経費精算ルールを作成するには?注意すべき点やポイントを徹底解説

経費精算ルールを作成するには?注意すべき点やポイントを徹底解説

経理担当者にとって手間のかかる経費精算業務。経理の業務負荷を軽減するためには経費精算のルールをしっかりと整備する必要があります。また経理の業務効率化以外にも節税効果、不正行為の防止等、様々な側面で役に立ちます。今回は経費精算のルールを作る目的や、作成時のポイントについて解説します。

また、経費精算のやり方や効率化の方法について知りたい方はこちらの記事も併せてご覧ください。
経理プラス:経費精算とは?やり方・業務フローと効率化の方法を紹介!

経費精算のルール(規定)なぜ必要?

そもそもなぜ経費精算のルールが必要なのでしょうか。ルールを作成することで主に4つの効果が得られます。

1.経費の無駄を抑制できる

経費精算のルールを作成することで無駄な経費を抑えることができます。例えば、出張時の宿泊費の上限金額を設定したり、交通費の精算は最安値を適用するといった規定を設定することで、必要以上の経費の支払いを抑制することができます。

2.経理担当者の負担を軽減できる

経費精算のルールがない場合、経費を申請する社員から様々な形式、内容の申請が経理に届きます。そして申請内容を1件1件確認し、経費として認めるか否かを経理が都度判断する必要があります。ルールを設けることで経理の判断も楽になり、また申請者もルールを確認した上で申請ができるため、差し戻し自体が削減されるでしょう。

3.法的リスクの回避ができる

例えば、定期圏内を含む電車移動について定期区間を控除せずに経費精算がされた場合、意図せずとも経費の二重計上となります。また、不正な経費申請があった場合、社会的な信頼を失墜させるだけでなく法的なリスクもあります。規定を定めることにより、不正使用や法的リスクを抑えることができます。

4.節税効果が期待できる

接待交際費や出張旅費、日当など、経費の中には非課税扱いになるものがあります。また社員は出張手当を給与とは別に課税対象外として受け取ることができます。企業にとっても社員にとっても規定を作ることで節税効果があるのです。

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経費精算のルール作成の基本項目

次に経費精算のルールの規定に入れるべき項目について解説をしていきます。

目的や適用範囲

まず必要なのはルールの目的と適用範囲です。経費精算規定の冒頭に対象範囲や適用される経費の種類等を記載します。対象範囲は役員と社員なのか、またアルバイトや契約社員等も含むのか規定を定めます。また、経費の範囲について一般的には、業務上必要なものが適用範囲となりますが、企業によって判断が異なるため、どこまでが対象に含まれるか規定します。

自己決済の禁止

申請者と承認者が同一の場合、容易に経費申請ができてしまうため、不正申請の温床となります。承認者が申請をする場合は別の決裁者から承認を受けるようにしましょう。

精算日の設定

外回りが多い営業担当者など、業務で忙しい社員にとって経費精算は通常業務と比べて優先度が低く、後回しにされがちです。時間が経てば領収書の紛失やそもそもの申請忘れてしまう…といったことが起きやすくなります。経費を適切に精算するためにはいつまでに申請しなければならないのか、期日を設定することが重要です。

領収書がない場合の対応

領収書を紛失した場合、または領収書が発行されない場合(慶弔費や自動販売機で購入した飲料代など)の精算方法について記載をしましょう。基本的には出金伝票に支払日、支払先、摘要、金額を記載します。自身で作成する書類のため、領収書よりも証拠書類としては弱いため、基本的には領収書で精算するようにしましょう。

フォーマットの用意

申請方法について、指定のフォーマットを用意することが重要です。申請者にとって申請しやすく、承認者、経理担当者にとって確認しやすいフォーマットが望ましいでしょう。
「経理プラス」では経費精算のテンプレートを用意していますので、どうぞご活用ください。

経費精算書のテンプレート
出張旅費精算書のテンプレート
交通費精算書のテンプレート

例外の禁止

経費精算のルール以外にも言えることですが、例外の対応は正当な理由がない限り基本的に認めないようにしましょう。一度例外を認めてしまい前例を作るとルールが形骸化する恐れがあります。一度決めたルールは徹底して守りましょう。

出張費精算のルール作成ポイント

出張旅費精算のルールを決めることにより、会社にとっても社員にとっても節税効果が生まれます。どのような項目でルールを設定すべきか見ていきましょう。

通常の外出と出張の違いを明確にする

規定では通常の外出と出張の違いを明記しましょう。「片道◯km以上の移動を伴う業務」といったように移動距離や宿泊の有無で定義する場合が多いです。

定額支給の金額を設定する

出張旅費では宿泊費と日当は定額で支給することができます。通常は、役職と移動距離で分けることが一般的です。海外出張が多い場合は国内と海外で分けたり、会社よって決め方は様々でしょう。金額については自由に設定できるわけではなく、国税庁の定める定義に沿って設定しましょう。

