交通費精算システムで業務効率化！タイプ別の特徴を徹底解説

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

交通費精算はおそらくどこの企業でも多かれ少なかれ必ず発生する業務であり、とても手間のかかる業務でもあります。
1件当たりの作業時間は微々たるものかもしれませんが、これを一人当たり複数件行い、毎月発生すると考えると交通費精算にどれだけ多くの時間がかかっているか想像がつくでしょう。

しかし、これらの作業は交通費精算システムの活用で、効率化することが可能です。
今回は煩雑な業務を効率化することができる交通費精算システムの概要の解説と、タイプ別に交通費精算システムの特徴を3つご紹介したいと思います。

また、交通費精算を含む、経費精算全般の業務効率化についてはこちらの記事で解説をしていますので、合わせてご覧ください。
経理プラス：経費精算とは？やり方・業務フローと効率化の方法を紹介！

交通費精算はテンプレートを使って効率化

交通費精算はテンプレートを活用して効率化することができます。利用日や交通手段、金額等、必要な項目をあらかじめテンプレート化しておくことで、必要項目の漏れを防ぐことができます。

交通費精算書のテンプレート

こうした書式のテンプレート化によってある程度の効率化できますが、紙媒体でのやり取りが必要なため、承認者が不在で押印のために精算が止まってしまう…といったことが発生してしまいます。その点、交通費精算システムは、外出中でも精算内容を確認、承認できるため、さらに効率化することができます。

交通費精算システムとは

交通費精算システムとは、外出時に発生する交通費（近隣交通費）や経費を精算するためのシステムのことを指します。近隣交通費に特化した交通費精算システムもありますが、経費や出張費や旅費などの精算も行うことのできるシステムもあり、経費精算システム・旅費精算システムと呼ばれることもあります。

なぜ交通費精算が面倒な業務かといえば、たとえば交通費精算を紙やExcelで運用している場合、申請者は1か月分の訪問先と使った経路を思い出しながら交通費を調べ、紙やExcelに記入、印刷して申請する必要があります。承認者は内容に誤りがないか、定期区間は控除されているかなどを1件1件チェックして承認します。さらに、経理担当者は申請内容の最終チェックをして、問題がなければ仕訳、会計ソフトへの入力、支払処理を行います。
こうした煩雑な業務をシステム上で効率的に処理できるのが交通費精算システムなのです。

オンプレミス型とクラウド型の交通費精算システムの違いとは

交通費精算システムの形態には、大きく分けて2つあり、オンプレミス型とクラウド型の2種類に大別されます。

オンプレミス型の交通費精算システムは自社のサーバーに交通費精算システムをインストールし、社内の環境で利用されるもので、クラウド型の交通費精算システムはインターネットを通じていればどこからでも利用できることが特徴です。今日ではクラウド型の交通費精算システムが一般的です。

従来はオンプレミス型が一般的でしたが、導入コストが高い、メンテナンスが大変、社外で使用できないなどのデメリットがありました。

クラウド型は導入コストやアップデートのコストが抑えられ、インターネットが通じればスマートフォンからでも利用できるなど、メリットが多いことから次第に定着してきています。

【タイプ別】交通費精算システムの特徴

1.交通費精算の一部を効率化できる簡易的なシステム

交通費精算の一部のみを効率化できるタイプです。近隣交通費の精算のみを効率化する製品で、出張費や経費は対応していない分、低価格で利用できることが特徴です。また、以下に紹介する「スイカハッカー」のようなシステム上で交通費精算を行うのではなく、エクセルで行う交通費精算を補助するための製品も存在します。

交通費精算アプリ「スイカハッカー」

◆「スイカハッカー」製品ページ
「スイカハッカー」はアプリをダウンロードし、Suica®やPASMO®などのICカードをかざすだけで、今まで利用した交通費をリスト化してくれるサービスです。利用した経路をCSVデータとしてはき出すことも可能なので、紙やExcelの精算書式があるけれど、自分で運賃を調べて転記するのが面倒という方におすすめです。
一般的な交通費精算システムは、システム上で申請～承認が完結するので、それと比較すると機能は少ないますが、アプリをダウンロードするだけで利用できるので手軽に利用することが可能です。

2.グループウェア

社内の情報共有やコミュニケーションの業務効率を上げるツールであるグループウェアには、その中の一つの機能として交通費精算ができるものがあります。ただし、交通費精算のために開発されたシステムではないので、精算については簡易的な機能のみのシステムも多いです。

