り込み作業がグッと楽になります。
また同様にCSVファイルも生成することができ、会計ソフトに取り込むだけで連携ができるため、今まで手入力をしていた場合、経費精算の業務時間を大幅に削減できます。

経費精算は、紙やExcelでの運用よりもクラウド型の経費精算システムを活用することで、経理業務全体の負担を軽減できます。今回紹介した「楽楽精算」では無料でトライアルも提供されているので、一度問い合わせてみると良いでしょう。この機会に脱!紙・Excel運用を目指してみてはいかがでしょうか。
最後に、経費精算のIT化のメリットについてまとめた資料をご用意しています。IT化を考える上でも参考としてぜひご覧ください。

経理プラス:経費精算はIT化が常識に!?最新データと導入者の声から見るIT化のメリット

>>>>経費精算のペーパーレス化、電子帳簿保存法対応を検討しているなら、国内導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より

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