参考:国税庁HP 〔旅費(第4号関係)〕(非課税とされる旅費の範囲)

また、出張中の食事代についても、日当に含まれるのか別途申請する必要があるのか明記をしましょう。

仮払いの規約を設ける

出張では飛行機や新幹線の交通機関の費用や宿泊費など、経費が高額になりがちで、社員の負担は大きくなってしまいます。そのため事前に経費の概算金額を社員に渡すために、仮払いの規約を設定しましょう。
また、出張後に仮払いした金額から過不足分を精算するための規定も設定しましょう。

出張先での残業やトラブルに関しても記載する

出張中に事故や病気、天災等に見舞われた場合の対応や出張先での残業、出張自体の延長などが起こることもあります。出張延長による日当の取り扱いや、宿泊費の支給有無などについても記載をしましょう。

交通費精算のルール作成ポイント

続いては交通費精算についてです。交通費精算では電車やバス、タクシー、車など様々な移動手段があります。それぞれについてどのような点に気を付けて規定を作成すれば良いかご紹介します。

タクシーを利用した場合

タクシーは鉄道やバスなどの公共交通機関と比べて費用が高くなる場合があります。そのため使用する際には理由を明記するなどの規定を定めることで無駄な使用を抑えることができます。例えば目的地と最寄り駅やバス停が○km離れている場合など、具体的な条件を定めても良いでしょう。

鉄道・バスを利用した場合

鉄道やバスは領収書が発行されないため、利用区間を元に運賃を計算することになります。区間によっては複数の経路があるため、最安値の経路で移動した際にかかる料金を支給することを明記しておきましょう。また、定期区間は控除されることも記載しておきましょう。

飛行機を利用した場合

飛行機の場合、クラスによって料金が異なります。そのため、誰がどのクラスを利用できるか明記する必要があります。例えば社長や役員クラスはビジネスクラス、部長職以下はエコノミークラスといったように規定をしましょう。

自家用車・社用車を利用した場合

車移動をした場合、一般的には移動距離に応じてガソリン代を支給する場合が多いです。移動場所によっては高速道路を使う場合もあるため、どのような場合に高速道路の費用を支給するのか、定めましょう。

交際費のルール作成のポイント

続いて交際費の規定を作成する際のポイントを見ていきましょう。

1人あたりの月間・年間の上限金額を設定しておく

交際費は税務上、課税対象ですが一定の基準をクリアすれば非課税扱いとなります。節税をしつつ費用をしっかりと抑えるためにも上限金額を設けましょう。部署や役職によって使用頻度に差がある場合もあるため、運用しやすい形で規定を作成しましょう。

報告書は詳細に記載する

交際費は以下の条件を満たす場合、一部または全額非課税になります。

一人あたり5,000円以上の飲食費50%が経費となり非課税
一人あたり5,000円以下の飲食費100%が経費となり非課税
飲食費以外全額課税

また、非課税の経費として計上する場合、以下の5つの情報が揃っている必要があります。

  • 飲食を行った年月日
  • 参加者の氏名と企業名、関係性(得意先等)
  • 参加人数
  • 飲食費と飲食店の名称、所在地
  • その他参考事項

漏れなく情報を記載してもらうためにも、申請しやすいように報告書のフォーマットを整えておくようにしましょう。

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まとめ

経費精算のルールを作ることは社内の不正やミスを防ぐだけでなく、会社と社員の節税をするためにも重要です。また、規定がしっかりと整っていると、申請ミスや経理担当者への質問も減るため、経理業務の効率化にもつながるでしょう。

しかし、ルールを整備しても人が行う作業のためミスが完全になくなるわけではありません。不備のある申請に対する差し戻しや仮払精算の差額計算など、手間のかかる作業は残ります。そこで、経費精算のルール設定にあわせて、さらに経理業務を効率化するために経費精算システムを導入することをおすすめします。

例えば、国内導入社数No.1の経費精算システム「楽楽精算」の場合、規定に合わない申請に対して、警告を出したり、申請そのものができないようにする「規定違反チェック機能」があります。また、出張費の宿泊手当や日当の自動計算や交際費の一人当たりの単価を自動で計算してくれる機能もあります。
経費精算のルール設定に合わせて経費精算システムを検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

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