グループウェア　「サイボウズガルーン」

◆「サイボウズガルーン」ワークフロー製品ページ
グループウェアで有名なサイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ　ガルーン」はスケジュールやワークフローを一括で管理できるシステムです。その中に、簡易版ですが交通費精算や旅費精算、経費精算機能も搭載されており、システム上で精算の申請・承認を行うことができます。
また、アプリやスマートフォンにも対応をしているので、外出先や移動中に利用することも可能です。

3.交通費のみならず、精算業務を総合的に効率化するシステム

「交通費精算システム」といったときに一般に思い浮かべるのはこのタイプかと思います。精算業務に特化したシステムなので機能も充実しており、社員への交通費精算から出張精算、取引先への支払も管理できるシステムです。

交通費精算システム「楽楽精算」

◆交通費精算システム「楽楽精算」製品ページ
株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」は、乗換案内機能や定期区間控除機能、交通系ICカード読み取り機能など、交通費精算を楽にする機能が豊富にそろっています。
交通費精算だけでなく、旅費精算、経費精算、また事前の申請など、あらゆる経費精算を「楽楽精算」で行うことができます。
また、クラウドサービスなのでスマートフォンからも申請・承認作業が行えるため、出張先や電車移動のスキマ時間にサクッと処理できて便利です。そして、自動仕訳機能や会計ソフト連携など経理担当者が楽になる機能も揃っており、交通費精算をはじめとする精算業務にかかる手間や時間を大幅に削減することができるので、交通費精算に関わる全ての人の業務の効率化を実現したい方におすすめです。

これ以外にも交通費精算を効率化するシステムは様々な企業から提供されていますので、自社の課題に合わせて使いこなせるシステムを選ぶ必要があります。選定のポイントをまとめていますので、併せてご覧ください。
経理プラス：交通費精算アプリ・システムで交通費精算を楽に！５つの選定ポイントと便利な機能を紹介

交通費精算をシステム化するメリット

ここからはご紹介した3つのシステム・アプリの中から、「楽楽精算」を例に、交通費精算システムの具体的な機能やメリットを解説していきます。

交通系ICカード取込み機能で入力時間を削減

「楽楽精算」は、交通系ICカードの履歴を取込み、そのまま申請できる機能があります。
ICカードリーダーにSuica®やPASMO®などの交通系ICカードをかざすと、直近20件分の利用区間とその運賃が自動で取り込まれ、その中から業務で使用した履歴だけを選択して申請することができます。普段社員が利用している交通系ICカードをそのまま使うことができるので、乗換案内で検索した交通費の金額を手入力していた時間を削減することができ、交通費精算の申請にかかる時間を大幅に短縮することが可能になります。

経理プラス：交通費精算でICカード読取機能付きの交通費精算システムを使って、どの位時間が短縮できるかを検証してみた

乗換案内で利用経路を検索！アイコン表示で申請チェックが楽に

「楽楽精算」には乗換案内が搭載されています。
あらかじめ定期区間を設定しておけば、定期区間を控除した電車賃が自動で計算されるため、申請者も承認者も計算する手間が省けます。
また乗換案内結果の「安」「楽」「早」などのアイコンも申請画面に表示されるため、承認者は申請者が最適なルートを選んだのか、不正に水増し申請をしていないかが一目でわかります。

経理プラス：どのくらい楽になるの？交通費精算システムの乗換案内機能を使ってみた

経理プラス：定期区間を自動控除！？交通費精算システムは精算業務を変える

スマートフォン対応で外出先でも交通費精算の申請・承認が可能

「楽楽精算」はクラウド型の交通費精算システムのため、インターネット環境があればどこからでもアクセスすることができます。
スマートフォンにも対応しているため、移動中に申請・承認することが可能です。また、領収書を専用アプリで撮影するだけで内容が読み取れる機能(OCR機能)も搭載しておりますので、業務効率化がますます進みます。
対応OSについて、詳しくは「楽楽精算」サイトよりご確認ください。
「楽楽精算」の動作環境ページ

申請前の規定違反チェック機能でミスを防止

「楽楽精算」は事前にチェックルールを登録しておくと、違反している申請に対してエラーを出すことができる「規定違反チェック機能」がついています。
たとえば、「タクシー代を精算する際は、備考欄にタクシーを使った理由を記入必須とする」というルールを設定した場合、申請者が備考欄を空欄のまま申請しようとするとエラーが表示され、修正が完了するまでは申請ができません。申請時点でミスを防ぐことができるため、承認者のチェックの手間を削減することができます。

交通費精算システムを導入することによる削減コストやメリットについては以下の記事で解説していますので、ぜひ参考にご覧ください。
経理プラス：交通費精算システムの費用対効果は？従業員数別の削減コストを紹介